【簡単設定】Google スプレッドシートが更新されたら自動でメール通知する方法

「Google スプレッドシートの進捗ステータスを更新するたびに、関係者にメールで報告する作業、毎回手間に感じていませんか？」

「重要な更新情報なのに、忙しさのあまり通知を忘れてしまい、後で問題になった経験がある…」

このように、手作業での情報共有に限界を感じている方も多いのではないでしょうか。

もし、Google スプレッドシートの特定のセルが更新されたタイミングを検知して、設定した内容のメールを自動で送信できる仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の通知業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートの更新をトリガーに様々な業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで特定条件に更新されたら、Gmailで送信する

試してみる

---

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの更新をトリガーにメール通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで特定の条件に情報が更新されたら、Gmailで自動的にメールを送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで特定条件に更新されたら、Gmailで送信する

試してみる

---

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

以下をご確認ください。

Gmailのマイアプリ連携

以下をご確認ください。

これで今回使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで特定条件に更新されたら、Gmailで送信する

試してみる

---

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガー設定を行う

フローボットの「行が更新されたら」をクリックします。
※Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 

連携アカウントを確認していきます。

アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。

トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。

5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを用意しました。

スプレッドシートIDの箇所は、上記Google スプレッドシートを候補より選択していきます。

シートIDも同様に候補から選択してください。

「テーブルの範囲（始まり）」、「テーブルの範囲（終わり）」はシートの範囲を入力してください。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義 | Yoomヘルプセンター

「一意の値が入った列」はユニークキーとなる列を選択し、「更新を検知したい列」に今回変更を検知したい列を指定します。
今回は状態の列が更新されたら検知するように設定しています。

テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。

ステップ4：分岐設定を行う

次に分岐設定を行います。
「分岐する」をクリックしてください。

• 「分岐」の設定方法

※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

分岐条件を指定していきます。
今回は「状態」の行が「発送完了」に更新された場合にのみメールを送りたいので、以下のように設定しました。

分岐条件を指定

• オペレーション：行が更新されたら
• 取得した値：状態

分岐条件

• 状態・値と等しい・発送完了

設定が行えたら「完了」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：Gmailからメールを送信する

最後にGmailからメールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

連携アカウントを確認していきます。

アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。

Toには通知を行いたいメールアドレスを入力しましょう。
FromやCc、Bccや差出人の名前などは任意で設定してください。

件名、本文は取得した値を使いながら以下のように設定しました。

• 件名：ステータスが「取得した値より：状態」に変更されました
• 本文：以下の情報が{{状態}}ステータスに更新されました
• ID：{{商談ID}}

ここまで入力したら「次へ」ボタンをクリックします。

メールのプレビューページに移行するので、内容に問題がなければテストボタンをクリックします。

テストが成功すればOKです。

メールが届いていて、内容も問題なければフローの設定は完了です。

「完了」ボタンをクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例

複数のアプリやファイルと連携し、情報の集約や同期を自動化します。
例えば行の追加や更新をトリガーに、ECサイトへの商品登録やタスク作成、請求書発行を自動実行。
広告レポートの取得や従業員情報の更新、OCRによる帳票データの読み取り結果も、自動でリストに同期します。
手作業による転記をなくし、常に最新のデータを自動で管理可能です。

Google スプレッドシートで特定の行が追加されたらAirtableにレコードを作成する

試してみる

---

■概要
AirtableとGoogle スプレッドシートを併用しているものの、データの転記や同期を手作業で行っていませんか？
二つのツール間で情報を手動でコピー＆ペーストするのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでAirtableへのレコード作成が自動化され、AirtableとGoogle スプレッドシートの連携に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとGoogle スプレッドシートのデータ連携を手作業で行い、非効率を感じている方
・二つのツール間でのデータ転記ミスや漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
・AirtableとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、定型業務から解放されたいプロジェクト管理者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで行が更新されたらShopifyの商品情報も更新する

