「Asanaのカスタムフィールド情報をスプレッドシートで管理したいけど、毎回手作業で転記するのが面倒…」
「プロジェクトの状況が変わるたびにカスタムフィールドを更新しているけど、他のツールへの反映が追いつかず、情報が古くなってしまう…」
このように、Asanaのカスタムフィールドに関する情報管理や連携作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Asanaで設定されているカスタムフィールドの情報を、指定したタイミングで自動的に他のアプリケーションに連携できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、プロジェクト管理のコア業務にさらに集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはAsanaのカスタムフィールド情報を取得する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Asanaからカスタムフィールドの設定一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Asanaのカスタムフィールド情報をスプレッドシートに連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Asanaに設定されているカスタムフィールドの一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
AsanaとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Asanaのアクション設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定 フローをONにし、正しく動作するかを確認
Asanaからカスタムフィールドの設定一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：AsanaとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomと連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Asanaのマイアプリ連携】
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Asanaからカスタムフィールドの設定一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：手動で起動する 今回のテンプレートは、「手動起動」を使用しております。任意のタイミングでフローボットを起動できる機能 です。手動起動の設定方法
すべての設定を完了させると、フローボットの画面右上に「起動する」ボタンが表示されます。
ステップ4：Asanaのアクション設定 ここでは、Asanaの指定したプロジェクトのカスタムフィールド設定一覧を取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
まずは「プロジェクトID」 を設定します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
※ 取得した値 とは？ トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
「完了」をクリックし、次のステップに進みましょう！
ステップ5：繰り返し処理の設定 ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。「カスタムフィールドの設定一覧を取得」 を選択してください。「カスタムフィールド設定IDのリスト」・「カスタムフィールド設定のプロジェクト名のリスト」・「カスタムフィールド設定の親プロジェクト名のリスト」 を設定しましょう！
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ6：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定 最後の設定です！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
「スプレッドシートID」 ：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。「スプレッドシートのタブ名」 ：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
テーブル範囲 ：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:C」になります。「次へ」のボタンをクリックすると、データベース操作の詳細設定画面に移動します。
ここでは、「追加するレコードの値」 を設定しましょう。
「テスト」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をします。
最後に「完了」をクリックしましょう。「Asanaからカスタムフィールドの設定一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する」 フローの完成です！
ステップ7：フロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
フローを起動させる場合は、画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Asanaを使ったその他の自動化例 AsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Asanaを使った自動化例 Asanaのプロジェクトにタスクが追加された際にTodoistなどの他ツールへ同期したり、タスクが完了したらNotionに完了履歴を自動で記録したりできます。また、指定した日時に未完了タスクを取得してGoogle カレンダーに予定を作成したり、AIと連携してメッセージを作成しチャットツールへ通知することも可能です。
Airtableで特定条件に合うレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
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Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをLINE WORKSに通知する
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Asanaでタスクが更新されたらBacklogの課題も更新する
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Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
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Asanaのタスクが完了したらNotionに完了履歴を記録する
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Mailchimpで購読者が追加されたら、Asanaにタスクを自動作成する
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メールで受信した内容をもとに、Asanaでプロジェクトを作成しSlackに通知する
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フォーム回答をもとに、Asanaのプロジェクト内タスクから指定コラボレーターを一括削除する
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Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
まとめ Asanaのカスタムフィールド連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記や情報更新の手間をなくし、ヒューマンエラーのリスクを解消できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。登録フォーム
よくあるご質問
Q：連携処理がエラーになった場合、どうなりますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：特定の条件で自動的に連携を実行できますか？
A：
はい、可能です。「タスクが完了したとき」など、Asana上のアクションをきっかけにフローボットを起動させることも可能です。
AsanaのAPIアクションについては以下をご確認ください。
Q：Google スプレッドシート以外のアプリにも連携できますか？
A：
はい、可能です。Yoomは様々なアプリと連携可能です。
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