Boxに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や発注書などの帳票類。その内容を手作業で確認し、Google スプレッドシートに転記する作業は、手間もかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした定型的なデータ入力作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで受け取る請求書や領収書などを手作業で転記している経理・総務担当者の方
• 帳票データの入力ミスや確認作業に多くの時間を費やしている業務部門の方
• 紙やPDFの書類管理を効率化し、データに基づいた業務改善を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力業務の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することで、確認や修正の手間を省けます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションで監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、帳票の中から氏名・日付・金額など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートにデータを追加する際に、どの列にどのOCR情報を書き込むか、データのマッピング先を任意で設定してください。

■注意事項

• BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。