Salesforceの商談オブジェクトが指定フェーズに更新されたら、見積書PDFを発行しDiscordで送信する

■概要

Salesforceの商談管理は便利ですが、特定のフェーズに進んだ際の見積書作成や共有を手作業で行うのは手間がかかり、ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Salesforceの商談フェーズが更新されると、Google スプレッドシートを元に見積書PDFを自動で作成し、指定のDiscordチャンネルへ送信する作業を自動化します。Salesforceの情報を活用したPDF作成と共有のプロセスを効率化し、営業活動を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで管理している商談情報をもとに、手作業で見積書PDFを作成している営業担当者の方
• 見積書の内容確認や共有をDiscordで行っており、ファイル添付の手間を省きたい方
• 営業プロセスにおける書類作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 商談が特定のフェーズに進むと自動で見積書が作成・共有されるため、Salesforceの情報を転記してPDFを作成する時間を削減できます。
• Salesforceのデータに基づいて書類が作成されるため、手作業による金額の入力ミスや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Discord、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を活用し、商談が特定フェーズに更新された場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」「レコードを取得する」アクションを設定し、見積書作成に必要な顧客情報や商品情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書PDFを作成します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの書類発行オペレーションでは、あらかじめ用意した見積書テンプレートに対し、Salesforceから取得した会社名や金額などの動的な情報を変数として埋め込むことが可能です。
• Discordへのファイル送信オペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストやSalesforceから取得した商談名などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。