【ノーコードで実現】Salesforceのカレンダー情報をメールで自動送信する方法

「Salesforceに新しい予定が入るたびに、通知メールを手作業で作成・送信するのが手間…」
「カレンダー情報が更新されたのにメールを送り忘れてしまい、行き違いが生じてしまった…」
このように、Salesforceに関連するメール送信業務で時間や手間がかかったり、ミスが発生したりしていませんか？

もしSalesforceのカレンダーに予定が登録された際、関係者へメールを自動送信できる仕組みがあればこれらの定型業務から解放されますね。
これにより顧客との関係構築といった、より本質的な業務に集中する時間を確保できるでしょう。

今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSalesforceのカレンダー情報をメールで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

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Salesforceのカレンダー情報をGmailで自動送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• SalesforceとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Salesforceのトリガー設定とGmailのアクション設定
• フローをONにし、動作を確認

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

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ステップ1：SalesforceとGmailのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

【SalesforceとYoomのマイアプリ登録】

以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。

※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プランには2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！

【GmailとYoomのマイアプリ登録】

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Salesforceのトリガー設定

はじめに準備として、Salesforceのカレンダーでテスト用の予定を登録しておきましょう。

準備できたらYoomの設定画面に戻り「カレンダーの予定が登録されたら」をクリック。
※Salesforceと連携するとできることもご参照ください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「カレンダーの予定が登録されたら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため注意してください。
なお、基本的には各プランの最短の起動間隔での利用がおすすめです。

次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力して、Salesforceでカレンダーに予定を登録したらテストをしてください。

成功すると、カレンダーの情報が取得できるので保存しておきましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はSalesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合をご確認ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

ステップ4：Gmailのアクション設定

先ほど取得したカレンダー情報をGmailで送信します。「メールを送る」をクリック。

※「メールを送る」でできることもご参照ください。

メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。

次にToの欄に、任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定もできます。

続けて件名と本文を入力しましょう。Salesforceから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のカレンダー情報が反映されます。

「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが全角や誤った形式になっていないか確認してみましょう。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。

成功したら保存してください。

連携したGmailアドレスから、Salesforceのカレンダー情報が送信されました！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Salesforceのカレンダーに予定が登録されたら、Gmailでメールを送信する方法でした！

Salesforceを活用したその他の自動化例

Yoomでは、Salesforceを起点としたメール送信や通知業務に対応した自動化を簡単に実現できます。商談のステータス更新にあわせて見積書や請求書を自動発行・送信したり、リード登録をきっかけに会議設定や関係者への通知を行ったりと、Salesforce上の変化をトリガーに、連絡・共有・フォローまでを一気通貫で自動化できるのが特長です。
ここでは、Salesforceに関連する自動化テンプレートをいくつかご紹介しますので、営業や顧客対応のフロー改善に役立つものを見つけてみてください。

まとめ

Salesforceで登録されたカレンダー情報のメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型的な連絡業務から解放され、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより重要な情報を迅速かつ正確に伝達できるようになるため、営業担当者は顧客との対話などより価値の高いコア業務に集中できる環境が整いますね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしSalesforceを使った自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問