Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとAsanaを利用し、打ち合わせのタスク管理を手作業で行っている方
・タスクの登録漏れを防ぎ、商談や打ち合わせの準備を確実に行いたいと考えている方
・CalendlyとAsanaの連携を通じて、定型業務を自動化し生産性を高めたい方
■注意事項
・CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
「Calendlyで新しいアポイントが入るたびに、Asanaでタスクを手動作成している…」
「予定の詳細情報をいちいちコピー＆ペーストするのが面倒で、入力漏れやミスも発生しがち…」
このように、日程調整ツールとタスク管理ツールの間の手作業での情報連携に、非効率さを感じていませんか？
もし、Calendlyで予定が登録された際に、必要な情報が盛り込まれたタスクがAsanaに自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間やヒューマンエラーのリスクから解放されます。商談の準備やフォローアップといった、より本質的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCalendlyとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとAsanaを利用し、打ち合わせのタスク管理を手作業で行っている方
・タスクの登録漏れを防ぎ、商談や打ち合わせの準備を確実に行いたいと考えている方
・CalendlyとAsanaの連携を通じて、定型業務を自動化し生産性を高めたい方
■注意事項
・CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
CalendlyとAsanaを連携してできること
CalendlyとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた日程調整後のタスク作成プロセスを自動化できます。この連携により、タスクの作成漏れを防ぎ、チーム全体のタスク管理をよりスムーズかつ正確に行えるようになります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
Calendlyで新しい予定が登録されると、その予定情報（日時、参加者、議題など）をもとに、Asanaの指定したプロジェクトに自動でタスクを作成します。
この仕組みにより、手動でのタスク作成の手間を排除し、アポイント確定後のアクションの抜け漏れを防ぐことができます。
この連携は、Calendlyのデータを直接Asanaに連携するシンプルな構成です。
Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
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■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとAsanaを利用し、打ち合わせのタスク管理を手作業で行っている方
・タスクの登録漏れを防ぎ、商談や打ち合わせの準備を確実に行いたいと考えている方
・CalendlyとAsanaの連携を通じて、定型業務を自動化し生産性を高めたい方
■注意事項
・CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyで特定条件に合う予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
「特定のイベントタイプ（例：商談、面接など）」や「議題に特定のキーワードが含まれる予定」といった条件に合致した場合にのみ、Asanaにタスクを自動で作成します。
この連携を活用することで、すべての予定をタスク化するのではなく、対応が必要な重要な予定だけをフィルタリングしてタスク管理できるため、より効率的なプロジェクト進行が可能になります。
これは、条件分岐の処理を含むことで、より柔軟な自動化を実現するパターンです。
Calendlyで特定条件に合う予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
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■概要
Calendlyでの日程調整後、手作業でAsanaにタスクを登録していませんか？予定の種類によってはタスク化が不要な場合もあり、その都度内容を確認して手動で登録する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、CalendlyとAsanaをスムーズに連携させ、特定の条件に合致する予定が登録された際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Calendlyでの日程調整後に、Asanaへのタスク登録を手作業で行っている方
・CalendlyとAsanaを連携させ、重要なアポイントのタスク化を自動で行いたい方
・日程調整からタスク管理までの一連の業務フローを効率化し、対応漏れをなくしたい方
■注意事項
・CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
CalendlyとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にCalendlyとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCalendlyとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- CalendlyとAsanaをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Calendlyのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
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■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとAsanaを利用し、打ち合わせのタスク管理を手作業で行っている方
・タスクの登録漏れを防ぎ、商談や打ち合わせの準備を確実に行いたいと考えている方
・CalendlyとAsanaの連携を通じて、定型業務を自動化し生産性を高めたい方
■注意事項
・CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：CalendlyとAsanaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Calendlyのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Asanaのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとAsanaを利用し、打ち合わせのタスク管理を手作業で行っている方
・タスクの登録漏れを防ぎ、商談や打ち合わせの準備を確実に行いたいと考えている方
・CalendlyとAsanaの連携を通じて、定型業務を自動化し生産性を高めたい方
■注意事項
・CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Calendlyのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。「タイトル」は任意で変更も可能です。
Calendlyと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「組織uri」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ユーザーuri」も同様に、候補から選択してください。
その後「テスト」を行いましょう。
テストに成功したら、「次へ」をクリックしてください。
次にWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
Clockifyで実際に予定をカレンダーに登録しましょう。
作成する予定は、架空の情報（「テスト会議」や「テストミーティング」など）でOKです。
完了したらYoomに戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
最後に、「保存する」をクリックしましょう
ステップ4：Asanaのアクション設定
追加するタスクの設定をしていきます。
