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「人事異動のたびに、コラボフローのグループ情報を手作業で登録するのが大変…」
「組織変更が多くて、毎回大量の情報を入力し直すのに時間がかかってしまう…」
このように、コラボフローのグループ管理に関する手作業での登録業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどで管理している従業員リストを基に、コラボフローのグループ情報を定期的に自動で登録できる仕組みがあれば、こうした定型的な管理業務から解放され、より戦略的な人事・管理業務に集中する貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローのグループ情報を登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートからコラボフローへグループ情報を自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローにグループ情報を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[コラボフロー]/[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
【コラボフロー】
1.コラボフローのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得してください。詳しい取得方法はコラボフローのREST API クイックスタートからご確認ください。
2.右上の検索窓からコラボフローを検索してください。
コラボフローを選択できたら、アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ平日の９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定にすることもできます。
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前に対象となるGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Google スプレッドシートで新規登録したデータをコラボフローに反映することを想定し、「ステータス 等しい 新規登録」と設定にしました。
設定ができたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートで取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、繰り返し変更されたデータを取得したいので、以下のように設定しました。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：コラボフローのグループ情報を登録する設定
フローに戻り、「グループ情報の登録」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
インスタンス名は赤線の説明を参考に入力してください。
グループコードやグループ名、親グループコード、グループの説明は取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←繰り返し処理のアウトプットを設定してください」など矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
コラボフローを確認すると調達部が営業部の傘下にはいったことがわかります。
ステップ7：レコードを更新する設定
フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるのでステップ４で連携したスプレッドシートを候補から選択してください。
更新したいレコードは先ほどまで「修正」だったステータスを「修正済み」に変更したいので、以下のように設定しました。
変更を加えたくない場合は空白のまま「テスト」をクリックします。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートを確認すると、ステータスが「登録」に変更されています。