試してみる

---

■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたらShopifyの商品情報も更新する」フローは、商品管理の手間やエラーを減らす業務ワークフローです。
オンラインショップを運営していると、商品の在庫や価格情報を複数の場所で管理する必要がありますよね。特にGoogle スプレッドシートとShopifyを併用している場合、手動での更新は時間がかかりミスも発生しやすくなります。 このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートの変更が自動的にShopifyに反映され、効率的な商品管理が実現します。これにより、日々の業務がスムーズに進み、より重要なタスクに集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・ShopifyとGoogle スプレッドシートを併用して商品情報を管理している店舗運営者の方
・商品情報の更新作業に時間と労力を割いているチームリーダーの方
・データの一致性を保ちつつ、手動更新によるエラーを減らしたいと考えている経営者の方
・効率的な在庫管理を目指し、業務ワークフローの自動化を検討している方

■注意事項
・Google スプレッドシート、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する

試してみる

---

■概要
「Google スプレッドシートに特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する」ワークフローは、データの転記作業を効率化します。
条件に合致した内容のみが自動でMicrosoft Excelへ反映されるため、確認の手間が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータの管理や集計をされている方
・Google スプレッドシート上の特定条件に合致する情報を、素早くMicrosoft Excelへ反映させたい方
・部門をまたいでGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelの両方を活用している組織の担当者
・Microsoft Excel上でもデータ確認や加工が必要な業務フローをお持ちの方
・Google スプレッドシートの更新内容をスピーディにMicrosoft Excelにも反映し、二重管理や手動転記の手間を減らしたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

詳細を見る 試してみる

定期的にMeta広告（Facebook）からキャンペーンレポートを取得してGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

---

■概要
「定期的にMeta広告（Facebook）からキャンペーンレポートを取得してGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、広告データの管理を効率化する業務ワークフローです。
Facebook広告のキャンペーン成果を追跡する際、手動でデータを収集してスプレッドシートにまとめる作業は時間と労力がかかります。
特に複数のキャンペーンを同時に運用している場合、データの整合性を保つのも難しくなります。そこで、このワークフローを活用することで、Meta広告から自動的にレポートを取得し、
Googleスプレッドシートに自動記録します。これにより、リアルタイムでのデータ分析や報告が容易になり、業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Facebook広告を複数運用しており、データ管理に手間を感じているマーケティング担当者の方
・広告キャンペーンの成果を定期的にレポート化し、チームやクライアントに共有したい方
・スプレッドシートを活用してデータ分析を行っているが、手動入力によるミスを減らしたい方
・業務の自動化を進めて効率化を図りたい企業の経営者やIT担当者

■注意事項
・Meta広告（Facebook）、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新する

試してみる

---

1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Googleスプレッドシートを更新するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録する

試してみる

---

Googleスプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Outlookにタスクを作成する

試してみる

---

■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストを、手作業でOutlookのタスクに登録する作業に手間を感じていませんか？特に、OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させたいと考えている方にとって、手動での転記作業は非効率であり、登録漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでOutlookにタスクが自動で作成されるため、こうした課題を円滑に解消できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートをタスク管理に用い、Outlookへの手動登録に手間を感じている方
・OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させることで、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎたい方
・チームで共有するタスクリストから、個人のOutlookへタスクを自動で割り振りたいマネージャーの方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

---

■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方

■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

試してみる

---

Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。

詳細を見る 試してみる

Boxに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

---

■概要
「Boxに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、アップロードされた帳票の処理が自動化されます。
手作業が減り、情報の管理が効率よく行えるようになるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用してドキュメント管理を行っている方
・Box上にアップロードされた帳票データを効率的に管理したいと考えている方
・手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Google スプレッドシートを活用してデータ分析や報告書作成を行っている方
・帳票のデータを迅速にデジタル化して活用したいと考えている方
・日々の業務をスピーディに進めるために、ルーティン作業の自動化を検討している方

■注意事項
・BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してSlackに通知する

試してみる

---

■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシート上のデータ変更を起点にして、請求書の自動作成とチームへの通知を実現します。これにより、手作業での請求書作成や情報共有の手間を省き、業務をスムーズに進めることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで請求データを管理しているビジネス担当者
・請求書作成や通知作業に時間を取られている中小企業の経営者
・チーム内での情報共有を効率化したいプロジェクトマネージャー
・手動作業を減らし、業務ワークフローを自動化したい方
・Yoomを活用して業務プロセスを改善したいIT担当者

■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google スプレッドシートとメールツールの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたステータス更新の確認や関係者への連絡業務の手間を削減し、通知の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な報告作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問