■概要
Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか？
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMに添付された契約書などのファイルを定期的にダウンロードしている方
- 複数の取引先の添付ファイルをまとめてバックアップ、または共有したいと考えている方
- 手作業によるファイルのダウンロードとアップロード作業の非効率を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMから添付ファイルを自動でダウンロードしDropboxへ保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」アクションを設定します
- オペレーションで、Zoho CRMの「取引先を検索」アクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとに取引先を特定します
- 次に、Zoho CRMの「取引先の添付ファイル情報を取得」アクションを設定します
- 次に、ループ機能を用いて、取得した添付ファイルごとに繰り返し処理を設定します
- ループ処理の中で、Zoho CRMの「取引先の添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMで取引先を検索する際、検索条件となる値やご利用のZohoドメインを任意で設定してください
- ループ処理を設定する際、前段のオペレーションで取得した添付ファイルの情報の中から、繰り返し処理の対象としたいデータを任意で設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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