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「外出先から急いでZoho CRMの取引先情報を確認したいけど、すぐにPCを開けない…」
「チームメンバーから取引先の情報を聞かれるたびに、都度Zoho CRMを開いて検索するのが地味に手間…」
このように、Zoho CRMに登録された取引先情報の検索や共有に、時間や手間がかかっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールなどから簡単なキーワードを送るだけで、Zoho CRM内の取引先情報を自動で検索し、すぐに結果を確認できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、顧客対応のスピード向上や社内でのスムーズな情報共有が実現し、より重要な業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もあまりかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMの取引先情報を検索する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をもとに、Zoho CRMの取引先を検索し、その結果をスレッドに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1. Zoho CRMの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
ドメインURLを設定したら「追加」をクリックします。
これでMicrosoft TeamsとZoho CRMのマイアプリ登録が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートをコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
いよいよフローの設定に入ります！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を定めます。
プルダウンより設定してください。
なお、ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「チームID」「チャネルID」は入力欄をクリックし、候補から選択します。
候補は、マイアプリ連携したアカウントに紐づいて表示されます。
続いて連携テストを行います。
設定したチャネルにメッセージを送信しましょう。
※以下は例です。
次に、Yoomに戻り「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、テスト成功画面と取得した値が表示され、Microsoft Teamsのデータが確認できます。
保存するをクリックして次へ進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、AIを使って、メッセージからZoho CRMで取引先を検索する際に利用するキーワードを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
任意で設定内容を変更し、次へ進みましょう。
詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、前のステップで取得したアウトプットから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく文字が読み取れていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
次に「取引先を選択」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「取引先情報を取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
値は、テキストからデータを抽出した際に取得したアウトプットを選択しましょう。
アウトプットを利用することで、メッセージが送信されるたび、その内容を反映できます。
Zohoドメインを設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存してください。
最後に「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」の設定を行います。
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
次の「メッセージID」は、アウトプットから以下のように入力します。
「メッセージ」も同様に、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定できます。
下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を必要に応じて埋めていきます。
（必須項目ではないので、運用に合わせて設定してください。）
情報を入力した後、「テスト」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが来るかを確認します。
通知結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Zoho CRMを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
クラウドストレージと連携することで、Zoho CRMに取引先が登録されたら、専用フォルダを自動で作成できます。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れや命名ミスを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Zoho CRMの取引先検索を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでPCを開いて手動で行っていた確認作業の手間をなくし、外出先や移動中でもチャットツールから必要な情報へスムーズにアクセスできるようになります。</span>
これにより情報確認のタイムラグが解消され、顧客への迅速な対応が可能になるため、担当者はより戦略的な業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数のキーワードや部分一致で検索できますか？
A：複数のキーワードでは検索できませんが、部分一致での検索は可能です。
ただし部分一致の場合、該当する取引先が複数あるときは、まとめて情報が取得される点にご注意ください。
Q：Microsoft Teams以外のツール（Slackなど）でも使えますか？
A：はい。可能です。
記事ではMicrosoft Teamsを起点としたフローを紹介していますが、SlackやLINE WORKSなどの主要なチャットツールを利用することができます。
連携できるアプリは、こちらの連携アプリ一覧をご確認ください。
Q：検索キーワードに該当する情報がなかった場合は？
A：検索キーワードに該当する情報がない場合は、Microsoft Teamsの返信メッセージでアウトプットを設定した箇所が空欄で通知されます。
ただし、返信するメッセージをアウトプットのみで設定している場合は、フローボットがエラーとなるのでご注意ください。
フローボットが停止すると、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたはお問い合わせについてをご確認ください。
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