「TOKIUMの部署情報を更新するために、いちいち手作業で対応するのが面倒…」
このように、TOKIUMの部署情報管理に手間や煩わしさを感じていませんか？
もしGoogle スプレッドシートで管理している部署情報を更新した際にTOKIUMへ自動で反映し、そのバッチジョブの取得状況まで通知できる仕組み があればこれらの悩みから解放されますね。
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ YoomにはTOKIUMの部署情報を更新しバッチジョブを取得する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで部署情報が更新されたら、TOKIUMへ反映しバッチジョブを取得して通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している部署情報などを、経費精算システムのTOKIUMに手作業で反映させていませんか？マスターデータの更新は重要な業務ですが、手作業では転記ミスが発生したり、更新に時間がかかったりすることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動でTOKIUMの部署情報が更新され、その結果がメールで通知されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとTOKIUM間で部署情報を手作業で同期している経理や総務担当者の方 マスターデータの更新作業における入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 経費精算システムに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、自動でTOKIUMへデータが反映されるため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します 続けて、オペレーションでTOKIUMの「部署を更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署更新のバッチジョブを取得」アクションを設定し、更新処理のステータスを確認します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ更新完了の旨を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートIDやシートID、検知対象の列などを任意で設定してください TOKIUMのオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、更新したいフィールドに自由にマッピングすることが可能です メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にTOKIUMから取得したバッチジョブの結果などを変数として埋め込めます ■注意事項
TOKIUM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください
TOKIUMの部署更新とバッチジョブ取得を自動化するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで部署情報が更新されたら、TOKIUMへ反映しバッチジョブを取得して通知する フローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート TOKIUM
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとTOKIUMのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Google スプレッドシートのトリガー設定、TOKIUMとメールのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで部署情報が更新されたら、TOKIUMへ反映しバッチジョブを取得して通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している部署情報などを、経費精算システムのTOKIUMに手作業で反映させていませんか？マスターデータの更新は重要な業務ですが、手作業では転記ミスが発生したり、更新に時間がかかったりすることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動でTOKIUMの部署情報が更新され、その結果がメールで通知されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとTOKIUM間で部署情報を手作業で同期している経理や総務担当者の方 マスターデータの更新作業における入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 経費精算システムに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、自動でTOKIUMへデータが反映されるため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します 続けて、オペレーションでTOKIUMの「部署を更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署更新のバッチジョブを取得」アクションを設定し、更新処理のステータスを確認します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ更新完了の旨を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートIDやシートID、検知対象の列などを任意で設定してください TOKIUMのオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、更新したいフィールドに自由にマッピングすることが可能です メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にTOKIUMから取得したバッチジョブの結果などを変数として埋め込めます ■注意事項
TOKIUM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください
事前準備 TOKIUMの準備
テスト用の部署を用意し、その部署ID および親部署ID を控えておきましょう。よくあるご質問 をご参照ください。
Google スプレッドシートの準備
部署管理用のシートを用意しましょう。一意の値
ステップ1：Google スプレッドシートとTOKIUMのマイアプリ連携 ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
それではここからTOKIUMのマイアプリ登録方法を解説します。
アカウント名 と、アクセストークン 欄にAPIキーを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで部署情報が更新されたら、TOKIUMへ反映しバッチジョブを取得して通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している部署情報などを、経費精算システムのTOKIUMに手作業で反映させていませんか？マスターデータの更新は重要な業務ですが、手作業では転記ミスが発生したり、更新に時間がかかったりすることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動でTOKIUMの部署情報が更新され、その結果がメールで通知されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとTOKIUM間で部署情報を手作業で同期している経理や総務担当者の方 マスターデータの更新作業における入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 経費精算システムに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、自動でTOKIUMへデータが反映されるため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します 続けて、オペレーションでTOKIUMの「部署を更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署更新のバッチジョブを取得」アクションを設定し、更新処理のステータスを確認します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ更新完了の旨を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートIDやシートID、検知対象の列などを任意で設定してください TOKIUMのオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、更新したいフィールドに自由にマッピングすることが可能です メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にTOKIUMから取得したバッチジョブの結果などを変数として埋め込めます ■注意事項
TOKIUM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定 更新された行の内容を検知します。「行が更新されたら」をクリックしましょう。
※Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項
タイトル と連携するアカウント情報 を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔 をプルダウンから選択しましょう。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
スプレッドシートID・シートID を候補から選択してください。
テーブル範囲 を選択してテストしましょう。
一意の値が入った列 は「部署ID」が入ったC列更新を検知したい列 は「部署名」が入ったA列としています。
