Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
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■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に行い、議事録や記録の管理に課題を感じている方
- ミーティング後のチャット内容の手動保存や共有作業に、手間や時間を取られている方
- Dropboxを利用しており、ファイル管理の自動化によって業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のチャット保存からDropboxへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるチャットのコピー＆ペーストミスや、PDF化の際の保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な記録管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定することで、ミーティング完了時にフローが起動します。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者などの関連情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。Zoomミーティングのチャット内容をテキストとして入力し、PDF形式の書類として発行するよう構成します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存することで一連の処理が完了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類や条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、作成されるPDFの元となる書類のひな形を自由に設定し、レイアウトを調整することが可能です。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDF化されたチャット記録を保存する先のフォルダを任意で指定できます。
■注意事項
「Zoomミーティングのチャット内容、毎回手動で保存するのが面倒…」
「重要な情報がチャットに流れても、後から探すのが大変で、うっかり保存し忘れることもある…」
このように、Zoomミーティングのチャットログ管理、特にDropboxへの保存作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoomミーティングが終了するたびに、チャットの履歴が自動でPDF化され、指定したDropboxフォルダに整理・保存される仕組みがあれば、これらの悩みを解消して議事録作成の効率化や情報共有の迅速化、そしてより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティング終了後にチャット履歴をPDF化しDropboxへ自動保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に行い、議事録や記録の管理に課題を感じている方
- ミーティング後のチャット内容の手動保存や共有作業に、手間や時間を取られている方
- Dropboxを利用しており、ファイル管理の自動化によって業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のチャット保存からDropboxへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるチャットのコピー＆ペーストミスや、PDF化の際の保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な記録管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定することで、ミーティング完了時にフローが起動します。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者などの関連情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。Zoomミーティングのチャット内容をテキストとして入力し、PDF形式の書類として発行するよう構成します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存することで一連の処理が完了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類や条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、作成されるPDFの元となる書類のひな形を自由に設定し、レイアウトを調整することが可能です。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDF化されたチャット記録を保存する先のフォルダを任意で指定できます。
■注意事項
ZoomとDropboxを連携する自動化の方法
ZoomミーティングのチャットログをDropboxへ自動的に保存・整理することで、手作業による保存の手間や保存忘れを防ぎ、情報共有をスムーズにする様々な自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、議事録作成の補助やナレッジの蓄積が効率的に行えるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ZoomのチャットデータをDropboxに自動で保存する
Zoomでミーティングが終了した際に、そのチャット履歴を自動的にPDFファイルへ変換し、指定されたDropboxのフォルダに保存する基本的な連携フローなので、手作業でのコピー＆ペーストやファイルアップロードの手間を完全に排除し、会議後の情報整理を迅速かつ確実に行えます！
Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
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■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に行い、議事録や記録の管理に課題を感じている方
- ミーティング後のチャット内容の手動保存や共有作業に、手間や時間を取られている方
- Dropboxを利用しており、ファイル管理の自動化によって業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のチャット保存からDropboxへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるチャットのコピー＆ペーストミスや、PDF化の際の保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な記録管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定することで、ミーティング完了時にフローが起動します。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者などの関連情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。Zoomミーティングのチャット内容をテキストとして入力し、PDF形式の書類として発行するよう構成します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存することで一連の処理が完了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類や条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、作成されるPDFの元となる書類のひな形を自由に設定し、レイアウトを調整することが可能です。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDF化されたチャット記録を保存する先のフォルダを任意で指定できます。
■注意事項
特定条件のZoomチャットデータをDropboxに自動で保存する
例えば、特定の参加者が含まれるミーティングや、特定のキーワードがチャット内で言及されたミーティングなど、あらかじめ設定した条件に合致する場合にのみ、Zoomのチャット履歴をPDF化してDropboxに自動保存するフローであり、必要な情報だけを選択的にアーカイブすることで、ストレージの効率的な利用と後からの情報検索の容易性を高めます！
Zoomで特定のミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
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■概要
Zoomでのミーティング後、チャット内容の保存や共有、議事録の作成を手作業で行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に重要な情報が飛び交うチャットは、確実に記録しておきたいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化とDropboxへの自動保存が実現でき、手作業による記録漏れや情報散逸といった課題を解消して業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティングの議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業でのチャット保存による抜け漏れや、ファイル管理の煩雑さにお悩みの方
- ルーティンワークを自動化し、より重要な業務に集中したいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化と保存が自動処理されるため、手作業の時間を削減し、他の業務へ注力できます。
