■概要
Google スプレッドシートでタスクや業務の進捗などを管理しているものの、更新のたびに手動で関係者へ連絡するのは手間がかかる作業です。また、重要な更新を見落としたり、通知を忘れてしまうといった課題も起こりえます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの指定列が特定条件に更新された際に、Gmailでのメール通知を自動化し、こうした情報共有の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの更新情報を、関係者へ確実に通知したいと考えている方
- 手動でのメール通知作業に時間がかかり、業務効率化を検討しているチームリーダーの方
- Google スプレッドシートでの情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報の伝達を確実なものにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のスプレッドシートIDやシート名（タブ名）を設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの値などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
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