Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出し、要約した上でGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるメール管理を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせや注文メールの管理を効率化したい方
- Google スプレッドシートへの手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- メール対応業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると、自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ記録するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで要約機能の「要約する」を設定し、前のステップで抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、指定のスプレッドシートに情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメールの本文や件名などから、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- 要約機能では、要約の対象としたいテキストや、要約後の文字数を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを追加する際に、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 書類を発行する機能についての詳細は、下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
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行が追加されたら
行が更新されたら
フローボットオペレーション
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
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特定のメッセージを取得
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
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行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
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