Yoomデータベースの情報でBoxにフォルダを作成

■概要

新しい案件や顧客が増えるたびに、Boxに手作業でフォルダを作成する定型業務に手間を感じていませんか？単純な作業ですが、命名規則を統一したり、毎回同じ階層に作成したりする手間がかかる上、作成漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースのレコードを選択するだけで、設定した命名規則に沿ってBox上にフォルダを自動で作成できるため、こうした課題を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Yoomデータベースで顧客や案件情報を管理し、都度Boxに手動でフォルダを作成している方
フォルダの命名規則の統一や作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
Boxでの定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Yoomデータベースからレコードを選択するだけでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の品質を保ちます。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーで「Yoomデータベーストリガー」を選択し、「データベースから対象のレコードを選択」アクションを設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーで設定するYoomデータベースは、案件管理や顧客管理など、ご利用のデータベースに任意で設定してください。
Boxでフォルダを作成する際、フォルダの作成場所や、Yoomデータベースのどの情報（会社名や案件名など）をフォルダ名に利用するかを任意で設定できます。

■注意事項

BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

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