■概要
名刺交換後の情報入力や、迅速なお礼メールの送信は重要ですが、手作業では時間がかかり対応が遅れがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが自動で情報を読み取り、Salesforceへの登録からGmailでのお礼メール送信までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを利用し、名刺情報の入力やフォローアップに手間を感じている営業担当者の方
- 展示会などで獲得したリード情報を、迅速かつ正確にSalesforceへ登録したいマーケティング担当の方
- OCRとSaaS連携を活用し、アナログなデータ入力業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからSalesforceへの登録、お礼メールの送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、連絡先の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームから送信された名刺画像を読み取るアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、OCRで読み取った情報をもとに「取引先責任者として登録」するアクションを設定します。
- さらに、登録した取引先責任者に名刺画像を紐付けるため、レコード情報の取得、画像のアップロード、ファイルIDの取得、レコードとの紐付けといったアクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、Salesforceに登録された連絡先情報をもとに「メールを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、名刺画像以外にも補足情報を入力してもらうなど、任意の項目を追加、編集できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズできます。
- Salesforceへのレコード登録では、どの項目にどの情報を割り当てるかを自由に設定でき、固定値を入力することも可能です。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に編集し、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として差し込めます。
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- SalesforceおよびAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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