Microsoft Teamsへの投稿をもとにZoho CRMの取引先を検索して返信する

■概要

Microsoft Teams上で取引先に関する問い合わせを受けた際、都度Zoho CRMを開いて情報を検索する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、情報伝達のミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿内容をもとにZoho CRMの取引先情報を自動で検索し、結果をチャネルに返信できます。これにより、確認作業を効率化し、正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとZoho CRMを併用し、取引先の検索や情報共有に時間を要している方
• Zoho CRMの取引先情報を、より手軽にチーム内で検索・共有できる仕組みを求めている方
• 手作業による情報確認をなくし、顧客対応のスピードと正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teams上でZoho CRMの取引先を検索できるため、アプリを切り替える手間がなくなり、確認作業にかかる時間を短縮します。
• システムが自動で情報を検索して返信するため、手作業による確認漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿されたメッセージから取引先名などの検索に必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先を検索」アクションで、先ほど抽出した情報をもとに該当する取引先を検索します。
5. 最後に、オペレーションで再度Microsoft Teamsを選択し、「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションで、検索結果をスレッドに返信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象とするチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsの投稿からどの情報を抽出するか（例：取引先名、担当者名など）を任意で指定できます。
• Zoho CRMの検索アクションでは、AIが抽出した情報をどの項目（フィールド）で検索するかを任意に設定できます。
• Microsoft Teamsへの返信メッセージは、通知先のチャネルを指定できるほか、Zoho CRMで取得した情報を埋め込むなど、本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。