Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する

■概要

Microsoft Teamsでの情報共有は活発に行われる一方で、特定の投稿内容をもとにコラボフローへ手作業でユーザー情報を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による入力ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があった際に、コラボフローへのユーザー情報追加を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿を基に、コラボフローへ手動でユーザー情報を登録している方
• Microsoft Teamsとコラボフロー間の情報連携を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスを減らし、データの正確性を高めたいシステム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定条件に合う投稿をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのデータ入力に伴う登録情報の誤りや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに特定のキーワードが含まれるなど）に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から必要な情報（例：氏名、メールアドレスなど）を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、抽出したデータを用いてコラボフローに新しいユーザー情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能において、Microsoft Teamsのメッセージ内容など、どのような条件で後続の処理を実行するかを任意で設定してください。
• AI機能でテキストからデータを抽出する際、Microsoft Teamsのメッセージのどの部分から、具体的にどのような項目（氏名、部署名など）を抽出するかをカスタマイズしてください。
• コラボフローにユーザー情報を登録するアクションで、登録するユーザーID、氏名、パスワードなどの各項目を、実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。