【ノーコードで実現】Salesforceのカレンダー情報をメールで自動送信する方法

「Salesforceに新しい予定が入るたびに、通知メールを手作業で作成・送信するのが手間…」
「カレンダー情報が更新されたのにメールを送り忘れてしまい、行き違いが生じてしまった…」
このように、Salesforceに関連するメール送信業務で時間や手間がかかったり、ミスが発生したりしていませんか？

もしSalesforceのカレンダーに予定が登録された際、関係者へメールを自動送信できる仕組みがあればこれらの定型業務から解放されますね。
これにより顧客との関係構築といった、より本質的な業務に集中する時間を確保できるでしょう。

今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSalesforceのカレンダー情報をメールで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

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■概要

Salesforceのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、関係者へ手動でメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。特に重要なアポイントメントの場合、迅速かつ正確な通知が求められます。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの予定登録をきっかけにGmailからのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの予定に基づき、手作業でメール送信を行っている営業担当者の方
• SalesforceとGmailを連携させ、通知業務を効率化したいと考えている方
• 定型的なメール送信業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの予定登録後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による宛先や内容の間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カレンダーの予定が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容のメールが自動で送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください。
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名を任意の値に設定します。本文には、Salesforceの予定情報など、トリガーで取得した値を活用することも可能です。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Salesforceのカレンダー情報をGmailで自動送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• SalesforceとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Salesforceのトリガー設定とGmailのアクション設定
• フローをONにし、動作を確認

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

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■概要

Salesforceのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、関係者へ手動でメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。特に重要なアポイントメントの場合、迅速かつ正確な通知が求められます。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの予定登録をきっかけにGmailからのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの予定に基づき、手作業でメール送信を行っている営業担当者の方
• SalesforceとGmailを連携させ、通知業務を効率化したいと考えている方
• 定型的なメール送信業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの予定登録後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による宛先や内容の間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カレンダーの予定が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容のメールが自動で送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください。
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名を任意の値に設定します。本文には、Salesforceの予定情報など、トリガーで取得した値を活用することも可能です。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：SalesforceとGmailのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

【SalesforceとYoomのマイアプリ登録】

以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。

※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プランには2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！

【GmailとYoomのマイアプリ登録】

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

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■概要

Salesforceのカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、関係者へ手動でメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。特に重要なアポイントメントの場合、迅速かつ正確な通知が求められます。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの予定登録をきっかけにGmailからのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの予定に基づき、手作業でメール送信を行っている営業担当者の方
• SalesforceとGmailを連携させ、通知業務を効率化したいと考えている方
• 定型的なメール送信業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの予定登録後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による宛先や内容の間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カレンダーの予定が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容のメールが自動で送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください。
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名を任意の値に設定します。本文には、Salesforceの予定情報など、トリガーで取得した値を活用することも可能です。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Salesforceのトリガー設定

はじめに準備として、Salesforceのカレンダーでテスト用の予定を登録しておきましょう。

準備できたらYoomの設定画面に戻り「カレンダーの予定が登録されたら」をクリック。
※Salesforceと連携するとできることもご参照ください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「カレンダーの予定が登録されたら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため注意してください。
なお、基本的には各プランの最短の起動間隔での利用がおすすめです。

次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力して、Salesforceでカレンダーに予定を登録したらテストをしてください。

成功すると、カレンダーの情報が取得できるので保存しておきましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はSalesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合をご確認ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

ステップ4：Gmailのアクション設定

先ほど取得したカレンダー情報をGmailで送信します。「メールを送る」をクリック。

※「メールを送る」でできることもご参照ください。

メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。

次にToの欄に、任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定もできます。