Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Calendlyでワンオフミーティングを作成する

■概要

Zendeskで受けた問い合わせに対し、個別のミーティングを設定する際に手作業でCalendlyを操作していませんか？チケット情報を確認しながら手動でミーティングを作成し、URLを返信する作業は手間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ZendeskとCalendlyの連携を自動化できるため、特定のチケットが作成された際に自動でワンオフミーティングを作成し、日程調整業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとCalendlyを併用し、手作業でのミーティング設定に課題を感じているカスタマーサポート担当者の方
• 問い合わせから日程調整までのプロセスを自動化し、チームの対応速度を向上させたいと考えている方
• 手作業による情報転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskでのチケット作成を起点にCalendlyのミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮できます
• チケット情報をもとにミーティングが作成されるため、氏名や連絡先の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとZendeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」を設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、チケットの件名や優先度など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 続いて、AI機能を設定し、チケットの本文からミーティングの参加者名や議題といった必要な情報を抽出します
5. 最後に、Calendlyの「ワンオフミーティングを作成する」を設定し、抽出した情報をもとにミーティングを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zendeskとの連携設定では、ご利用のサブドメインを任意で設定してください
• 分岐機能では、Zendeskチケットの件名や本文に含まれるキーワードなど、取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズ可能です
• AI機能では、チケットの本文から抽出したいテキスト項目（氏名、会社名など）を任意で指定できます
• Calendlyのミーティング作成では、前段のオペレーションで取得した値を引用し、ミーティングのタイトルや招待者情報などを自由に設定できます

■注意事項

• Calendly、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。