「メールで受け取った署名欄の連絡先を、一つひとつGoogleコンタクトにコピー＆ペーストしている…」
「手作業での登録は時間がかかるし、入力ミスも起きてしまう…」
このように、メールからの連絡先登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受信した氏名や会社名、電話番号といった情報を自動でGoogleコンタクトに登録できる仕組みがあれば、顧客情報を素早く正確に管理し、より重要なコミュニケーションに時間を割くことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleコンタクトへ連絡先を登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、大切な連絡先情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？一つ一つの作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を作成するため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- 顧客や取引先の連絡先管理を効率化したい、営業担当者やカスタマーサポート担当の方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、3で抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 例えば「お問い合わせ」や「名刺交換」といったキーワードを設定することで、関連するメールを受信した時だけフローボットを起動させることが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleコンタクトへの連絡先登録を自動化する方法
普段お使いのツールから、Googleコンタクトへの連絡先登録を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールからの情報でGoogleコンタクトに連絡先を登録する
Gmailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Googleコンタクトへ連絡先を自動で登録することができます。
これまで手作業で行っていた連絡先の転記作業や入力ミスから解放され、効率的な顧客管理が可能です。
Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、大切な連絡先情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？一つ一つの作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を作成するため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- 顧客や取引先の連絡先管理を効率化したい、営業担当者やカスタマーサポート担当の方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、3で抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 例えば「お問い合わせ」や「名刺交換」といったキーワードを設定することで、関連するメールを受信した時だけフローボットを起動させることが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの内容からGoogleコンタクトに連絡先を登録するフローを作ってみよう
それでは例として、Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Googleコンタクト]／[Gmail]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogleコンタクトのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogleコンタクトのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、大切な連絡先情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？一つ一つの作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を作成するため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- 顧客や取引先の連絡先管理を効率化したい、営業担当者やカスタマーサポート担当の方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、3で抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 例えば「お問い合わせ」や「名刺交換」といったキーワードを設定することで、関連するメールを受信した時だけフローボットを起動させることが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogleコンタクトをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GoogleコンタクトとYoomのマイアプリ登録
Yoomのマイアプリ連携画面からGoogleコンタクトを選択します。
それ以降はGmailの連携と同様にアカウントを選択し、連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、大切な連絡先情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？一つ一つの作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を作成するため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- 顧客や取引先の連絡先管理を効率化したい、営業担当者やカスタマーサポート担当の方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、3で抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 例えば「お問い合わせ」や「名刺交換」といったキーワードを設定することで、関連するメールを受信した時だけフローボットを起動させることが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- タイトル：任意で変更可能です。
- アプリ：Gmail
- Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
- トリガーアクション：Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用に以下のようなメールを送信しました。
今回は連絡先をGoogleコンタクトに登録するため、「姓」「名」「会社名」「電話番号」の項目を記載しています。
キーワードを入力します。
今回は「連絡先」というキーワードに一致したメールを絞り込むように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを抽出する設定をしていきますよ！
- タイトル：テキストを生成する
- 変換タイプ：使用するAIと文字数によって消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択し「次へ」をクリックしましょう。
詳しくはこちらのヘルプページもご参照ください。
対象のテキストには、前項で取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←Gmailのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
抽出したい項目と任意の指示内容を入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のようにテキストが抽出されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：連絡先を作成する
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値からGoogleコンタクトに連絡先を作成する設定をしていきますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
「名」は前項で取得した値を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←テキスト抽出のアウトプットを設定してください」という値は削除してください。
「姓」「電話番号」「組織名」も同様に前項で取得した値から選択します。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Googleコンタクトには連絡先が作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を自動で作成する方法は以上です。
Googleコンタクトを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleコンタクトを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Googleコンタクトに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォーム、Tally、Jotformからのフォーム回答や、フォームで送信された名刺ファイルや特定の条件を満たすGmailなど、様々な外部情報をトリガーにGoogleコンタクトに連絡先を自動で作成します。
