Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GmailとGoogle スプレッドシートで問い合わせやリード情報を手動で管理している方
  • メールからのデータ転記作業をなくし、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
  • 手作業による情報入力のミスを防止し、データ管理の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailへのメール受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から「テキストからデータを抽出する」アクションで必要な情報を抽出します。
  4. さらに、オペレーションでAI機能を設定し、「要約する」アクションで抽出したテキストなどを指定の条件で要約します。
  5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出・要約したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、メールをチェックする間隔を任意で指定してください。
  • OCR機能では、メール本文のどのテキストから、どのような項目(例:会社名、氏名など)を抽出するかを自由に設定できます。
  • AI機能では、要約対象のテキストや文字数を指定できるほか、「箇条書きで」といった要約の条件や言語も設定することが可能です。
  • Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み先のシートやタブ、テーブル範囲を指定し、どの列にどのデータを追加するかを設定します。

■注意事項

  • Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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