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「Zoomミーティングのチャット内容、毎回手動で保存するのが面倒…」
「重要な情報がチャットに流れても、後から探すのが大変で、うっかり保存し忘れることもある…」
このように、Zoomミーティングのチャットログ管理、特にDropboxへの保存作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了するたびに、チャットの履歴が自動でPDF化され、指定したDropboxフォルダに整理・保存される仕組み</span>があれば、これらの悩みを解消して議事録作成の効率化や情報共有の迅速化、そしてより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomミーティング終了後にチャット履歴をPDF化しDropboxへ自動保存する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomミーティングのチャットログをDropboxへ自動的に保存・整理することで、手作業による保存の手間や保存忘れを防ぎ、情報共有をスムーズにする様々な自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、議事録作成の補助やナレッジの蓄積が効率的に行えるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomでミーティングが終了した際に、そのチャット履歴を自動的にPDFファイルへ変換し、指定されたDropboxのフォルダに保存する</span>基本的な連携フローなので、手作業でのコピー＆ペーストやファイルアップロードの手間を完全に排除し、会議後の情報整理を迅速かつ確実に行えます！
<span class="mark-yellow">例えば、特定の参加者が含まれるミーティングや、特定のキーワードがチャット内で言及されたミーティングなど、あらかじめ設定した条件に合致する場合にのみ、Zoomのチャット履歴をPDF化してDropboxに自動保存する</span>フローであり、必要な情報だけを選択的にアーカイブすることで、ストレージの効率的な利用と後からの情報検索の容易性を高めます！
<span class="mark-yellow">Zoomミーティング終了後、チャット履歴をAIで自動的に要約し、その要約内容を含めてPDF化、またはチャットテキストからタスクを抽出してDropboxに保存するなど、データを加工・変換した上でアーカイブする</span>フローで、単なるログ保存以上の付加価値を生み出し、会議内容の理解促進やアクションアイテムの明確化に貢献します！
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが終了した際にチャット履歴を自動でPDF化し、Dropboxに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、ZoomとDropbox、Google ドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZoomで、テスト用のミーティングとチャットを作成しておきましょう！
※後続のZoomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、チャット内容などは架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Google ドキュメントでは、書類を発行する際の雛形書類を作成しておきましょう！
※後続の書類を発行する設定で必要になります。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※・Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
・現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDropboxを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、メールアドレスに送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
※今回のテンプレートは、Google ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントもマイアプリ登録しましょう！
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウント選択画面で、連携したいアカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにZoomとDropbox、Google ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールアドレス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ユーザーのメールアドレス」「ウェビナーID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
※Zoomのアウトプット(取得した値)が空白のため、書類のファイル名が空白になっています。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、選択しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDropboxにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
ZoomやDropboxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
ミーティング終了後の文字起こしデータを自動的にNotionへ保存したり、レコーディングの共有URLをSlackに通知したりといった自動化が可能です。また、Googleフォームで送信された情報をもとにZoomのミーティングを作成したり、Salesforceで選択した相手に合わせてZoomの会議URLを発行することもできます。
Docusignで締結された書類を自動で保存したり、Gmailで受信した添付ファイルをアップロードしたりすることが可能です。また、フォームで送信された画像をRPAを介して圧縮し、Dropboxに保存することもできます。
この記事では、「Zoomミーティングのチャット履歴を自動でDropboxに保存する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
ZoomのチャットデータをPDF化してDropboxに自動保存することで、手動での保存作業や情報整理の手間を大幅に削減できるだけでなく、重要な会議記録の抜け漏れ防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したチャット履歴の保存以外にも、ZoomやDropboxを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています。</span>たとえば、特定条件に合致したミーティングだけ保存する、チャット内容をAIで要約してアーカイブするなど、より高度なフローも簡単に設定可能です。
「会議の記録を確実に残したい」「情報共有のスピードを上げたい」「手間をかけずに整理したい」と感じている方は、ぜひ一度Yoomのテンプレートを活用してみてください。ノーコードで誰でもすぐに始められます！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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