「タスクを追加」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Asanaと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「タスク名」は、取得した値から予定名を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「セクションID」も、候補から設定可能です。
タスクを追加したいセクションを選んでください。
「タスクの説明」は、下記のように取得した値を利用して設定ができます。
用途に合わせて、使用したい値や説明の内容を変更してみましょう。
「期日（日時）」も、取得した値から選択可能です。
その他連携したい項目を任意で設定し、全て完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際Asanaにタスクが追加されるので、確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローの連携手順になります！
CalendlyやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例
CalendlyやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Calendlyを使った自動化例
Calendlyで予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付したり、Notionでページを作成したりできます。また、Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Calendlyでワンオフミーティングを作成したりすることも可能です。さらに、Google スプレッドシートにレコードを追加したり、Outlookでメールを送信したりといった自動化も行えます。
Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
Calendlyで予定が登録されたらGoogleスプレッドシートにレコードを追加するフローです。
Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■注意事項
・CalendlyとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する
試してみる
Calendlyで予定が作成されたら、Notionに連携して新規ページを作成するフローです。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Calendlyでワンオフミーティングを作成する
試してみる
■概要
Zendeskで受けた問い合わせに対し、個別のミーティングを設定する際に手作業でCalendlyを操作していませんか。
チケット情報を確認しながら手動でミーティングを作成し、URLを返信する作業は手間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとCalendlyを連携を自動化できるため、特定のチケットが作成された際に自動でワンオフミーティングを作成し、日程調整業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとCalendlyを併用し、手作業でのミーティング設定に課題を感じているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせから日程調整までのプロセスを自動化し、チームの対応速度を向上させたいと考えている方
・手作業による情報転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Calendly、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaを使った自動化例
Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録したり、Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったり、Asanaでタスクが登録されたらGoogle カレンダーにイベントを登録したりすることも可能です。さらに、Salesforceで新規リードが作成されたらAsanaにタスクを追加するといった自動化も行えます。
Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録する
試してみる
■概要
「Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録する」フローは、プロジェクト管理と営業活動管理をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、AsanaとSalesforceの連携が簡単になり、日々の業務をよりスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行い、Salesforceで営業活動を管理している方
・タスクの二重入力や情報の手動転記に手間を感じているチームリーダー
・複数のSaaSアプリを効果的に連携させたいと考えている中小企業の経営者
・業務ワークフローの自動化を通じて、チーム全体の生産性を高めたい方
■注意事項
・Asana、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
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Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Salesforceの新規リード情報をAsanaにタスクとして自動登録する
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■概要
「Salesforceの新規リード情報をAsanaにタスクとして自動登録する」ワークフローは、営業活動の効率化を目指す方に最適な業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとAsanaを既に活用しており、両システム間のデータ連携を強化したい営業担当者の方
・リード獲得後のフォローアップを効率化し、漏れなくタスク管理を行いたいチームリーダーの方
・営業プロセスの自動化を通じて、業務の効率化と生産性向上を目指す企業の経営者の方
・手動でのデータ入力に時間を取られている営業サポートスタッフの方
■注意事項
・Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。
この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
・手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
・チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
CalendlyとAsanaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた、日程調整後のタスク作成や関連情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者はタスクの作成漏れを心配することなく、直近の予定に基づいたアクションを迅速に取れるようになり、商談の準備や顧客フォローといった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Calendlyの質問フォームで回答された内容を、Asanaタスクに反映させることはできますか？
A：はい、可能です。
質問フォームの回答を取得できるので、Asanaのアクション設定で「タスクの説明」にその回答を入れることで、タスクに自動で反映させることができます。
Q：この連携は、各ツールの無料プランの範囲内で実現可能ですか？
A：CalendlyとAsanaはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、(タスクを追加)の1タスク消費となります。
そのため、毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知し対処すればよいですか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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