Zoomで特定のミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する

■概要

Zoomでのミーティング後、チャット内容の保存や共有、議事録の作成を手作業で行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に重要な情報が飛び交うチャットは、確実に記録しておきたいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化とDropboxへの自動保存が実現でき、手作業による記録漏れや情報散逸といった課題を解消して業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティングの議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
• 手作業でのチャット保存による抜け漏れや、ファイル管理の煩雑さにお悩みの方
• ルーティンワークを自動化し、より重要な業務に集中したいチームリーダーや担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化と保存が自動処理されるため、手作業の時間を削減し、他の業務へ注力できます。
• 自動的に処理されることで、チャット記録の保存忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定します。これにより、指定したミーティングが終了すると自動的にフローが開始されます。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ミーティングの種類や条件に応じて後続の処理を分岐させることができます。
4. オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者に関する情報を取得します。
5. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、ミーティングのチャット内容をまとめた書類や、取得した登録者リストなどを基にしたレポートなどをPDF形式で発行します。
6. オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに自動で保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングを任意で設定してください。
• 分岐機能のオペレーションでは、特定のキーワードなどの条件を設定して後続の処理をコントロールすることが可能です。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用するドキュメントの雛形テンプレートを事前に用意し、ミーティング情報が差し込まれる形式を自由にカスタマイズしてください。
• Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDFファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。