Salesforceのタスク期限が近い場合、担当者へOutlookでリマインドを送信する

■概要

Salesforceでタスク管理を行っているものの、多忙な中で期限が迫ったタスクを見落としてしまったり、担当者へのリマインド連絡が手作業となり負担に感じていることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforce上のタスク情報を自動で取得し、期限が近いものを担当者のOutlookへ自動でリマインド送信できます。Salesforceのリマインダー設定を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでタスク管理をしており、期限超過や対応漏れを未然に防ぎたいと考えている方
• チームメンバーへのリマインド連絡を手作業で行っており、手間を削減したいマネージャーの方
• Salesforceを活用した定型業務を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 人の手による確認作業が不要になるため、リマインドの送り忘れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行確度を高めます
• 定期的に発生するリマインド業務から解放されるため、より優先度の高いコア業務に集中できる時間を創出することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、リマインドを行いたい日時（例：毎日午前9時）を設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、期限が近いタスクを抽出するための条件を指定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスクの担当者宛にリマインドメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、リマインドメールの宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceから取得したタスク名や期限日、担当者名などの情報を変数として埋め込むことができ、より具体的なリマインド内容を自動で作成できます

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。