※取得した値
ステップ4：TOKIUMで部署を更新する設定 Google スプレッドシート上の部署情報をもとに、部署名を更新します。
部署ID ・部署名 ・部署コード ・親部署ID の欄には、それぞれGoogle スプレッドシートから取得した値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の部署情報を反映できます。
承認権限 と並び順 を設定したらテストしてください。
ステップ5：TOKIUMでバッチジョブを取得する設定 先ほど取得したジョブIDをもとに、今度はバッチジョブを取得します。
ジョブID の欄には、ステップ4で取得した「ジョブID」の値が既に設定されているのでそのままテストしましょう。
ステップ6：メールを送る設定 ステップ4・5で取得した部署情報およびバッチジョブを、Yoomのメール機能で送信します。
※「メールを送る」でできること
To に任意のメールアドレスを入力しましょう。CC ・BCC の設定もできます。
件名 と本文 を入力してください。{{〇〇}}となっている箇所は取得した値を引用しています。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
Google スプレッドシートで部署情報が更新されたら、TOKIUMへ反映しバッチジョブを取得して通知する方法 でした！
TOKIUMの自動化例 請求書や経費の登録をトリガーとしたチャットツールへの通知やファイル自動保存、さらには各人事労務ソフトやCRMとの従業員・部署情報の同期を一貫して自動化。
手動での転記やファイル移動の手間をなくし、経理業務のペーパーレス化と組織管理の効率化を向上させます。
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する
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■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TOKIUMに請求書が登録されたら、freee会計に請求書ファイルをアップロードする
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■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、freee会計に請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をfreee会計にも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をfreee会計に連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.freee会計を主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をfreee会計に自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールです。
このフローを導入すると、TOKIUMに請求書が登録されたら直ぐにfreee会計へ請求書ファイルが自動的にアップロードされます。
■注意事項
・TOKIUM、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで部署情報が更新されたら、TOKIUMへ反映しバッチジョブを取得して通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している部署情報などを、経費精算システムのTOKIUMに手作業で反映させていませんか？マスターデータの更新は重要な業務ですが、手作業では転記ミスが発生したり、更新に時間がかかったりすることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動でTOKIUMの部署情報が更新され、その結果がメールで通知されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとTOKIUM間で部署情報を手作業で同期している経理や総務担当者の方 マスターデータの更新作業における入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 経費精算システムに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、自動でTOKIUMへデータが反映されるため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します 続けて、オペレーションでTOKIUMの「部署を更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署更新のバッチジョブを取得」アクションを設定し、更新処理のステータスを確認します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ更新完了の旨を通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートIDやシートID、検知対象の列などを任意で設定してください TOKIUMのオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、更新したいフィールドに自由にマッピングすることが可能です メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にTOKIUMから取得したバッチジョブの結果などを変数として埋め込めます ■注意事項
TOKIUM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードする
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■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.Boxを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。
TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。
■注意事項
・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneでレコードのステータスが更新されたら、TOKIUMで部署を削除する
試してみる
■概要
組織変更や退職に伴い、kintoneで管理している情報を更新した後、TOKIUM側で部署情報を手動で削除する作業に手間を感じていませんか？ 手作業による更新は、対応漏れやミスが発生するリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードのステータスが更新されると、TOKIUMの部署が自動で削除される仕組みを構築でき、手作業による部署の削除作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとTOKIUMを併用し、部署情報の管理を手作業で行っている方 組織変更が頻繁に発生し、TOKIUMの部署を自動で削除する仕組みに関心がある方 手作業による情報更新でのミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータス更新を起点に処理が自動実行されるため、これまで手作業での部署削除に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による部署の削除漏れや、誤った情報を削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとTOKIUMをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。 最後に、オペレーションでTOKIUMの「部署を削除」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応する部署を削除します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、対象となるアプリIDやレコードの条件などを任意で設定してください。 TOKIUMで部署を削除するオペレーションでは、kintoneから取得したどの情報をキーにして部署を特定するか、部署IDを任意で設定してください。 ■注意事項
kintone、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にMicrosoft Excelでレコードを取得し、TOKIUMの部署を削除後結果を更新する
試してみる
■概要
TOKIUMで定期的に発生する部署情報の棚卸しや削除作業に、手間や時間を取られていませんか？手作業での対応は、件数が増えるほど負担が大きくなり、更新漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft ExcelのリストをもとにTOKIUMの部署削除を定期的に自動実行し、さらに部署削除のバッチジョブ取得と結果の更新までを完結できるため、こうした管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelのリストをもとに、TOKIUMの部署削除を手作業で行っている方 TOKIUMにおける部署削除のバッチジョブ取得と、実行結果の管理を効率化したい方 定期的なデータメンテナンス作業を自動化し、管理業務の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュール起動でTOKIUMの部署削除が自動で実行されるため、定期的な手作業の時間を削減できます。 IDの指定ミスや削除漏れを防ぎ、バッチジョブ取得後の更新作業も自動化されるため、正確なデータ管理が実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとTOKIUMをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを定期的に実行するよう設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、削除対象の部署リストを取得します。 次に、ループ機能を用いて、取得した部署データ1件ずつに対して後続の処理を繰り返すよう設定します。 ループ内で、TOKIUMの「部署を削除」アクションを設定し、部署を削除します。 続けて、TOKIUMの「部署削除のバッチジョブを取得」アクションで実行結果を取得します。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションで、取得したバッチジョブの結果を元のファイルに更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelで部署リストを取得する際、対象となるファイルのドライブIDやアイテムIDなどを任意で設定してください。 ループ機能では、前段のMicrosoft Excelで取得したレコードの中から、部署IDなど繰り返し処理を行いたい値を設定してください。 TOKIUMで部署を削除する際、Microsoft Excelから取得した部署IDの情報を正しく連携するよう設定してください。 ■注意事項
