Gmailで入社案内のメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee人事労務に従業員を登録する

■概要

新入社員の入社手続きは、人事労務担当者にとって重要でありながらも手間のかかる業務の一つです。特にメールで受け取った履歴書などの書類を見ながら、手作業でシステムに入力する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで入社案内のメールを受信するだけで、添付された書類をOCRが自動で読み取り、freee人事労務に従業員情報を登録できます。勤怠管理の前段階となる従業員登録をAPI連携で自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務への従業員登録を手作業で行い、手間を感じている人事労務担当者の方
• メールで受信した書類からのデータ転記作業をなくし、入力ミスを防ぎたいと考えている方
• 勤怠管理の効率化に向けて、まずはAPIを活用した従業員情報の登録自動化から始めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、OCRでの書類読み取りからfreee人事労務への登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmailとfreee人事労務をYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルを受信した場合のみ後続の処理が実行されるよう設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールの添付ファイルを指定します
5. 最後に、オペレーションでfreee人事労務を選択し、「従業員の作成」アクションでOCRが読み取った情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理を開始したいメールのキーワード（件名や差出人など）を任意で指定してください
• OCR機能では、読み取り対象のファイルからどの情報を抽出するか（氏名、住所、生年月日など）を任意で設定することが可能です
• freee人事労務に情報を登録する際、OCRで読み取った情報や固定の値を、どの項目（氏名、入社年月日など）に登録するかを自由にマッピング設定してください

■注意事項

• Gmail、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。