Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する

■概要

Zoomミーティング終了後のチャット内容の保存は、議事録作成や情報共有のために重要ですが、手作業では手間がかかり、保存漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、ミーティングチャットをGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに保存することが可能です。これにより記録作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に行い、議事録や記録の管理に課題を感じている方
• ミーティング後のチャット内容の手動保存や共有作業に、手間や時間を取られている方
• Dropboxを利用しており、ファイル管理の自動化によって業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後のチャット保存からDropboxへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるチャットのコピー＆ペーストミスや、PDF化の際の保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な記録管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定することで、ミーティング完了時にフローが起動します。
3. オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、必要に応じてミーティング参加者などの関連情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。Zoomミーティングのチャット内容をテキストとして入力し、PDF形式の書類として発行するよう構成します。
5. オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存することで一連の処理が完了します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類や条件を任意で設定できます。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、作成されるPDFの元となる書類のひな形を自由に設定し、レイアウトを調整することが可能です。
• Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、PDF化されたチャット記録を保存する先のフォルダを任意で指定できます。

■注意事項

• Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9