Microsoft Excel、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
kintoneで組織が追加されたら、TOKIUMで部署を検索して登録する
試してみる
■概要
kintoneで新しい組織を追加した際に、TOKIUMにも手動で部署情報を登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、kintoneに組織情報が登録されると、自動でTOKIUMの部署を検索し、存在しない場合は新規登録までを自動化できるため、こうした手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとTOKIUMを利用し、組織や部署情報を手作業で登録している方 TOKIUMの部署を自動で検索し、二重登録を防ぎながら効率化したい方 組織変更が多く、各SaaSへの情報反映に時間がかかっている管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへの組織登録をトリガーにTOKIUMへの部署登録が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとTOKIUMをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署を検索」アクションを設定し、kintoneで取得した情報をもとに部署が存在するかを検索します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、部署が存在しない場合のみ次のアクションに進むように条件分岐させます。 最後に、オペレーションでTOKIUMの「部署を登録」アクションを設定し、kintoneの情報を基に新しい部署を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、対象となるアプリのIDをご利用の環境に合わせて任意で設定してください。 分岐機能では、前段のTOKIUMで部署を検索した結果をもとに、「部署が存在しなかった場合」などの条件を自由にカスタマイズできます。 TOKIUMに部署を登録するオペレーションでは、kintoneから取得したどの情報を部署名や部署コードとして登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
kintone、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらTOKIUMにも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google WorkspaceとTOKIUMへそれぞれ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されたことをきっかけに、TOKIUMへも自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとTOKIUMで従業員情報を管理している人事労務担当者の方 従業員データの二重入力作業に課題を感じており、業務を効率化したい方 手作業による情報登録での入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへの従業員登録をトリガーに、TOKIUMへ自動で情報が連携されるため、手作業による二重入力の時間を短縮できます。 システム間で情報が正確に同期されることで、手入力の際に起こりがちな転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとTOKIUMをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでTOKIUMの「従業員を登録」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに従業員を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目やキーワードを任意で設定できます。例えば、登録されたユーザーのメールアドレスをキーに検索するなど、自社の運用に合わせた設定が可能です。 ■注意事項
Google Workspace、TOKIUMとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotで新しい会社が作成されたら、TOKIUMに取引先を登録する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、TOKIUMにも手作業で取引先情報を入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、HubSpotで会社が作成されるとTOKIUMに取引先を自動で登録するため、TOKIUMのAPI連携のように手作業をなくし、正確かつ迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotとTOKIUMの両方を利用し、取引先の二重入力に手間を感じている方 手作業による転記ミスをなくし、データ入力の正確性を向上させたいと考えている方 TOKIUMのAPIなどを活用した業務自動化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotに会社情報が作成されると自動でTOKIUMに取引先が登録され、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。 システム間で情報が自動連携されるため、手作業による会社情報の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとTOKIUMをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでTOKIUMを選択し、「取引先の登録」アクションを設定し、HubSpotから取得した会社情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
TOKIUMで取引先を登録するアクションにおいて、任意の登録番号を設定することが可能です。
■注意事項
HubSpot、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルをアップロードする
試してみる
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMとGoogle Driveの両方を利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をGoogle Driveにも自動で保存したい方
・請求書ファイルをTOKIUMとGoogle Drive間で手動で同期する手間を削減したい方
・Google Driveで請求書情報を一元管理したい方
・請求書処理の効率化を図って入力ミスを減らしたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をGoogle Driveに連携させることにより請求書管理をより便利にしたい方
3.Google Driveを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をGoogle Driveに自動でアップロードしたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールで、Google DriveはGoogleが提供するクラウドストレージサービスでファイルを保管・共有できます。
TOKIUMとGoogle Drive連携することにより、請求書データをGoogle Driveに一元管理することができ担当者は手動でアップロードする手間も省くこともできるため業務効率の改善にも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ TOKIUMの部署情報更新とバッチジョブ取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた部署情報の更新やバッチジョブの確認といった一連の業務から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。登録フォーム
よくあるご質問
Q：部署ID・親部署IDはどうやって確認できますか？
A：
TOKIUMの「部署を検索」アクションを用いることで確認できます。部署名 と部署コード を入力し、そこで取得できる「部署IDのリスト」「親部署IDのリスト」の値を使いましょう。
Q：処理が失敗した時だけバッチジョブを通知できますか？
A：
はい、有料プランで利用可能な「分岐する」オペレーションを追加することで可能です。「分岐」の設定方法
※オペレーション数が5つを越えるフローボットおよび分岐設定は、ミニプラン フリープラン
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中は制限対象のアプリや機能(オペレーション)も使用可能です。
Q：メールではなくSlackに通知することでもできますか？
A：
はい、できます。基本的なフローボットの作成方法
