【ノーコードで実現】Box内のファイルを自動で検索・整理する方法

■概要

毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
• 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
• 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
• 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。

• Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
• 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
• SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

• Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。

1. はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。

• Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
• Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
• Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。

• Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.データ管理チーム

・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム

・データの整理とアクセスを効率化したい部門

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2.プロジェクト管理チーム

・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム

・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門

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3.営業部門

・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム

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4.カスタマーサポートチーム

・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム

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5.マーケティング部門

・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門

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■このテンプレートを使うメリット

・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。

・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。

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■注意事項

・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要

Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
• 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
• ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
• Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。

■概要

Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールの添付ファイルを、手作業でBoxに保存している方
• 取引先からの請求書などを管理しており、保存漏れや格納ミスを防ぎたい方
• チーム内でのファイル管理プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイルダウンロードやアップロード作業がなくなることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。件名を指定することで、特定のメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
3. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のフローで取得したメールの件名などを組み合わせる設定が可能です。
• ファイル名には、メールの受信日時や送信者といった動的な情報を「変数」として埋め込むこともでき、より検索・管理しやすいファイル名の命名規則を自動で適用できます。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

• DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
• 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
• DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方

• DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。

1. はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。

• DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
• boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。

• Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

■概要

TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方

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2.TOKIUMを主に利用する担当者

・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方

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3.Boxを主に利用する担当者

・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方

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■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。

TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。

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■注意事項

・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
• 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
• BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
• 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

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■このテンプレートを使うメリット

Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。

■概要

Boxにアップロードされたファイルの情報を、都度Microsoft Excelに手作業で入力していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の正確性が求められるため、手間がかかり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると、ファイル情報を自動でMicrosoft Excelの管理表などに追記できるため、こうした手作業による更新業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを用いてファイル管理を行っており、手入力の手間をなくしたい方
• ファイルのメタデータを一元管理し、検索性や証跡管理の精度を高めたいと考えている方
• 手作業による情報の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされる度に、自動でMicrosoft Excelへ情報が追記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うので、手作業による情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルのメタデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に追記するかを任意に設定できます。
• Boxから取得したファイル名や更新日時といった動的な情報だけでなく、固定のテキストや日付などを組み合わせて追記することも可能です。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

■概要

BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。

BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方

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■このテンプレートを使うメリット

・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。

■注意事項‍

・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。

・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。