■概要
Outlookに届く特定のメール情報を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや対応漏れが発生する原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメッセージの情報を自動取得し、Microsoft Excelへ追加できます。 定型的な転記作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する定型メールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- Outlookのメッセージ情報を自動取得して、問い合わせリストやタスク管理表を作成したい方
- 重要なメールの見落としや、データ転記におけるヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するたびに、Microsoft Excelへデータが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOutlookの「特定のメッセージを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したメールの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したメール情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名などに含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、メールの件名や本文、送信者アドレスなど、前段のOutlookで取得したどの情報をどの列に追加するかを柔軟にマッピングできます
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。