■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を登録するたび、手作業でOutlookを立ち上げて関係者に共有していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、連絡の遅延や共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーとして、自動でOutlookから指定した宛先に通知メールが送信されるため、コンタクト情報の連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとOutlookを日常的に利用し、コンタクト情報の連携に手間を感じている方
- 新しい連絡先が追加された際に、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報追加のみで、自動でOutlookから通知されるため、これまで手作業に費やしていたコンタクト情報の共有時間を短縮できます
- 手動での通知作業が不要となることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、新規コンタクトの情報を関係者に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- 個人のメールアドレスだけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを宛先に設定することで、関係者全員に一斉通知することもできます
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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