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「メールで受け取った署名欄の連絡先を、一つひとつGoogleコンタクトにコピー＆ペーストしている…」
「手作業での登録は時間がかかるし、入力ミスも起きてしまう…」
このように、メールからの連絡先登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した氏名や会社名、電話番号といった情報を自動でGoogleコンタクトに登録できる仕組み</span>があれば、顧客情報を素早く正確に管理し、より重要なコミュニケーションに時間を割くことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleコンタクトへ連絡先を登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールから、Googleコンタクトへの連絡先登録を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Googleコンタクトへ連絡先を自動で登録する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていた連絡先の転記作業や入力ミスから解放され、効率的な顧客管理が可能です。
それでは例として、Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Googleコンタクト]／[Gmail]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GoogleコンタクトとYoomのマイアプリ登録
Yoomのマイアプリ連携画面からGoogleコンタクトを選択します。
それ以降はGmailの連携と同様にアカウントを選択し、連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用に以下のようなメールを送信しました。
今回は連絡先をGoogleコンタクトに登録するため、「姓」「名」「会社名」「電話番号」の項目を記載しています。
キーワードを入力します。
今回は「連絡先」というキーワードに一致したメールを絞り込むように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを抽出する設定をしていきますよ！
詳しくはこちらのヘルプページもご参照ください。
対象のテキストには、前項で取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←Gmailのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
抽出したい項目と任意の指示内容を入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のようにテキストが抽出されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値からGoogleコンタクトに連絡先を作成する設定をしていきますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
「名」は前項で取得した値を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←テキスト抽出のアウトプットを設定してください」という値は削除してください。
「姓」「電話番号」「組織名」も同様に前項で取得した値から選択します。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Googleコンタクトには連絡先が作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を自動で作成する方法は以上です。
Yoomでは、Googleコンタクトを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Googleコンタクトに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォーム、Tally、Jotformからのフォーム回答や、フォームで送信された名刺ファイルや特定の条件を満たすGmailなど、様々な外部情報をトリガーにGoogleコンタクトに連絡先を自動で作成します。
また、作成された連絡先は外部アプリケーションへのデータ連携やGmailやOutlook、Slackなどのメッセージツールへの通知が可能です。
これにより、名刺やフォーム回答からのデータ入力作業を解消し、連絡先の一元管理と情報共有の効率化を実現できます。
メールで受信した連絡先情報をGoogleコンタクトへ自動で登録することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記作業の手間を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、顧客情報を迅速かつ正確に一元管理でき、営業活動や顧客対応の質を向上させ、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：署名の形式がバラバラでも正しく抽出できますか？
A：抽出したい項目が正しく記載されていれば、順番などは関係なく抽出することが可能です。
Q：Gmail以外のメールツール（Outlookなど）でも可能ですか？
A：可能です。その場合はGmailのアプリトリガーを削除し、「+」からお使いのメールツールをトリガー追加してお試しください。
連携できるアプリについてはこちらをご参照ください。
Q：役職や部署名など、他の項目も追加で登録できますか？
A：可能です。メール本文からテキストを抽出する際に、追加したい項目を増やしましょう。
次にGoogleコンタクトに連絡先を作成するアクションで、役職名などを取得した値から選択すれば自動化できます。
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