Salesforceから翌日期限のタスクを取得して、Microsoft Teamsでリマインドする

■概要

Salesforceで管理しているタスクの期限が迫っているにも関わらず、確認が漏れてしまい対応が遅れてしまった経験はありませんか。
毎日手動で確認し、リマインドするのは手間がかかる上、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Salesforceから翌日期限のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、タスクの対応漏れを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで顧客情報やタスクを管理している営業担当者やマネージャーの方
• Microsoft Teamsをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用している方
• Salesforceのタスクリマインダーを自動化し、抜け漏れ防止を徹底したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動でタスクを確認しリマインドが送信されるため、手作業での確認や通知の手間を省き、時間を有効活用できます
• システムが自動で通知を行うことで、重要なタスクの確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応遅延のリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、毎日決まった時間にフローを起動するよう設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する（最大２００件）」アクションを設定し、翌日期限のタスク情報を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとにリマインドメッセージを作成します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成したメッセージを指定のチャネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい日時（毎日9時、平日の朝8時など）を任意で設定できます
• Salesforceでは、日付が記載された列など、レコードを検索する項目を任意で設定できます
• AI機能によるテキスト生成では、リマインドメールの文面を作成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、取得したタスク内容を変数として設定することも可能です
• Microsoft Teamsの設定では、任意の通知先、メッセージ内容を設定でき、前段で取得した情報を変数として利用できます

■注意事項

• Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。