■概要
Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの添付ファイルを、手作業でBoxに保存している方
- 取引先からの請求書などを管理しており、保存漏れや格納ミスを防ぎたい方
- チーム内でのファイル管理プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルダウンロードやアップロード作業がなくなることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。件名を指定することで、特定のメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のフローで取得したメールの件名などを組み合わせる設定が可能です。
- ファイル名には、メールの受信日時や送信者といった動的な情報を「変数」として埋め込むこともでき、より検索・管理しやすいファイル名の命名規則を自動で適用できます。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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