「特定のプロジェクトが完了するたびに、Box内から関連ファイルを一つひとつ検索してアーカイブフォルダに移動する作業が手間…」
「ファイル名やフォルダ名で検索しても、目的のものがすぐに見つからず、時間を浪費してしまう…」
このように、Boxでのファイル検索やその後の整理作業に、面倒さや非効率さを感じていませんか？
プロジェクト管理ツールなどで特定のタスクが完了したタイミングをトリガーに、関連するBox上のファイルを自動で検索し、指定のアーカイブフォルダへ移動させるような仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、こうした日々の細かなファイル管理業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間をかけずに導入できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBox内のファイルを検索し整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GitHubでIssueがクローズされたら、Boxで関連フォルダを検索しアーカイブに移動する
試してみる
■概要
開発プロジェクトにおいて、GitHubでのIssue管理とBoxでのファイル管理を別々に行っていませんか。Issueがクローズされるたびに、手作業でBox内の関連フォルダを探してアーカイブするのは手間がかかり、移動漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローは、GitHubとBoxを連携させることで、IssueのクローズをきっかけにBox内の該当フォルダを自動で検索し、指定のアーカイブフォルダへ移動します。
面倒な手作業から解放され、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとBoxを利用しており、プロジェクト完了後のファイル整理を効率化したい開発者の方
・手作業によるファイル管理に時間を取られ、本来のプロジェクト業務に集中したいマネージャーの方
・GitHubのIssueに紐づくBox上のフォルダを手動で整理しており、ミスを減らしたい方
■注意事項
・GitHub、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
GitHubのIssue完了と連携してBoxのファイルを検索・整理するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GitHubでIssueがクローズされた際に、Boxで関連するフォルダを自動で検索し、アーカイブフォルダに移動させるフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／GitHub
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GitHubとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- GitHubのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GitHubとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GitHubのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Boxのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
GitHubでIssueがクローズされたら、Boxで関連フォルダを検索しアーカイブに移動する
試してみる
■概要
開発プロジェクトにおいて、GitHubでのIssue管理とBoxでのファイル管理を別々に行っていませんか。Issueがクローズされるたびに、手作業でBox内の関連フォルダを探してアーカイブするのは手間がかかり、移動漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローは、GitHubとBoxを連携させることで、IssueのクローズをきっかけにBox内の該当フォルダを自動で検索し、指定のアーカイブフォルダへ移動します。
面倒な手作業から解放され、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとBoxを利用しており、プロジェクト完了後のファイル整理を効率化したい開発者の方
・手作業によるファイル管理に時間を取られ、本来のプロジェクト業務に集中したいマネージャーの方
・GitHubのIssueに紐づくBox上のフォルダを手動で整理しており、ミスを減らしたい方
■注意事項
・GitHub、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：GitHubのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Issueがクローズされたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
※GitHubでWebhookを設定する方法は「GitHubでWebhookを設定する方法」もご参照ください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
画面注釈通り、GitHubにWebhookURLを登録します。
次にトリガーとなる動作を行います。今回は「Issueをクローズする」なので、GitHub上のIssueをクローズします。
クローズが終わったらYoom設定画面に戻り、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
これでIssueのクローズでトリガーが起動する設定ができました。
「完了」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4：Issueの関連フォルダをBoxで検索する
次にIssueの関連フォルダをBoxで検索していきます。「特定フォルダ内のコンテンツを検索」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
今回は以下の「78_test_Issue」フォルダの中にある「test」フォルダを指定していきます。
今回検索する対象項目は対象フォルダ内の「フォルダ」なので、対象項目はフォルダを入力します。
検索対象フォルダのコンテンツIDは、Boxの対象フォルダのURL末尾に記載されていますので、そちらを入力してください。
検索キーワードは今回「test」にしました。必要に応じて設定を行ってください。
設定が終わったら、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ります。
対象のフォルダが検索できていればOKです。
「完了」をクリックして次に進みましょう。
ステップ5：Boxで該当ファイルをアーカイブフォルダに移動する
最後にBoxで該当ファイルをアーカイブフォルダに移動していきます。「フォルダを移動」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
フォルダのコンテンツIDを、前ステップで取得した値より入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「移動先フォルダのコンテンツID」は、設定画面の注釈通りにアーカイブフォルダのものを入力します。
設定が終わったら、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、対象のファイルがアーカイブされていればOKです。
設定画面に戻り、「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Boxに対応した自動化を簡単に実現できます。たとえば、毎月決まったタイミングでのフォルダ作成や、外部ツールで発生したデータ・書類をBoxに集約することで、
ファイルの保存場所が自然と整理され、後から探しやすい状態を維持できるのが特長です。ここでは、Boxでの検索性や管理効率を高めることにつながる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。契約書や請求書の保管、フォームやメール添付ファイルの集約、さらには一覧化や他ストレージとの連携まで、日々のファイル管理を手間なく最適化できます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、メタデータをMicrosoft Excelに追記する
試してみる
■概要
「Boxにファイルがアップロードされたら、メタデータをMicrosoft Excelに追記する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理を自動化する業務ワークフローです。
Microsoft ExcelとBox 連携を活用することで、手動でのデータ入力の手間を省き、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して多くのファイルを管理しており、データ整理に時間を取られている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を効率化したいビジネスパーソン
・手動で行っているメタデータの記録作業を自動化したいチームリーダー
・Microsoft ExcelとBoxの連携を活用して業務プロセスを改善したい経営者
・データの一元管理を目指し、業務の透明性を高めたい担当者
■注意事項
・Box、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする
試してみる
■概要
「Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする」フローは、メール管理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信し、その中から必要な添付ファイルを手動で保存するのは時間と労力がかかります。
特に、複数のプラットフォームを利用している場合、ファイルの整理が煩雑になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Outlookで設定した条件に合致するメールの添付ファイルが自動的にBoxに保存され、ファイル管理がスムーズに行えるようになります。
これにより、重要なデータの見落としや整理ミスを防ぎ、業務効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、メールの添付ファイル管理に時間を取られている方
・Boxを活用してファイルを一元管理したいが、手動でのアップロードが煩雑だと感じている方
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者やチームリーダーの方
・メールで受け取る重要な資料を確実に保存し、チーム内で共有したいビジネスプロフェッショナルの方
・繁忙期などでメールの処理が増加し、効率化が求められている企業の経営者や管理職の方
■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードする
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
まとめ
Boxでのファイル検索や整理を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト完了後のファイル整理業務から解放され、検索にかかる時間や移動ミスのリスクを削減できます。
これにより、面倒な後処理に煩わされることなく、整理されたストレージ環境を維持しながら、本来時間をかけるべき重要な業務に集中が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダを「移動」ではなく「コピー」することはできますか？
A：
はい、可能です。その場合はBoxのアクション「フォルダをコピー」を使用してお試しください。
Q：GitHub以外のツール（ Asanaなど）でも連携できますか？
A：
はい、可能です。しかしながら新しいアプリで連携を試す際は、Yoomと連携しているアプリかどうか最初に確認してからご使用いただくのがおすすめです。以下のページより確認いただき、連携をお試しください。
Q：自動化の途中でエラーになったらどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
