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「HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手動でZoomミーティングを設定している…」
「ウェビナーの申込者リストをZoomからダウンロードして、一件ずつHubSpotにコピペ登録するのが大変…」
このように、顧客管理システム（CRM）であるHubSpotと、Web会議ツールのZoomを併用する中で、双方のデータを手作業で連携させる業務に手間やストレスを感じていませんか？こうした定型的ながらも重要な作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotの取引情報をもとにZoomミーティングを自動で作成したり、Zoomのウェビナー参加者をHubSpotに自動でコンタクト登録したりする仕組み</span>があれば、こうした日々の作業から解放され、より戦略的な営業活動やマーケティング施策の立案といった業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、業務の非効率を解消し、作業をぐっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotとZoomのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化し、営業活動やマーケティング活動の効率を大幅に向上させることが可能になります。例えば、HubSpotで新しい取引が作成された際に自動でZoomミーティングを設定したり、逆にZoomウェビナーへの登録者をHubSpotのコンタクトとして自動で追加したりできます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、すぐにテンプレートを試せるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotで商談などの新しい取引が作成された後、手動でZoomミーティングを設定する作業は、時間がかかるだけでなく、URLの発行ミスや共有漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを利用することで、HubSpotで取引が作成された瞬間に<span class="mark-yellow">その情報をもとに自動でZoomミーティングを作成でき、スピーディーに商談の準備を進められます。</span>
手作業による設定の手間とミスをなくし、スムーズな営業活動を実現します。
「確度の高い取引のみ、優先的にミーティングを設定したい」といったニーズに応えるのがこの自動化です。
例えば、「取引確度が80%以上」や「特定のサービスに関する取引」など、HubSpotで設定した特定の条件を満たす新規取引が作成された場合にのみ、自動でZoomミーティングを作成します。
<span class="mark-yellow">不要なミーティング設定をなくし、営業担当者が重要な商談に集中できる環境を構築</span>します。
それでは、実際にHubSpotとZoomを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「HubSpotで新規取引が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずはYoomとアプリを連携します。
Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
その後アプリ一覧に進みますので、連携したいアプリ名を選択します。
新規アプリを連携する際は、この手順で進んでください。
アプリ一覧でHubSpotをクリックします。
Sign in to your HubSpot accountを選択しましょう。
HubSpotのログイン画面に移行後、パスワードを入力してログインします。
連携したいアカウントをクリックしてください。
チェックボックスをクリックして、Connect appを選択しましょう。
これでHubSpotのマイアプリ登録が完了しました。
Zoom（OAuth）を選択してください。
Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとわかりやすいです！
これでZoomのマイアプリ登録が完了しました。
Yoomで用意されているテンプレートを活用して、フローボットを設定していきます。
大枠が作られているので、それに沿って設定するだけでフローボットが完成します！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「新しい取引が作成されたら」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面設定に進みます。
こちらはコピーした時点で、設定ができているので、以下を確認後次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
この設定により、ノーコードで連携して、HubSpotの情報を取得することが可能になります。
それでは設定しましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
設定後、HubSpotに移動して、トリガーとなるイベント（新しい取引が作成されたら）を実行します。
ここでは以下の取引を作成しました。
トリガーイベントを実行したら、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功し、HubSpotの情報が取得できたら、保存してください。
次に「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の設定に進みます。
こちらは設定ができているので、以下の点を確認後、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます。
API接続設定をすることで、Zoomと自動で連携することが可能になります。
この設定を通じて、ミーティング作成するアクションをノーコードでできるようになります。
メールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを設定しましょう。
トピックはHubSpotの取得した値から選択してください。
取得した値は、変動する値になります。
フローが起動する度に置き換わるので便利ですね！
詳細はこちらを確認してください。
ここでは、Zoomで設定した翌日の固定時間にミーティングを作成する想定で設定しています。
開始日時は日付の「翌日」の項目から選択し、9時と入力しています。
会議時間を設定したら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Zoomにミーティングを作成できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットの起動を確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はHubSpotからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zoomで開催するウェビナーの参加登録者情報を、手作業でHubSpotに登録するのは非常に手間がかかります。
このテンプレートを使えば、Zoomでウェビナーへの新規参加登録があるたびに、<span class="mark-yellow">参加者の情報をHubSpotのコンタクトとして自動で作成・追加</span>します。
これにより、リード情報を即座にCRMへ反映させ、迅速なフォローアップやナーチャリング活動へと繋げることが可能です。
複数のウェビナーを運営している場合、「特定のウェビナーからのリードだけを管理したい」というケースも少なくありません。
この自動化では、例えば「製品デモ」や「個別相談会」といった特定のウェビナーに参加登録があった場合にのみ、その情報をHubSpotにコンタクトとして登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">リードの質を管理し、営業チームがより有望な見込み客に効率的にアプローチできるでしょう!</span>
HubSpotやZoomのAPIを活用することで、様々な自動化が実現できます。
JotformやWebflowのフォームが送信されたら、HubSpotにチケットを作成したり、HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成したりできます。また、Zendeskでチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成したり、Shopifyで顧客が登録されたら、HubSpotにも顧客情報を追加したりといった自動化も行えます。
Zoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに保存したり、内容を議事録化してDiscordやSlackに通知したりできます。また、Google スプレッドシートに行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加したり、Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成したりといった自動化も行えます。
HubSpotとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティング設定やリード情報の転記といった作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、商談設定の遅れによる機会損失を防いだり、ウェビナーで獲得したリードを確実に取り込んだりと、営業やマーケティング活動全体のスピードと質を向上させ、担当者はより戦略的な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Zoomミーティングの件名や説明文は自由に設定できる？
A：はい！可能です。
手動で入力した場合、同じ内容をくり返し設定されてしまうので、HubSpotの取得した値を活用して設定しましょう！
取得した値についてはこちらを参考にしてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：Yoomの画面でアプリ連携が失敗したことが表示されます。ログイン情報の入力ミスなどの不備が原因の一つとして考えられます。
その際は、画面左側の「マイアプリ」から再度マイアプリ連携を行ってください。
ZoomはClient secretを取得する必要があります。その場合は以下も合わせて確認してください。
Zoomのマイアプリ登録方法
Q：ウェビナーの実際の参加・欠席状況も連携できる？
A：はい！可能です。
ここでご紹介したフローボットは、HubSpotの情報をZoomに連携するというシンプルな構成でしたが、「分岐」のアクションを設定することでフローを区別して起動することが可能になります。
分岐の詳しい設定方法はこちら。
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