Boxにファイルがアップロードされたら、メタデータをMicrosoft Excelに追記する

■概要

Boxにアップロードされたファイルの情報を、都度Microsoft Excelに手作業で入力していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の正確性が求められるため、手間がかかり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると、ファイル情報を自動でMicrosoft Excelの管理表などに追記できるため、こうした手作業による更新業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを用いてファイル管理を行っており、手入力の手間をなくしたい方
• ファイルのメタデータを一元管理し、検索性や証跡管理の精度を高めたいと考えている方
• 手作業による情報の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされる度に、自動でMicrosoft Excelへ情報が追記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うので、手作業による情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルのメタデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に追記するかを任意に設定できます。
• Boxから取得したファイル名や更新日時といった動的な情報だけでなく、固定のテキストや日付などを組み合わせて追記することも可能です。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081