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■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿される重要なフィードバックやイベント通知を、分析のためにPostHogへ手動で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへのメッセージ送信をトリガーに、PostHogへ自動でイベントを記録できます。PostHogとMicrosoft Teamsをスムーズに連携させ、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「外出先から急いでZoho CRMの取引先情報を確認したいけど、すぐにPCを開けない…」
「チームメンバーから取引先の情報を聞かれるたびに、都度Zoho CRMを開いて検索するのが地味に手間…」
このように、Zoho CRMに登録された取引先情報の検索や共有に、時間や手間がかかっていませんか？
もし、チャットツールなどから簡単なキーワードを送るだけで、Zoho CRM内の取引先情報を自動で検索し、すぐに結果を確認できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、顧客対応のスピード向上や社内でのスムーズな情報共有が実現し、より重要な業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはZoho CRMの取引先情報を検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Teams上で取引先に関する問い合わせを受けた際、都度Zoho CRMを開いて情報を検索する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、情報伝達のミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿内容をもとにZoho CRMの取引先情報を自動で検索し、結果をチャネルに返信できます。これにより、確認作業を効率化し、正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をもとに、Zoho CRMの取引先を検索し、その結果をスレッドに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Microsoft Teams上で取引先に関する問い合わせを受けた際、都度Zoho CRMを開いて情報を検索する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、情報伝達のミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿内容をもとにZoho CRMの取引先情報を自動で検索し、結果をチャネルに返信できます。これにより、確認作業を効率化し、正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1. Zoho CRMの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
ドメインURLを設定したら「追加」をクリックします。
これでMicrosoft TeamsとZoho CRMのマイアプリ登録が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートをコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
■概要
Microsoft Teams上で取引先に関する問い合わせを受けた際、都度Zoho CRMを開いて情報を検索する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、情報伝達のミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿内容をもとにZoho CRMの取引先情報を自動で検索し、結果をチャネルに返信できます。これにより、確認作業を効率化し、正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
いよいよフローの設定に入ります！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を定めます。
プルダウンより設定してください。
なお、ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「チームID」「チャネルID」は入力欄をクリックし、候補から選択します。
候補は、マイアプリ連携したアカウントに紐づいて表示されます。
続いて連携テストを行います。
設定したチャネルにメッセージを送信しましょう。
※以下は例です。
次に、Yoomに戻り「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、テスト成功画面と取得した値が表示され、Microsoft Teamsのデータが確認できます。
保存するをクリックして次へ進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、AIを使って、メッセージからZoho CRMで取引先を検索する際に利用するキーワードを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
任意で設定内容を変更し、次へ進みましょう。
詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、前のステップで取得したアウトプットから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく文字が読み取れていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
次に「取引先を選択」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「取引先情報を取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
値は、テキストからデータを抽出した際に取得したアウトプットを選択しましょう。
アウトプットを利用することで、メッセージが送信されるたび、その内容を反映できます。
Zohoドメインを設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存してください。
最後に「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」の設定を行います。
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
次の「メッセージID」は、アウトプットから以下のように入力します。
「メッセージ」も同様に、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定できます。
下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を必要に応じて埋めていきます。
（必須項目ではないので、運用に合わせて設定してください。）
情報を入力した後、「テスト」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが来るかを確認します。
通知結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Zoho CRMを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
クラウドストレージと連携することで、Zoho CRMに取引先が登録されたら、専用フォルダを自動で作成できます。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れや命名ミスを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
■概要
Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailに連携して登録した企業宛にメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理に繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成されたら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、Slack、Yoomのアプリを連携します。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定します。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行います。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約して見込み客の情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google 検索で情報の取得を行いたい方
・業界調査を行うプロジェクトの管理者
・担当企業の情報を集めアプローチを行う営業担当
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報を一元管理し、情報を可視化するために活用できるツールです。
しかし、Zoho CRMで登録された企業をGoogle 検索で毎回調べるのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
業務を効率化し、プロジェクトの進行速度を上げたいと考える方にこのフローは有効的です。
Zoho CRMに企業の登録があったら自動でGoogle 検索を行い、AIで要約するため、手作業でかかっていた時間を短縮します。
■注意事項
・Google 検索、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはコメント追加によってコミュニケーションを取りながら作業できるため、チーム内での情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をZoho CRMに入力しなおす時間は、生産性を阻害する要因となります。
生産性を上げるために手作業をなるべく削減したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。
また内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームで集めたお問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でZoho CRMへ転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でZoho CRMにタスクが作成されるため、こうした手作業による課題を解消し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Zoho CRMにもリード情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をZoho CRMと連携させて分析したい方
・Zoho CRM上でリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をZoho CRMに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とZoho CRMのリード情報を自動で同期させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）は新規の見込み客を獲得するための強力なツールですが、獲得したリード情報を効果的に活用するためには、営業活動との連携が不可欠です。
リード情報をZoho CRMに自動的に取り込むことにより、手作業による入力の手間を省いて営業担当者はより重要な業務に集中することができます。
このフローを使用すると、Meta広告（Facebook）から得られた貴重なリード情報は、迅速にZoho CRMに反映されて営業チームは迅速なフォローアップが可能になります。
また自動化によってヒューマンエラーを軽減してデータの正確性を保つこともできます。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたびに、手作業でOneDriveにフォルダを作成していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間になり、命名ミスや作成漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
定型業務の効率化を実現し、ヒューマンエラーを防ぎましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか？
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームでの申請や報告をもとに、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho CRMの取引先検索を自動化することで、これまでPCを開いて手動で行っていた確認作業の手間をなくし、外出先や移動中でもチャットツールから必要な情報へスムーズにアクセスできるようになります。
これにより情報確認のタイムラグが解消され、顧客への迅速な対応が可能になるため、担当者はより戦略的な業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数のキーワードや部分一致で検索できますか？
A：複数のキーワードでは検索できませんが、部分一致での検索は可能です。
ただし部分一致の場合、該当する取引先が複数あるときは、まとめて情報が取得される点にご注意ください。
Q：Microsoft Teams以外のツール（Slackなど）でも使えますか？
A：はい。可能です。
記事ではMicrosoft Teamsを起点としたフローを紹介していますが、SlackやLINE WORKSなどの主要なチャットツールを利用することができます。
連携できるアプリは、こちらの連携アプリ一覧をご確認ください。
Q：検索キーワードに該当する情報がなかった場合は？
A：検索キーワードに該当する情報がない場合は、Microsoft Teamsの返信メッセージでアウトプットを設定した箇所が空欄で通知されます。
ただし、返信するメッセージをアウトプットのみで設定している場合は、フローボットがエラーとなるのでご注意ください。
フローボットが停止すると、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたはお問い合わせについてをご確認ください。
