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「Calendlyで新しいアポイントが入るたびに、Asanaでタスクを手動作成している…」
「予定の詳細情報をいちいちコピー＆ペーストするのが面倒で、入力漏れやミスも発生しがち…」
このように、日程調整ツールとタスク管理ツールの間の手作業での情報連携に、非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Calendlyで予定が登録された際に、必要な情報が盛り込まれたタスクがAsanaに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間やヒューマンエラーのリスクから解放されます。商談の準備やフォローアップといった、より本質的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CalendlyとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CalendlyとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた日程調整後のタスク作成プロセスを自動化できます。この連携により、タスクの作成漏れを防ぎ、チーム全体のタスク管理をよりスムーズかつ正確に行えるようになります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Calendlyで新しい予定が登録されると、その予定情報（日時、参加者、議題など）をもとに、Asanaの指定したプロジェクトに自動でタスクを作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動でのタスク作成の手間を排除し、アポイント確定後のアクションの抜け漏れを防ぐ</span>ことができます。
この連携は、Calendlyのデータを直接Asanaに連携するシンプルな構成です。
「特定のイベントタイプ（例：商談、面接など）」や「議題に特定のキーワードが含まれる予定」といった条件に合致した場合にのみ、Asanaにタスクを自動で作成します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">すべての予定をタスク化するのではなく、対応が必要な重要な予定だけをフィルタリングしてタスク管理できる</span>ため、より効率的なプロジェクト進行が可能になります。
これは、条件分岐の処理を含むことで、より柔軟な自動化を実現するパターンです。
それでは、さっそく実際にCalendlyとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCalendlyとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Asana
[Yoomとは]
今回は「Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Calendlyのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Asanaのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。「タイトル」は任意で変更も可能です。
Calendlyと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「組織uri」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ユーザーuri」も同様に、候補から選択してください。
その後「テスト」を行いましょう。
テストに成功したら、「次へ」をクリックしてください。
次にWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
Clockifyで実際に予定をカレンダーに登録しましょう。
作成する予定は、架空の情報（「テスト会議」や「テストミーティング」など）でOKです。
完了したらYoomに戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
最後に、「保存する」をクリックしましょう
追加するタスクの設定をしていきます。
「タスクを追加」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Asanaと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「タスク名」は、取得した値から予定名を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「セクションID」も、候補から設定可能です。
タスクを追加したいセクションを選んでください。
「タスクの説明」は、下記のように取得した値を利用して設定ができます。
用途に合わせて、使用したい値や説明の内容を変更してみましょう。
「期日（日時）」も、取得した値から選択可能です。
その他連携したい項目を任意で設定し、全て完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際Asanaにタスクが追加されるので、確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローの連携手順になります！
CalendlyやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Calendlyで予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付したり、Notionでページを作成したりできます。また、Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Calendlyでワンオフミーティングを作成したりすることも可能です。さらに、Google スプレッドシートにレコードを追加したり、Outlookでメールを送信したりといった自動化も行えます。
Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録したり、Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったり、Asanaでタスクが登録されたらGoogle カレンダーにイベントを登録したりすることも可能です。さらに、Salesforceで新規リードが作成されたらAsanaにタスクを追加するといった自動化も行えます。
CalendlyとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた、日程調整後のタスク作成や関連情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者はタスクの作成漏れを心配することなく、直近の予定に基づいたアクションを迅速に取れるようになり、商談の準備や顧客フォローといった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Calendlyの質問フォームで回答された内容を、Asanaタスクに反映させることはできますか？
A：はい、可能です。
質問フォームの回答を取得できるので、Asanaのアクション設定で「タスクの説明」にその回答を入れることで、タスクに自動で反映させることができます。
Q：この連携は、各ツールの無料プランの範囲内で実現可能ですか？
A：CalendlyとAsanaはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、(タスクを追加)の1タスク消費となります。
そのため、毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知し対処すればよいですか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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