Asanaにタスクが追加されたら、boardに案件を登録する

■概要

Asanaでタスク管理を行い、その情報を手作業で営業支援SFA/CRMのboardへ入力していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Asanaに新しいタスクが追加されると、その内容をAIが解析し、boardに案件として自動で登録するため、タスク管理と案件管理の連携をスムーズにし、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaとboardを併用しており、手作業での情報入力に課題を感じている営業担当者の方
• Asanaのタスクを起点として、boardへの案件登録を自動化し、管理を効率化したい方
• タスク管理から案件登録までのフローを最適化し、チーム全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると、boardに案件が自動で登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるboardへのデータ入力がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出」アクションで、Asanaのタスク情報から案件登録に必要なデータを抽出します
4. 次に、オペレーションでboardを選択し、「顧客リストの取得」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録」アクションを設定し、これまでのステップで取得・抽出した情報を紐付けて案件を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、Asanaのタスク情報から抽出したい項目（顧客名や案件概要など）を任意で設定することが可能です
• boardに案件を登録するオペレーションでは、各項目に固定値を設定したり、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりと、柔軟なカスタマイズができます

■注意事項

• Asana、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。