「複数ページのPDFから特定ページだけを抜き出す作業が面倒…」
「契約書や請求書がまとまったPDFを、手作業で分割するのに時間がかかっている…」
このように、PDFファイルの分割や整理といった手作業に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、ストレージにアップロードされたPDFファイルを、指定したページで自動的に分割できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されるはずです。より付加価値の高いコア業務に専念する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も必要ありません。ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルを自動で分割する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでファイルを分割する
試してみる
■概要
複数ページにわたるPDFファイルから、特定のページだけを取り出して共有したいといった業務は頻繁に発生しますが、手作業での分割処理は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルをアップロードするだけで、PDF.coによるPDFの分割処理が自動で実行されるため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとPDF.coを利用しており、手作業でのPDF分割に手間を感じている方
- 契約書や請求書など、大量のPDFファイルを定常的に取り扱っており、業務を効率化したい方
- PDF.coを活用したPDFの分割処理を自動化し、ファイル管理を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードを起点に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたPDFの分割作業にかかる時間を削減できます
- 手作業によるページの指定ミスやファイルの取り違えといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル分割を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルを取得します
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、PDF.coの「PDFファイルの分割」アクションを設定し、指定したページでファイルを分割します
- 「処理繰り返し」のオペレーションを用いて、分割された各ファイルをGoogle Driveにアップロードするまでの一連の処理を自動で繰り返すように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、監視対象としたい任意のフォルダIDを設定してください
- PDF.coのオペレーション「PDFファイルの分割」では、分割したいページのインデックスまたは範囲を任意で指定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Google Drive上のPDFファイルを自動で分割するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでファイルを自動分割するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／PDF.co
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとPDF.coのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでファイルを分割する
試してみる
■概要
複数ページにわたるPDFファイルから、特定のページだけを取り出して共有したいといった業務は頻繁に発生しますが、手作業での分割処理は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルをアップロードするだけで、PDF.coによるPDFの分割処理が自動で実行されるため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとPDF.coを利用しており、手作業でのPDF分割に手間を感じている方
- 契約書や請求書など、大量のPDFファイルを定常的に取り扱っており、業務を効率化したい方
- PDF.coを活用したPDFの分割処理を自動化し、ファイル管理を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードを起点に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたPDFの分割作業にかかる時間を削減できます
- 手作業によるページの指定ミスやファイルの取り違えといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル分割を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルを取得します
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、PDF.coの「PDFファイルの分割」アクションを設定し、指定したページでファイルを分割します
- 「処理繰り返し」のオペレーションを用いて、分割された各ファイルをGoogle Driveにアップロードするまでの一連の処理を自動で繰り返すように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、監視対象としたい任意のフォルダIDを設定してください
- PDF.coのオペレーション「PDFファイルの分割」では、分割したいページのインデックスまたは範囲を任意で指定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Google DriveとPDF.coをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Google DriveとYoomのマイアプリ登録
上記のナビのGoogle スプレッドシートの箇所を参考に、マイアプリ連携を行いましょう。
2.PDF.coとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
PDF.coを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を手動で入力しましょう。
入力できたら「追加」をクリックします。
※「アクセストークン」にはPDF.coで取得したAPIキーを入力してください。「Copy Key」からコピー可能です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでファイルを分割する
試してみる
■概要
複数ページにわたるPDFファイルから、特定のページだけを取り出して共有したいといった業務は頻繁に発生しますが、手作業での分割処理は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルをアップロードするだけで、PDF.coによるPDFの分割処理が自動で実行されるため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとPDF.coを利用しており、手作業でのPDF分割に手間を感じている方
- 契約書や請求書など、大量のPDFファイルを定常的に取り扱っており、業務を効率化したい方
- PDF.coを活用したPDFの分割処理を自動化し、ファイル管理を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードを起点に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたPDFの分割作業にかかる時間を削減できます
- 手作業によるページの指定ミスやファイルの取り違えといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル分割を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルを取得します
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、PDF.coの「PDFファイルの分割」アクションを設定し、指定したページでファイルを分割します
- 「処理繰り返し」のオペレーションを用いて、分割された各ファイルをGoogle Driveにアップロードするまでの一連の処理を自動で繰り返すように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、監視対象としたい任意のフォルダIDを設定してください
- PDF.coのオペレーション「PDFファイルの分割」では、分割したいページのインデックスまたは範囲を任意で指定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Google Driveの特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回のフローで使用したいGoogle Driveのフォルダの「フォルダID」を候補から選択しましょう。
「フォルダID」に設定したフォルダにテスト用のPDFをアップロードしましょう。
例として以下のPDFファイルをアップロードしました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
