■概要
GoogleコンタクトとZoho Invoiceの両方で顧客情報を管理している場合、それぞれのアプリに情報を手入力する手間や、登録前の重複確認が負担になることがあります。特に、Zoho Invoiceで請求先を登録する際は、既存の連絡先を検索して確認する作業が欠かせません。
このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録を起点として、Zoho Invoiceに同じ連絡先が既に存在するかを自動で検索し、存在しない場合のみ新規登録を実行するため、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとZoho Invoiceで顧客情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- Zoho Invoiceでの連絡先登録前の検索や確認作業を自動化し、ミスを減らしたい方
- 顧客データの一元管理を目指し、手作業による情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録を起点に、Zoho Invoiceへの連絡先の検索から登録までを自動化し、手作業でのデータ入力時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや重複確認の漏れを防ぎ、正確な顧客データをZoho Invoiceに保持することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとZoho InvoiceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Invoiceを選択し、トリガーで取得した情報をもとに「連絡先を検索」するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Zoho Invoiceに該当の連絡先が存在しない場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Zoho Invoiceを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定し、新規登録を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GoogleコンタクトからZoho Invoiceに新規作成する連絡先の情報は、氏名や会社名、メールアドレスなど、連携したい項目を任意で選択し、設定できます。
■注意事項
- GoogleコンタクトとZoho InvoiceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コンタクトが作成または更新されたら