また、作成された連絡先は外部アプリケーションへのデータ連携やGmailやOutlook、Slackなどのメッセージツールへの通知が可能です。
これにより、名刺やフォーム回答からのデータ入力作業を解消し、連絡先の一元管理と情報共有の効率化を実現できます。
Gmailで特定条件の内容を受信したら、Googleコンタクトに連絡先を作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容を、手作業でGoogleコンタクトに登録する作業に手間を感じていませんか。一つ一つのメールを確認しながらのコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で本文から連絡先情報を抽出し、Googleコンタクトへ連絡先を作成します。手作業による連絡先の登録作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール情報を基に、手作業でGoogleコンタクトへ登録している方
- お問い合わせ対応などで、メールからの連絡先管理を効率化したいと考えている方
- Googleコンタクトへの入力ミスや登録漏れを防ぎ、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに、Googleコンタクトへの連絡先作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業がなくなることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleコンタクト、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、条件に応じた処理の分岐を設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から連絡先に必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」というアクションを設定し、抽出した情報をもとに連絡先を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」というアクションを設定し、指定したチャンネルに完了通知を送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleコンタクト、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで管理している連絡先情報をMicrosoft Excelのリストに反映させる際、手作業での転記に手間や時間を取られていませんか？また、手入力による転記ミスや更新漏れは、重要なビジネスチャンスの損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーにMicrosoft Excelへ自動でデータを追加できるため、こうした課題を解消して顧客情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとMicrosoft Excelを併用し、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたい方
- 定型的な顧客情報の登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先が作成されると自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し「コンタクトが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、データを追加したいExcelファイルとそのファイル内の特定のシートを任意で指定することが可能です。
- Googleコンタクトから取得したどの情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を、Microsoft Excelのどの列に追加するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- Googleコンタクト、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで新しい連絡先を管理する際、都度Google スプレッドシートのリストへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに新しい連絡先が作成された際に指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートで顧客情報を管理し、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや追加漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
- 獲得したリード情報をスピーディーにリスト化し、営業活動の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先が作成されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや追加漏れといったヒューマンエラーの発生を防いでデータリストの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した連絡先情報を追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、対象となるファイルや、そのファイル内のどのシートに情報を追加するかなどを任意で設定することができます。
■注意事項
- Googleコンタクト、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらHubSpotにも追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで新しい連絡先を追加した後、HubSpotにも手作業で情報を入力していませんか？この二度手間は時間がかかるうえ、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Googleコンタクトにコンタクトが作成された際に自動でHubSpotにも同じ情報が登録されるため、こうした手間やミスをなくして効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとHubSpotの両方で顧客情報を手動で管理している営業担当者の方
- 手作業によるデータの二重入力に手間や非効率を感じているマーケティング担当者の方
- 顧客情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報登録をトリガーにHubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで二重入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し「コンタクトが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定して、トリガーから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotにコンタクトを作成する際に、登録する情報を任意で設定できます。Googleコンタクトから取得した氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を、HubSpotのどのプロパティに登録するかを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Googleコンタクト、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を登録するたび、手作業でOutlookを立ち上げて関係者に共有していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、連絡の遅延や共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーとして、自動でOutlookから指定した宛先に通知メールが送信されるため、コンタクト情報の連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとOutlookを日常的に利用し、コンタクト情報の連携に手間を感じている方
- 新しい連絡先が追加された際に、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報追加のみで、自動でOutlookから通知されるため、これまで手作業に費やしていたコンタクト情報の共有時間を短縮できます
- 手動での通知作業が不要となることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、新規コンタクトの情報を関係者に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- 個人のメールアドレスだけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを宛先に設定することで、関係者全員に一斉通知することもできます
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleコンタクトで特定条件のコンタクトが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を追加するたびに、関係者へGmailで通知する作業を手動で行っていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに特定の条件を満たす連絡先が作成された際に、指定した宛先へGmailを自動で送信できます。GmailとGoogleコンタクト間の連携を自動化し、手作業による連絡業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleコンタクトを利用した顧客管理で、手作業での通知に課題を感じている方
