定期的にGoogle スプレッドシートからレコード情報を取得し、コラボフローにグループ情報を登録する

■概要

組織変更やプロジェクト発足のたびに発生する、コラボフローへのグループ登録を手作業で行っていませんか？Google スプレッドシートで管理している情報を一つひとつ転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、定期的にコラボフローへグループ情報を自動で登録し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローへのグループ登録作業を定期的に手作業で行っている方
• Google スプレッドシートで管理する情報をコラボフローへ反映させる手間を削減したい方
• 組織情報などの手動更新によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでコラボフローへのグループ登録が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• Google スプレッドシートからのデータ転記を自動化することで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、登録したいグループ情報の一覧を取得します。
4. 次に、取得したレコード情報を元に、繰り返し処理機能を設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けます。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、処理済みであることがわかるように情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度や日時（毎日、毎週など）を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、対象のスプレッドシートやシートを指定し、特定の条件（例：未処理の行のみ）でレコードを絞り込む設定が可能です。
• 繰り返し処理では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データを元に、一つひとつのレコードに対して処理を実行するよう設定してください。
• コラボフローに登録するグループ情報は、Google スプレッドシートから取得した値を項目に紐付けたり、固定のテキストを組み合わせたりすることが可能です。
• 処理の最後にGoogle スプレッドシートのレコードを更新する際に、対象のスプレッドシート、シート、更新するセルなどを任意で指定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。