- 自動的に処理されることで、チャット記録の保存忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定します。これにより、指定したミーティングが終了すると自動的にフローが開始されます。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ミーティングの種類や条件に応じて後続の処理を分岐させることができます。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者に関する情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、ミーティングのチャット内容をまとめた書類や、取得した登録者リストなどを基にしたレポートなどをPDF形式で発行します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングを任意で設定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、特定のキーワードなどの条件を設定して後続の処理をコントロールすることが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用するドキュメントの雛形テンプレートを事前に用意し、ミーティング情報が差し込まれる形式を自由にカスタマイズしてください。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDFファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
Zoomのチャットデータを加工・変換してDropboxに自動で保存する
Zoomミーティング終了後、チャット履歴をAIで自動的に要約し、その要約内容を含めてPDF化、またはチャットテキストからタスクを抽出してDropboxに保存するなど、データを加工・変換した上でアーカイブするフローで、単なるログ保存以上の付加価値を生み出し、会議内容の理解促進やアクションアイテムの明確化に貢献します！
Zoomでミーティングが終了したらチャットをAIで要約し、PDF化した後Dropboxに保存する
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■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、チャット内容の記録や共有、議事録作成に手間を感じていませんか。また、手作業による情報の転記ミスや、重要な情報の見落としも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後に自動でチャット内容をAIが要約し、PDFとしてDropboxに保存する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティングが多く、議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業によるチャット内容の転記や要約作業に、時間と手間を感じている方
- AIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のチャット内容の要約からPDF化、Dropboxへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 自動処理により、チャット内容の転記漏れや要約時のヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、Zoomミーティングが終了すると自動でフローが起動します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、ミーティングの参加者情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、ミーティングのチャット内容を指定した条件で要約します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能の「Googleドキュメント」アクションを設定し、AIによって要約された内容を元にドキュメントを生成します。（この機能でPDF形式での出力が可能です）
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたドキュメントを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の設定では、ミーティングのチャット内容など、前段階で取得した情報の中から特定の項目を、任意の指示（プロンプト）や文字数で要約するように設定が可能です。
- 書類を発行する機能では、既存のGoogleドキュメントを雛形として指定でき、その雛形内の任意の箇所に、AIによる要約結果などの前段階で取得した情報を変数として差し込む設定が可能です。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、生成されたPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
ZoomミーティングのチャットをPDF化しDropboxに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが終了した際にチャット履歴を自動でPDF化し、Dropboxに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- ZoomとDropbox、Google ドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Zoomのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
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■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に行い、議事録や記録の管理に課題を感じている方
- ミーティング後のチャット内容の手動保存や共有作業に、手間や時間を取られている方
- Dropboxを利用しており、ファイル管理の自動化によって業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のチャット保存からDropboxへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるチャットのコピー＆ペーストミスや、PDF化の際の保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な記録管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定することで、ミーティング完了時にフローが起動します。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者などの関連情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。Zoomミーティングのチャット内容をテキストとして入力し、PDF形式の書類として発行するよう構成します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存することで一連の処理が完了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類や条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、作成されるPDFの元となる書類のひな形を自由に設定し、レイアウトを調整することが可能です。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDF化されたチャット記録を保存する先のフォルダを任意で指定できます。
■注意事項
ステップ1：ZoomとDropbox、Google ドキュメントをマイアプリ連携
はじめに、ZoomとDropbox、Google ドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZoomで、テスト用のミーティングとチャットを作成しておきましょう！
※後続のZoomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、チャット内容などは架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Google ドキュメントでは、書類を発行する際の雛形書類を作成しておきましょう！
※後続の書類を発行する設定で必要になります。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※・Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
・現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDropboxを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、メールアドレスに送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
※今回のテンプレートは、Google ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントもマイアプリ登録しましょう！
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウント選択画面で、連携したいアカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにZoomとDropbox、Google ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に行い、議事録や記録の管理に課題を感じている方
- ミーティング後のチャット内容の手動保存や共有作業に、手間や時間を取られている方
