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■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Zoomミーティングのチャット内容、毎回手動で保存するのが面倒…」
「重要な情報がチャットに流れても、後から探すのが大変で、うっかり保存し忘れることもある…」
このように、Zoomミーティングのチャットログ管理、特にDropboxへの保存作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoomミーティングが終了するたびに、チャットの履歴が自動でPDF化され、指定したDropboxフォルダに整理・保存される仕組みがあれば、これらの悩みを解消して議事録作成の効率化や情報共有の迅速化、そしてより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはZoomミーティング終了後にチャット履歴をPDF化しDropboxへ自動保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ZoomミーティングのチャットログをDropboxへ自動的に保存・整理することで、手作業による保存の手間や保存忘れを防ぎ、情報共有をスムーズにする様々な自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、議事録作成の補助やナレッジの蓄積が効率的に行えるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoomでミーティングが終了した際に、そのチャット履歴を自動的にPDFファイルへ変換し、指定されたDropboxのフォルダに保存する基本的な連携フローなので、手作業でのコピー＆ペーストやファイルアップロードの手間を完全に排除し、会議後の情報整理を迅速かつ確実に行えます！
■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
例えば、特定の参加者が含まれるミーティングや、特定のキーワードがチャット内で言及されたミーティングなど、あらかじめ設定した条件に合致する場合にのみ、Zoomのチャット履歴をPDF化してDropboxに自動保存するフローであり、必要な情報だけを選択的にアーカイブすることで、ストレージの効率的な利用と後からの情報検索の容易性を高めます！
■概要
Zoomでのミーティング後、チャット内容の保存や共有、議事録の作成を手作業で行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に重要な情報が飛び交うチャットは、確実に記録しておきたいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化とDropboxへの自動保存が実現でき、手作業による記録漏れや情報散逸といった課題を解消して業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomミーティング終了後、チャット履歴をAIで自動的に要約し、その要約内容を含めてPDF化、またはチャットテキストからタスクを抽出してDropboxに保存するなど、データを加工・変換した上でアーカイブするフローで、単なるログ保存以上の付加価値を生み出し、会議内容の理解促進やアクションアイテムの明確化に貢献します！
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、チャット内容の記録や共有、議事録作成に手間を感じていませんか。また、手作業による情報の転記ミスや、重要な情報の見落としも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後に自動でチャット内容をAIが要約し、PDFとしてDropboxに保存する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが終了した際にチャット履歴を自動でPDF化し、Dropboxに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、ZoomとDropbox、Google ドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZoomで、テスト用のミーティングとチャットを作成しておきましょう！
※後続のZoomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、チャット内容などは架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Google ドキュメントでは、書類を発行する際の雛形書類を作成しておきましょう！
※後続の書類を発行する設定で必要になります。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※・Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
・現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDropboxを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、メールアドレスに送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
※今回のテンプレートは、Google ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントもマイアプリ登録しましょう！
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウント選択画面で、連携したいアカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにZoomとDropbox、Google ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールアドレス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ユーザーのメールアドレス」「ウェビナーID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
※Zoomのアウトプット(取得した値)が空白のため、書類のファイル名が空白になっています。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、選択しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDropboxにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
ZoomやDropboxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
ミーティング終了後の文字起こしデータを自動的にNotionへ保存したり、レコーディングの共有URLをSlackに通知したりといった自動化が可能です。また、Googleフォームで送信された情報をもとにZoomのミーティングを作成したり、Salesforceで選択した相手に合わせてZoomの会議URLを発行することもできます。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Docusignで締結された書類を自動で保存したり、Gmailで受信した添付ファイルをアップロードしたりすることが可能です。また、フォームで送信された画像をRPAを介して圧縮し、Dropboxに保存することもできます。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
この記事では、「Zoomミーティングのチャット履歴を自動でDropboxに保存する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
ZoomのチャットデータをPDF化してDropboxに自動保存することで、手動での保存作業や情報整理の手間を大幅に削減できるだけでなく、重要な会議記録の抜け漏れ防止にもつながります。
Yoomには、今回ご紹介したチャット履歴の保存以外にも、ZoomやDropboxを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています。たとえば、特定条件に合致したミーティングだけ保存する、チャット内容をAIで要約してアーカイブするなど、より高度なフローも簡単に設定可能です。
「会議の記録を確実に残したい」「情報共有のスピードを上げたい」「手間をかけずに整理したい」と感じている方は、ぜひ一度Yoomのテンプレートを活用してみてください。ノーコードで誰でもすぐに始められます！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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