Salesforceの商談情報から請求書を発行しMicrosoft Excelに追加する

■概要

Salesforceで商談が成立した後、請求書を作成し、その内容をMicrosoft Excelの管理表に手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Salesforceの商談情報をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を自動発行し、その内容をMicrosoft Excelに記録する一連の流れを自動化するため、請求書発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談情報から手作業で請求書を作成し、Excelで管理している営業担当者の方
• 請求書発行業務における転記ミスをなくし、作業の正確性を高めたい経理部門の方
• SalesforceとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談確定から請求書発行、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になることで、金額の誤入力や顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページからフローを起動できるよう設定します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、商談に紐づく商品などの情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、商談や取引先の詳細情報を取得します。
5. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書テンプレートから書類を発行します。
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、発行した請求書の情報を管理表に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのアクション設定では、お使いの環境のマイドメインURLや、商談・取引先といった対象オブジェクトのAPI参照名を指定してください。
• Google スプレッドシートで請求書を発行するアクションでは、請求書の原本となるテンプレートのスプレッドシートIDを任意で設定してください。
• Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、記録先となるファイルやシート（データベース）を任意で指定してください。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。