Zoomで特定のミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
Zoomで特定のミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Dropbox
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
Zoomでのミーティング後、チャット内容の保存や共有、議事録の作成を手作業で行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に重要な情報が飛び交うチャットは、確実に記録しておきたいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化とDropboxへの自動保存が実現でき、手作業による記録漏れや情報散逸といった課題を解消して業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティングの議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業でのチャット保存による抜け漏れや、ファイル管理の煩雑さにお悩みの方
- ルーティンワークを自動化し、より重要な業務に集中したいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後のチャット内容のPDF化と保存が自動処理されるため、手作業の時間を削減し、他の業務へ注力できます。
- 自動的に処理されることで、チャット記録の保存忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定します。これにより、指定したミーティングが終了すると自動的にフローが開始されます。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ミーティングの種類や条件に応じて後続の処理を分岐させることができます。
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者に関する情報を取得します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、ミーティングのチャット内容をまとめた書類や、取得した登録者リストなどを基にしたレポートなどをPDF形式で発行します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングを任意で設定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、特定のキーワードなどの条件を設定して後続の処理をコントロールすることが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用するドキュメントの雛形テンプレートを事前に用意し、ミーティング情報が差し込まれる形式を自由にカスタマイズしてください。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDFファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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Googleドキュメント
YoomではGoogleドキュメントのAPIをノーコードで活用することが可能です。YoomとGoogleドキュメントを連携することで、Googleドキュメントで作成した書類の雛形をもとに、自動的に契約書などのPDF書類を作成し、様々なSaaSに作成した書類を連携することが可能です。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
ミーティングが作成されたら（Webhook）
ミーティングが終了したら
会話が作成されたら
ミーティングが削除されたら（Webhook）
ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
ウェビナーが作成されたら（Webhook）
ウェビナーが終了したら（Webhook）
ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）
全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
ミーティングが作成されたら
チャットにメッセージが投稿されたら
チームチャットにファイルが投稿されたら
特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
ミーティング情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）
定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）
ミーティングの一覧を取得
ウェビナーの一覧を取得
ウェビナー登録者の一覧を取得
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ウェビナーに登録者を追加
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ユーザーを追加
ユーザーを削除
ユーザーにライセンスを付与または削除する
ユーザー情報を取得
フローボットトリガー
ミーティングが作成されたら（Webhook）ミーティングが終了したら会話が作成されたらミーティングが削除されたら（Webhook）ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）ウェビナーが作成されたら（Webhook）ウェビナーが終了したら（Webhook）ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）ミーティングが作成されたらチャットにメッセージが投稿されたらチームチャットにファイルが投稿されたら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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