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「Googleカレンダーに新しい予定が入るたびに、関係部署のGoogle Chatスペースに共有するのが面倒…」
「会議の直前にリマインドを送るのを忘れてしまい、参加者が遅れてしまった…」
このようにスケジュールの共有やリマインドといった手作業での連絡に手間を感じたり、重要な情報の伝達漏れに悩んだりしていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録された際、指定したGoogle Chatのスペースに会議情報やリマインドを自動通知できる仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますよね。その結果、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スケジュール情報を自動通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのスケジュールツールとGoogle Chatを連携し、予定の通知を自動化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します！
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールに新しい予定が作成された際、その情報をGoogle Chatに自動で通知する</span>フローです。手動での共有漏れやリマインド忘れを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にできます。
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに予定が作成されたらGoogle Chatに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Chat
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしましょう。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず、Googleカレンダーでテスト用の予定を作成しましょう。
今回は例として会議を作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻って「予定が作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、カレンダーIDを候補から選択しましょう。
最後に任意で種別と検索キーワードを設定してテストしてください。
今回はテスト用に作成した予定に合わせて「会議」というキーワードを設定しました。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を以降のステップで活用します。
●取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
先ほど取得したGoogleカレンダーの予定情報をGoogle Chatで通知します。
「メッセージを送信」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずスペースのリソース名を候補から選択してください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
Googleカレンダーから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※メンションも可能です。設定方法はこちら。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Googleカレンダーの予定情報がGoogle Chatのスペースに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Googleカレンダーに予定が作成されたらGoogle Chatに通知する方法でした！
今回ご紹介した連携にとどまらず、<span class="mark-yellow">さまざまなアプリケーションと組み合わせることで幅広い業務を自動化できます。</span>以下でピックアップしているテンプレートも参考に、ご自身の業務スタイルに合う最適な連携方法をぜひ探してみてください！
チャットへの投稿と同時に、ドキュメントやデータベースへ内容を保存したり、月末や日々のタイミングでレポートやリマインダーを自動で通知することが可能ですよ。
営業管理や社員の入退社連絡、問い合わせへの対応も自動化できるため、情報共有や確認作業の抜け漏れが減り、組織全体の業務最適化が実現できるでしょう。
GoogleカレンダーとGoogle Chatの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスケジュール共有やリマインドの手間を削減し、重要な情報の伝達漏れを防ぐことができます。</span>
これによりチームメンバーは常に最新の予定を把握でき、会議への参加遅延などもなくなるためスムーズな連携体制が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Chatからカレンダーに予定を登録できますか？
A：可能です。以下のテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
Q：Googleカレンダー以外の予定も連携できますか？
A：可能です。例えばOutlookのカレンダーでの予定登録をトリガーとしたい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でGoogleカレンダーのアクションをOutlookの「カレンダーにイベントが登録されたら」などに変更した上で設定してください。
Q：特定の予定だけを通知対象にできますか？
A：分岐設定を追加することで可能です。例えば分岐条件を「作成者が特定のメールアドレスと等しい場合」に設定することで、特定の作成者による予定のみ通知することができます。
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