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■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。
特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Calendlyで新しいアポイントが入るたびに、Asanaでタスクを手動作成している…」
「予定の詳細情報をいちいちコピー＆ペーストするのが面倒で、入力漏れやミスも発生しがち…」
このように、日程調整ツールとタスク管理ツールの間の手作業での情報連携に、非効率さを感じていませんか？
もし、Calendlyで予定が登録された際に、必要な情報が盛り込まれたタスクがAsanaに自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間やヒューマンエラーのリスクから解放されます。商談の準備やフォローアップといった、より本質的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっとスマートにしましょう！
YoomにはCalendlyとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。
特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
CalendlyとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた日程調整後のタスク作成プロセスを自動化できます。この連携により、タスクの作成漏れを防ぎ、チーム全体のタスク管理をよりスムーズかつ正確に行えるようになります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Calendlyで新しい予定が登録されると、その予定情報（日時、参加者、議題など）をもとに、Asanaの指定したプロジェクトに自動でタスクを作成します。
この仕組みにより、手動でのタスク作成の手間を排除し、アポイント確定後のアクションの抜け漏れを防ぐことができます。
この連携は、Calendlyのデータを直接Asanaに連携するシンプルな構成です。
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。
特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「特定のイベントタイプ（例：商談、面接など）」や「議題に特定のキーワードが含まれる予定」といった条件に合致した場合にのみ、Asanaにタスクを自動で作成します。
この連携を活用することで、すべての予定をタスク化するのではなく、対応が必要な重要な予定だけをフィルタリングしてタスク管理できるため、より効率的なプロジェクト進行が可能になります。
これは、条件分岐の処理を含むことで、より柔軟な自動化を実現するパターンです。
■概要
Calendlyでの日程調整後、手作業でAsanaにタスクを登録していませんか？
予定の種類によってはタスク化が不要な場合もあり、その都度内容を確認して手動で登録する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、CalendlyとAsanaをスムーズに連携させ、特定の条件に合致する予定が登録された際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にCalendlyとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCalendlyとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Asana
[Yoomとは]
今回は「Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。
特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Calendlyのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Asanaのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。
特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。「タイトル」は任意で変更も可能です。
Calendlyと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「組織uri」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ユーザーuri」も同様に、候補から選択してください。
その後「テスト」を行いましょう。
テストに成功したら、「次へ」をクリックしてください。
次にWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
Clockifyで実際に予定をカレンダーに登録しましょう。
作成する予定は、架空の情報（「テスト会議」や「テストミーティング」など）でOKです。
完了したらYoomに戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
最後に、「保存する」をクリックしましょう
追加するタスクの設定をしていきます。
「タスクを追加」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Asanaと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「タスク名」は、取得した値から予定名を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「セクションID」も、候補から設定可能です。
タスクを追加したいセクションを選んでください。
「タスクの説明」は、下記のように取得した値を利用して設定ができます。
用途に合わせて、使用したい値や説明の内容を変更してみましょう。
「期日（日時）」も、取得した値から選択可能です。
その他連携したい項目を任意で設定し、全て完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際Asanaにタスクが追加されるので、確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローの連携手順になります！
CalendlyやAsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Calendlyで予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付したり、Notionでページを作成したりできます。また、Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Calendlyでワンオフミーティングを作成したりすることも可能です。さらに、Google スプレッドシートにレコードを追加したり、Outlookでメールを送信したりといった自動化も行えます。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Calendlyで予定が作成されたら、Notionに連携して新規ページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを使用して議事録やメモを作成している方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.社内の予定をCalendlyで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・定型業務を自動化することで業務を効率化することができます。
・連絡や作成の手間を省き、一連の流れで掛かっていた時間を短縮することができます。
■注意事項
・Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Zendeskで受けた問い合わせに対し、個別のミーティングを設定する際に手作業でCalendlyを操作していませんか？チケット情報を確認しながら手動でミーティングを作成し、URLを返信する作業は手間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ZendeskとCalendlyの連携を自動化できるため、特定のチケットが作成された際に自動でワンオフミーティングを作成し、日程調整業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・採用面接の予約を行っている採用担当者
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.Google スプレッドシートを使用してデータの管理を行なっている方
・支店を多く持ち対面での情報共有が難しい企業の担当者
・複数人で同時にデータへの情報入力を行う事務職担当者
・デジタルツールを活用してデータやファイル管理を行なっている事務職員
3.入力の手間をなくし、自動化したいと考えている方
・手入力を減らし業務の効率化を目指す中小企業の経営者
・多くの入力作業をこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でGoogle スプレッドシートにレコード追加することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。
・Google スプレッドシートへの登録を自動化することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定が登録と同時にGoogle スプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。
・Google スプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。
・Google スプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。
■注意事項
・Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、参加者へのお礼や詳細案内メールをOutlookから手動で送信していませんか？
この作業は件数が増えると手間がかかり、送信漏れや内容の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録されたタイミングで、Outlookから自動でメールを送信し、こうした定型業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録したり、Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知を送ったり、Asanaでタスクが登録されたらGoogle カレンダーにイベントを登録したりすることも可能です。さらに、Salesforceで新規リードが作成されたらAsanaにタスクを追加するといった自動化も行えます。
■概要
Asanaで管理しているタスクを、営業活動と連携させるためSalesforceに手作業で登録していませんか？
こういった転記作業は入力漏れや遅延を引き起こすだけでなく、本来の業務時間を圧迫する一因になります。
このワークフローでは、Asanaで新しいタスクが追加されたら、自動的にSalesforceにToDoが作成します。
タスク管理の課題を解消し、業務の連携を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたらタスクの担当者情報を取得し、担当者のGoogleカレンダーに予定を登録します。
Asanaにログインすることなく、Googleカレンダー上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
CalendlyとAsanaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた、日程調整後のタスク作成や関連情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者はタスクの作成漏れを心配することなく、直近の予定に基づいたアクションを迅速に取れるようになり、商談の準備や顧客フォローといった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Calendlyの質問フォームで回答された内容を、Asanaタスクに反映させることはできますか？
A：はい、可能です。
質問フォームの回答を取得できるので、Asanaのアクション設定で「タスクの説明」にその回答を入れることで、タスクに自動で反映させることができます。
Q：この連携は、各ツールの無料プランの範囲内で実現可能ですか？
A：CalendlyとAsanaはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、(タスクを追加)の1タスク消費となります。
そのため、毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知し対処すればよいですか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