- Dropboxを利用しており、ファイル管理の自動化によって業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のチャット保存からDropboxへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるチャットのコピー＆ペーストミスや、PDF化の際の保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な記録管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定することで、ミーティング完了時にフローが起動します。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者などの関連情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。Zoomミーティングのチャット内容をテキストとして入力し、PDF形式の書類として発行するよう構成します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存することで一連の処理が完了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類や条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、作成されるPDFの元となる書類のひな形を自由に設定し、レイアウトを調整することが可能です。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDF化されたチャット記録を保存する先のフォルダを任意で指定できます。
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Zoomのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールアドレス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：Zoomのアプリ連携設定
1.アプリと連携する「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ユーザーのメールアドレス」「ウェビナーID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：書類発行の設定
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
※Zoomのアウトプット(取得した値)が空白のため、書類のファイル名が空白になっています。
ステップ6：Dropboxの設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、選択しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDropboxにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
ZoomやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomやDropboxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoomを使った自動化例
ミーティング終了後の文字起こしデータを自動的にNotionへ保存したり、レコーディングの共有URLをSlackに通知したりといった自動化が可能です。また、Googleフォームで送信された情報をもとにZoomのミーティングを作成したり、Salesforceで選択した相手に合わせてZoomの会議URLを発行することもできます。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをNotionに保存する
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■概要
Web会議後の議事録作成、特にZoomミーティングの録画を聞き返して文字起こしする作業に手間を感じていませんか。 手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き漏らしなどのミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング終了後、録画データから自動で音声を文字起こしし、議事録としてNotionに保存するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知する
試してみる
■概要
ZoomでのWebミーティングが増える中で、録画したレコーディング動画の共有に手間を感じていませんか？ミーティング終了後に手動でURLを共有する作業は、数が多くなると負担になり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了を検知し、自動でSlackにレコーディングURLを通知することが可能になり、こうした共有作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティングが多く、レコーディング共有を手作業で行っている方
- Slackを活用して、チームへの迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
- ミーティングの録画共有漏れを防ぎ、業務の抜け漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたレコーディングURLの共有時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れやURLの貼り付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにレコーディングURLを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- Slackへ通知するメッセージは、レコーディングURLだけでなく、ミーティングのトピックや日時など、取得した情報を組み合わせて任意でカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナーの参加者管理において、Google スプレッドシートの申込者リストからZoomへ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかる上に登録漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を基にZoomのウェビナーへ登録者を自動で追加できるため、手作業による登録業務の負担を減らし、より円滑なウェビナー運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとZoomを使い、手作業でウェビナー登録者を追加している方
- ウェビナー申し込み者リストの管理と登録作業の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- 手作業による登録情報の入力ミスや、登録漏れなどのリスクをなくしたいイベント運営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにZoomへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した申込者情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、登録が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各フィールドに自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxを使った自動化例
Docusignで締結された書類を自動で保存したり、Gmailで受信した添付ファイルをアップロードしたりすることが可能です。また、フォームで送信された画像をRPAを介して圧縮し、Dropboxに保存することもできます。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議やインタビューの録音データを手作業で文字起こししている方
- Dropboxで音声ファイルを管理し、Googleドキュメントで議事録を作成している方
- 音声コンテンツの活用を進めたいが、文字起こしの工数に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのアップロードから文字起こし、転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを出力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする監視対象のフォルダのパスを任意で設定してください。
- Googleドキュメントで文字起こし結果を追記するアクションを設定する際に、対象となるドキュメントIDを任意で設定してください。
まとめ
この記事では、「Zoomミーティングのチャット履歴を自動でDropboxに保存する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
ZoomのチャットデータをPDF化してDropboxに自動保存することで、手動での保存作業や情報整理の手間を大幅に削減できるだけでなく、重要な会議記録の抜け漏れ防止にもつながります。
Yoomには、今回ご紹介したチャット履歴の保存以外にも、ZoomやDropboxを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています。たとえば、特定条件に合致したミーティングだけ保存する、チャット内容をAIで要約してアーカイブするなど、より高度なフローも簡単に設定可能です。
「会議の記録を確実に残したい」「情報共有のスピードを上げたい」「手間をかけずに整理したい」と感じている方は、ぜひ一度Yoomのテンプレートを活用してみてください。ノーコードで誰でもすぐに始められます！
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