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「人事異動のたびに、コラボフローのグループ情報を手作業で登録するのが大変…」
「組織変更が多くて、毎回大量の情報を入力し直すのに時間がかかってしまう…」
このように、コラボフローのグループ管理に関する手作業での登録業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどで管理している従業員リストを基に、コラボフローのグループ情報を定期的に自動で登録できる仕組みがあれば、こうした定型的な管理業務から解放され、より戦略的な人事・管理業務に集中する貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローのグループ情報を登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートからコラボフローへグループ情報を自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローにグループ情報を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[コラボフロー]/[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
【コラボフロー】
1.コラボフローのマイアプリ登録にはAPIキーが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得してください。詳しい取得方法はコラボフローのREST API クイックスタートからご確認ください。
2.右上の検索窓からコラボフローを検索してください。
コラボフローを選択できたら、アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ平日の９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定にすることもできます。
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前に対象となるGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Google スプレッドシートで新規登録したデータをコラボフローに反映することを想定し、「ステータス 等しい 新規登録」と設定にしました。
設定ができたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートで取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、繰り返し変更されたデータを取得したいので、以下のように設定しました。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：コラボフローのグループ情報を登録する設定
フローに戻り、「グループ情報の登録」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
インスタンス名は赤線の説明を参考に入力してください。
グループコードやグループ名、親グループコード、グループの説明は取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←繰り返し処理のアウトプットを設定してください」など矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
コラボフローを確認すると調達部が営業部の傘下にはいったことがわかります。
ステップ7：レコードを更新する設定
フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるのでステップ４で連携したスプレッドシートを候補から選択してください。
更新したいレコードは先ほどまで「修正」だったステータスを「修正済み」に変更したいので、以下のように設定しました。
変更を加えたくない場合は空白のまま「テスト」をクリックします。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートを確認すると、ステータスが「登録」に変更されています。
ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
コラボフローを使った自動化例
申請が行われたり、承認が完了したら、タスクを自動追加、チャットツールへ通知、帳票を出力しクラウドストレージに自動アップロード、レコードを更新します。
また、外部システムでの情報更新やユーザー登録をトリガーに、ワークフローシステムへ申請したり、ユーザー情報を自動登録することも可能です。
申請から後続タスクへの連携をスムーズにし、文書管理や情報転記の手間を解消します。
まとめ
コラボフローのグループ登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた人事異動や組織変更に伴う大量の登録作業の手間を削減し、設定漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、情報システムや管理部門の担当者は煩雑な定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：グループの階層構造（親子関係）も設定できますか？
A：
はい、可能です。
今回も親子グループコードを変更し、別のグループの階層に変更しました。
Q：自動登録の実行タイミングはどのくらい細かく設定できますか？
A：
今回は平日の９時でしたが、日付指定やCron設定にすることも可能です。
業務フローにあわせて設定してみてください。
Q：データ不備があった場合、処理はどうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
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