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■概要 Salesforceでタスク管理を行っているものの、多忙な中で期限が迫ったタスクを見落としてしまったり、担当者へのリマインド連絡が手作業となり負担に感じていることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforce上のタスク情報を自動で取得し、期限が近いものを担当者のOutlookへ自動でリマインド送信できます。Salesforceのリマインダー設定を効率化し、対応漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「Salesforceで管理しているタスクの期限が迫っているのに、担当者へのリマインドが漏れてしまった…」
「毎日Salesforceを開いて期限の近いタスクを確認し、担当者に連絡する作業が地味に負担…」
このように、Salesforceのタスク管理における手作業でのリマインド業務に、手間や抜け漏れのリスクを感じていませんか？
もし、Salesforceで管理しているタスクの期限が近づいた際に、担当者へ自動でリマインドを送信できる仕組みがあれば、悩みが解消され、重要なタスクの対応遅れを防ぎ、より安心してコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceのタスク期限を自動でリマインドする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Salesforceでタスク管理を行っているものの、多忙な中で期限が迫ったタスクを見落としてしまったり、担当者へのリマインド連絡が手作業となり負担に感じていることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforce上のタスク情報を自動で取得し、期限が近いものを担当者のOutlookへ自動でリマインド送信できます。Salesforceのリマインダー設定を効率化し、対応漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Salesforceのリマインドを自動化する方法
普段お使いのSalesforceと様々なツールを連携させて、タスク期限のリマインドを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを活用してリマインドを自動化する
Salesforceで管理しているタスクの期限が近づいたことをトリガーに、Outlookなどのメールツールから担当者へ自動でリマインドメールを送信することで、手作業による確認や連絡の手間を削減し、タスクの対応漏れを確実に防ぐことができます。
■概要 Salesforceでタスク管理を行っているものの、多忙な中で期限が迫ったタスクを見落としてしまったり、担当者へのリマインド連絡が手作業となり負担に感じていることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforce上のタスク情報を自動で取得し、期限が近いものを担当者のOutlookへ自動でリマインド送信できます。Salesforceのリマインダー設定を効率化し、対応漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
チャットツールを活用してリマインドを自動化する
メールツールと同様に、Salesforceで管理しているタスクの期限が近づいたことをトリガーに、Microsoft Teamsなどのチャットツールでリマインドメールを送信することもできます。普段から使い慣れたチャットツールへリマインド通知を行うことで、対応漏れなどのミス防止に繋がります。
■概要 Salesforceで管理しているタスクの期限が迫っているにも関わらず、確認が漏れてしまい対応が遅れてしまった経験はありませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
毎日手動で確認し、リマインドするのは手間がかかる上、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Salesforceから翌日期限のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、タスクの対応漏れを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
Salesforceのタスク期限リマインドを自動化するフローを作ってみよう
それでは今回は、Salesforceのタスク期限が近い場合に、担当者へOutlookで自動でリマインドを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：SalesforceとOutlookをマイアプリ連携
事前準備
テスト用にSalesforceのToDoリストを追加しておきます。
今回は以下のタスク期日が翌日のため、担当者へOutlookで通知する流れです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Salesforceの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Salesforceを検索し、クリックしてください。
Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力しログインをクリックしましょう。
これでSalesforceのアプリ連携は完了です！
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索し、クリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Salesforceでタスク管理を行っているものの、多忙な中で期限が迫ったタスクを見落としてしまったり、担当者へのリマインド連絡が手作業となり負担に感じていることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforce上のタスク情報を自動で取得し、期限が近いものを担当者のOutlookへ自動でリマインド送信できます。Salesforceのリマインダー設定を効率化し、対応漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここでは指定するスケジュールを確認しましょう。
今回のフローボットは、既にすべての曜日でタスク期限が近づいたら通知するように設定されています。
曜日や時刻を変更することも可能です。またCron設定も可能です。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Salesforceから複数のレコードを取得する
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、Salesforceからタスクのレコードを取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため確認し、下の項目の入力に進みましょう。
入力したら「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件を選択します。
今回は期日が近いタスクの条件を設定し抽出したいので、左から「期日のみ」、「＝」、日付のタブから変数の「翌日」を設定しました。
日付を変数にすることで、最新の情報を抽出してくれます。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Outlookのメール設定
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、Outlookのメール設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を入力しましょう。
メール内容で、To(宛先)を設定します。
メールアドレスを直接入力してください。
メールの件名を設定します。
前項で取得した値から「件名」や「期日のみ」などを設定できます。
取得した値を設定することで、件名が固定化されず、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
次に本文の設定をします。
本文にも取得した値を設定し、内容をカスタマイズが可能です。
入力したら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面で、テストメールの内容を確認します。
「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると以下のように表示され、Outlookにはメールが届くので確認します。
確認したら「保存する」をクリックします。
エラー表示がでた場合はこちらを参考にしてください。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Salesforceのタスク期限が近い場合に、担当者へOutlookで自動でリマインドを送信する方法は以上です。
Salesforceを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Salesforceを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Salesforceに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
◼️概要 SalesforceとGoogleカレンダーを連携し、Salesforceに商談が登録されたら、商談担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローボットです。 Salesforceの商談オブジェクトに「商談実施日」という項目を「日付/時間」のデータ型で作成し、こちらの項目に設定された日時でGoogleカレンダーに予定を登録するため 「商談実施日」という項目を新たに追加した上でご利用ください。 Googleカレンダーに登録される予定は1時間枠で作成が行われますが、「商談終了時間を作成」という項目の設定を変更することで、時間枠の変更が可能です。 ◼️注意事項 ・Googleカレンダー、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceの商談情報が登録されてから5~15分程でフローボットが起動します。 ・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Salesforceの商談情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに商談情報を追加するフローです。 Googleスプレッドシートに追加するタスクの内容などは自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項 ・Salesforce、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 ・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔：5分に設定します。 ・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。 ②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
Salesforceのタスク期限リマインドを自動化することで、これまで手作業で行っていた期限の確認や担当者への連絡といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。
これにより、チーム全体のタスク遂行率が向上し、メンバーは本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：SlackやTeamsなどにも通知できる？
A：はい可能です。SlackやTeamsなど社内でお使いの他のチャットツールと連携できます。
Outlookのアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加し、設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。
Q：リマインド対象を絞り込む方法は？
A：「複数のレコードを取得する」工程で、「取得したいレコードの条件」を追加していただくことで、より条件を絞り込むことが可能です。
Q：タスク以外の情報でもリマインド可能？
A：はい可能です。取引先オブジェクトに新規レコードが登録された場合や、ファイルが追加された場合など、様々なAPIアクションに連携しリマインドも可能です。Salesforceで自動化できる連携APIアクションの詳細はこちらのページもご覧ください。
