Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する

■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、内容を確認してAsanaに手動でタスクを登録する作業は、手間がかかりタスクの登録漏れに繋がることも少なくありません。
特に、重要な商談や打ち合わせ前の準備タスクが漏れてしまうと、ビジネス機会の損失にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、こうした手作業による手間やミスをなくし、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• CalendlyとAsanaを利用し、打ち合わせのタスク管理を手作業で行っている方
• タスクの登録漏れを防ぎ、商談や打ち合わせの準備を確実に行いたいと考えている方
• CalendlyとAsanaの連携を通じて、定型業務を自動化し生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が確定すると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、任意のプロジェクトにタスクが追加されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaにタスクを追加する際に、Calendlyから取得した予定の件名や日時、参加者のメールアドレスといった情報を、タスクのタイトルや説明欄に自由に設定してください
• タスクを追加するAsanaのプロジェクトや担当者を任意で指定することが可能です。これにより、特定のチームや担当者へ自動でタスクを割り振ることができます

■注意事項‍

• CalendlyとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。