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「JUST.DBに蓄積された複数のレコードから、定期的に情報を抽出してレポートを作成する作業が面倒…」
「手作業でのデータ集計は時間がかかるし、コピー＆ペーストのミスも発生しがちで困っている…」
このように、データベースに蓄積された複数のレコードを手動で処理する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、JUST.DBから複数のレコードを定期的に自動抽出し、AIがその内容を分析・要約して関係者に共有までを自動で行える仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業から解放されることも可能です！
そのうえ、分析結果に基づいた戦略立案など、より本質的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBの複数レコードを自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
JUST.DBに蓄積された顧客からのフィードバックや日報など、複数のレコードを定期的に確認し、内容を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでJUST.DBから複数のレコードを自動で取得し、その内容をAIが要約した上でSlackへ通知することが可能になり、日々の情報収集や分析業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、定期的にJUST.DBから複数のレコードを取得し、その内容をAIで要約してSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
JUST.DBに蓄積された顧客からのフィードバックや日報など、複数のレコードを定期的に確認し、内容を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでJUST.DBから複数のレコードを自動で取得し、その内容をAIが要約した上でSlackへ通知することが可能になり、日々の情報収集や分析業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
JUST.DBのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
JUST.DBと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。
Slackをマイアプリ連携
上記の基本ナビ動画を参考にしてください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
JUST.DBに蓄積された顧客からのフィードバックや日報など、複数のレコードを定期的に確認し、内容を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでJUST.DBから複数のレコードを自動で取得し、その内容をAIが要約した上でSlackへ通知することが可能になり、日々の情報収集や分析業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎週月曜日から金曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
複数のレコードを取得する（最大100件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
ドメイン、テーブル識別名、シート名、テーブル定義ファイルを設定します。
それぞれ注釈を確認しながら設定してください。
設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
左端には、先ほど設定したJUST.DBのテーブルの各項目が表示されます。
ご自身の状況に合わせて選択してください。
今回は、以下のように設定しました。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テキストを生成をクリックします。
今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内（3タスク）を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値を設定することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
なお、取得した値は入力欄をクリックすることで設定できますので、ぜひご活用ください。
今回は以下のように設定しました。
言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
チャンネルにメッセージを送るをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいチャンネルを選択してください。
メッセージはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
デフォルトで取得した値も利用しておりますので、項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
※直接入力している箇所は固定値となります。
このテンプレートを通して送信するメッセージ全てに設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると実際にチャンネルにメッセージが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Slackのチャンネルにメッセージが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上が定期的にJUST.DBから複数のレコードを取得し、その内容をAIで要約してSlackに通知するフローでした！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方
・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データの集計を行うマーケティング担当
・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。
Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBでレコードが登録されたらkintoneにもレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード登録や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ入力や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されるたびに自動的にkintoneにも追加されるため、迅速な対応が可能になります。
・自動化されたプロセスにより、データが一貫して迅速に共有されるため、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や案件情報をもとに、Misocaで請求書を作成する際、都度情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや請求漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとしてMisocaの請求書が自動で作成され、こうした請求業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や見込み客リストを、HubSpotに手作業で一件ずつ登録していませんか？
この定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが登録されると、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして追加されるため、入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速な対応が可能です。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBで従業員情報を管理している方
・従業員情報の登録や更新を担当する方
・JUST.DBのデータをSmartHRにも連携している方
2.人事労務の業務でSmartHRを利用している方
・SmartHRを活用して入社手続きや書類発行を担当する方
・JUST.DBからのデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、JUST.DBとSmartHRを併用している場合、データ入力が二重となり手間だと感じているかもしれません。
また、データの誤入力や登録漏れが発生するとツール間のデータの整合性が保てず、管理業務に支障をきたす恐れがあります。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとSmartHRにも自動で従業員情報を登録できます。
データ入力にかける時間を大幅に削減することができ、ツール間のデータの整合性も保たれるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、SmartHRへのデータ連携が効率化されることで人事労務による手続きや書類発行をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBの複数レコードを扱う業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なデータ抽出や集計作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、分析結果を元にした改善策の立案や顧客へのアプローチといった、より創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もっと複雑な条件でJUST.DBのレコードを絞り込めますか？
A：
はい、可能です。
より複雑な条件でJUST.DBのレコードを絞り込みたい方は、ステップ4の取得したいレコードの条件の項目で+トリガー条件を追加をクリックし、新しく条件を設定してください。
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
YoomではYoom独自のメール機能をはじめ、Microsoft TeamsやChatworkなどのアプリとも連携可能です。
Q：スケジュール実行ではなく、JUST.DBにレコードが追加・更新された際に取得できますか？
A：
はい、可能です。
レコードの新規作成や更新、削除などご自身が設定したアクションを行った際にフローボットを起動できます。