- 特定の条件を持つGoogleコンタクトの情報を、関係者にGmailで迅速に共有したい方
- 定型的なメール通知作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録後、自動でGmail通知が送信されるため、手動での確認やメール作成にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による通知の遅延や送信漏れ、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したコンタクト情報が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Googleコンタクトから取得した情報（ラベル、会社名など）を元に、通知を実行する条件を任意で設定できます
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名・本文を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Googleコンタクト、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの回答をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームでお問い合わせやイベント申し込みを受け付けた後、その情報を一件ずつGoogleコンタクトへ手作業で登録していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleコンタクトへ連絡先を自動で作成し、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報を手作業でGoogleコンタクトへ転記している方
- 顧客やイベント参加者の連絡先管理を効率化したいマーケティングや営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動で連絡先が作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに連絡先が作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、Googleフォームから取得したどの回答をどの項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）に登録するかを任意で設定できます。
- 例えば、フォームの「お名前」という質問の回答を、コンタトの「氏名」に登録するなど、変数を用いて柔軟なマッピングが可能です。
■注意事項
Jotformの回答をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Jotformで収集した顧客情報やリード情報を、都度Googleコンタクトに手動で登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されると、その回答内容を基にGoogleコンタクトへ連絡先が自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた問い合わせ情報を、Googleコンタクトで管理している営業担当者の方
- イベント参加者の連絡先などを手作業でGoogleコンタクトに登録しているマーケティング担当の方
- SaaS間のデータ連携を手作業で行っており、業務効率化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答があると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、データ転記にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容を各項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleコンタクトの「連絡先を作成」アクションでは、どの項目にJotformのどの回答を紐付けるかを自由に設定できます。
- 氏名や会社名、メールアドレス、電話番号といった基本的な情報だけでなく、Jotformで取得したメモなどをGoogleコンタクトの備考欄に自動で入力することも可能です。
■注意事項
Tallyの回答をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Tallyで集めたお問い合わせやイベント申込者の情報を、一件ずつ手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか。この単純作業は時間がかかる上に、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyに新しい回答が送信されると、その情報をもとにGoogleコンタクトへ連絡先を自動で作成し、手作業での登録業務をなくし、顧客情報を迅速かつ正確に管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで集めた情報を手作業でGoogleコンタクトに転記しているご担当者の方
- 問い合わせやイベント申込者の情報を迅速にリスト化し、営業活動に活かしたい方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信を起点に連絡先の作成が自動化され、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による連絡先の入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先を作成する」アクションを設定し、Tallyのフォームから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleコンタクトで連絡先を作成する際、登録したい項目を任意に設定できます。
- 例えば、Tallyのフォームで取得した「氏名」「会社名」「メールアドレス」「電話番号」といった情報を、Googleコンタクトの対応する各項目に変数として埋め込んでください。
■注意事項
- Tally、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで名刺ファイルが送信されたら、OCRを行いGoogleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
受け取った名刺の情報を、一枚ずつ手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺ファイルをアップロードするだけでOCRが情報を自動で読み取り、Googleコンタクトへの名刺情報の登録が完了するため、こうした手間を解消し、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 交換した名刺の情報を手作業でGoogleコンタクトに登録しており、手間を感じている方
- 手入力による連絡先の登録ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 名刺登録を自動化し、Googleコンタクトを活用した顧客管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺ファイルをアップロードするだけで、Googleコンタクトへの連絡先登録が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- OCRによる自動読み取りと登録により、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、名刺ファイルを受け取るためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取った名刺ファイルからテキスト情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に連絡先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、名刺ファイルのアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど）を任意で設定し、抽出できます。
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、OCRで読み取った情報やフォームで入力された情報を、どの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
メールで受信した連絡先情報をGoogleコンタクトへ自動で登録することで、これまで手作業で行っていた転記作業の手間を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、顧客情報を迅速かつ正確に一元管理でき、営業活動や顧客対応の質を向上させ、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：署名の形式がバラバラでも正しく抽出できますか？
A：抽出したい項目が正しく記載されていれば、順番などは関係なく抽出することが可能です。
Q：Gmail以外のメールツール（Outlookなど）でも可能ですか？
A：可能です。その場合はGmailのアプリトリガーを削除し、「+」からお使いのメールツールをトリガー追加してお試しください。
連携できるアプリについてはこちらをご参照ください。
Q：役職や部署名など、他の項目も追加で登録できますか？
A：可能です。メール本文からテキストを抽出する際に、追加したい項目を増やしましょう。
次にGoogleコンタクトに連絡先を作成するアクションで、役職名などを取得した値から選択すれば自動化できます。
