■概要

ヘブライ語で記載されたPDFファイルを受け取るたびに、手作業で内容を確認し、他のシステムへ転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のファイルを受信した際に、自動でヘブライ語のPDFをOCR処理し、その内容をQuickbaseへレコードとして登録できます。これにより、手作業による転記の手間や入力ミスといった課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• ヘブライ語のPDFなどをOCRで読み取り、その後のデータ入力を手作業で行っている方
• Gmailで受信した添付ファイルの内容を、目視で確認しQuickbaseへ転記している方
• 特定の言語を含む定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からQuickbaseへのレコード作成までが自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を短縮します。
• OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとQuickbaseをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合に後続の処理に進むようにします。
4. 次に、OCR機能のアクションを設定し、Gmailで受信したPDFファイルなどの添付書類からテキスト情報を抽出します。
5. 次に、Quickbaseの「List Tables」アクションを設定します。
6. 最後に、Quickbaseの「Create or Update Record」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを基にレコードを作成または更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取るPDFファイルからどの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• 分岐機能では、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。
• Quickbaseでレコードを作成するアクションでは、データを登録したいテーブルや項目に対応するField IDを任意で設定してください。

■注意事項
・Gmail、QuickbaseのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924