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「Salesforceで管理しているタスクの期限が迫っているのに、担当者へのリマインドが漏れてしまった…」
「毎日Salesforceを開いて期限の近いタスクを確認し、担当者に連絡する作業が地味に負担…」
このように、Salesforceのタスク管理における手作業でのリマインド業務に、手間や抜け漏れのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceで管理しているタスクの期限が近づいた際に、担当者へ自動でリマインドを送信できる仕組み</span>があれば、悩みが解消され、重要なタスクの対応遅れを防ぎ、より安心してコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceのタスク期限を自動でリマインドする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのSalesforceと様々なツールを連携させて、タスク期限のリマインドを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Salesforceで管理しているタスクの期限が近づいたことをトリガーに、Outlookなどのメールツールから担当者へ自動でリマインドメールを送信する</span>ことで、手作業による確認や連絡の手間を削減し、タスクの対応漏れを確実に防ぐことができます。
それでは今回は、Salesforceのタスク期限が近い場合に、担当者へOutlookで自動でリマインドを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
事前準備
テスト用にSalesforceのToDoリストを追加しておきます。
今回は以下のタスク期日が翌日のため、担当者へOutlookで通知する流れです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Salesforceの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Salesforceを検索し、クリックしてください。
Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力しログインをクリックしましょう。
これでSalesforceのアプリ連携は完了です！
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索し、クリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは指定するスケジュールを確認しましょう。
今回のフローボットは、既にすべての曜日でタスク期限が近づいたら通知するように設定されています。
曜日や時刻を変更することも可能です。またCron設定も可能です。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、Salesforceからタスクのレコードを取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため確認し、下の項目の入力に進みましょう。
入力したら「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件を選択します。
今回は期日が近いタスクの条件を設定し抽出したいので、左から「期日のみ」、「＝」、日付のタブから変数の「翌日」を設定しました。
日付を変数にすることで、最新の情報を抽出してくれます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、Outlookのメール設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を入力しましょう。
メール内容で、To(宛先)を設定します。
メールアドレスを直接入力してください。
メールの件名を設定します。
前項で取得した値から「件名」や「期日のみ」などを設定できます。
取得した値を設定することで、件名が固定化されず、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
次に本文の設定をします。
本文にも取得した値を設定し、内容をカスタマイズが可能です。
入力したら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面で、テストメールの内容を確認します。
「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると以下のように表示され、Outlookにはメールが届くので確認します。
確認したら「保存する」をクリックします。
エラー表示がでた場合はこちらを参考にしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Salesforceのタスク期限が近い場合に、担当者へOutlookで自動でリマインドを送信する方法は以上です。
Yoomでは、Salesforceを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Salesforceに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Salesforceのタスク期限リマインドを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた期限の確認や担当者への連絡といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、チーム全体のタスク遂行率が向上し、メンバーは本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：SlackやTeamsなどにも通知できる？
A：はい可能です。SlackやTeamsなど社内でお使いの他のチャットツールと連携できます。
Outlookのアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加し、設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。
Q：リマインド対象を絞り込む方法は？
A：「複数のレコードを取得する」工程で、「取得したいレコードの条件」を追加していただくことで、より条件を絞り込むことが可能です。
Q：タスク以外の情報でもリマインド可能？
A：はい可能です。取引先オブジェクトに新規レコードが登録された場合や、ファイルが追加された場合など、様々なAPIアクションに連携しリマインドも可能です。Salesforceで自動化できる連携APIアクションの詳細はこちらのページもご覧ください。
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