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「新年度の組織変更に伴うTOKIUMへの部署登録、手作業で一つひとつ対応するのが大変…」
「入力項目が多くて、手作業だとどうしてもミスが発生してしまう…」
このように、TOKIUMへの部署登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、フォームで受け付けた情報をもとにTOKIUMへ自動で部署を登録し、その結果をスプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、人事・管理部門の担当者はより重要な戦略的業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはTOKIUMに部署情報を登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームで送信された情報をもとにTOKIUMに部署を作成し、その詳細情報をGoogle スプレッドシートに自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TOKIUM／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
TOKIUMとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでTOKIUMと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォーム」をクリックします。
今回は、あらかじめ用意されているデフォルトのフォーム設定を使用しました。
フォームは用途にあわせてカスタマイズが可能です。
カスタマイズには一部有料プランの機能も含まれており、有料プランにはトライアル期間が用意されています。
また、フォームの詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
完了ページの設定
画面を下へスクロールすると、送信完了ページに表示するメッセージを設定できるブロックが表示されます。
こちらの設定は必須ではありませんが、必要に応じて任意で設定しましょう。
アクセス制限
フォームへのアクセス権限は、トグルの切り替えで簡単に設定できます。
IP制限を有効にすると、指定したIPアドレスからのみアクセスできるように制御することが可能です。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者
フォームに回答が送信された際に「どのユーザーをフローボットの起動者とするか」を選択できる仕組みです。
この設定によって、エラーが発生した際等に誰に通知が届くかを管理することができます。
こちらの設定も必須ではありませんが、必要に応じて任意で設定してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
取得した値の項目に、テスト用に回答を入力しておきましょう。
ここで入力した値（＝取得した値）をもとに、後続ステップでTOKIUMに部署を登録できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップで取得した値を利用して、TOKIUMで部署を登録しましょう。
「部署を登録」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
部署名
部署コード
入力欄をクリックすると、前のステップでフォームから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがTOKIUMに登録されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で部署が登録されるか確認しましょう。
また、テストに成功すると、TOKIUMに登録された部署に関する情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップで取得した値を利用してTOKIUMで部署登録のバッチジョブを取得しましょう。
「部署登録のバッチジョブを取得」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ジョブID
入力欄をクリックすると、前のステップでTOKIUMから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定したジョブIDのバッチジョブが取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、取得されたバッチジョブ情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を活用し、Google スプレッドシートに登録した部署情報を記録しましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートで部署情報を記録するためのシートをあらかじめ用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※先ほど事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、こちらのヘルプページもご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値
前段で設定したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
入力欄をクリックすると、前のステップでフォームやTOKIUMから取得した値が一覧で表示されます。
該当する項目を選び、Google スプレッドシート上の対応する項目に正しくマッピングしましょう。
それぞれの項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際にレコードが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Yoomのフォームが送信されたタイミングで、TOKIUMに部署が自動で登録され、その実行結果がGoogle スプレッドシートに自動で記録されるようになります。
実際にYoomのフォームから情報を送信し、TOKIUMに部署が登録され、Google スプレッドシートに実行結果が記録されるかを確認してみましょう。
TOKIUMのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
TOKIUMでの請求書や経費の登録を検知し、Slackへの通知やBoxへのファイル保存、Microsoft Excelへの記録も自動化可能です。
また、SmartHRやGoogle Workspaceでの従業員登録、HubSpotでの取引先作成をトリガーに、TOKIUMへ情報を自動登録できます。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.Boxを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。
TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。
■注意事項
・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを活用して請求書管理を行っている企業
・請求書データをMicrosoft Excelに自動転記したい経理担当者
2.Microsoft Excelを日常的に利用している企業
・Microsoft Excelを利用して請求書データを集計し、分析を行いたい方
・請求書データを毎回手動で入力しているが、ミスが多く効率的に業務を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMとMicrosoft Excelの連携により、請求書のデータが自動でMicrosoft Excelにも反映されます。
これにより、手動でのデータ入力が不要となり、作業時間を節約できます。
また、データの一貫性が保たれるため、入力ミスや漏れが減少し、業務の正確性が向上します。
さらに、自動化フローを使用することでレポート作成も迅速に行えるようになり、全体の業務効率が向上します。
これにより、ビジネスの迅速な意思決定が可能となり、競争力の向上にも寄与するでしょう。
■注意事項
・TOKIUMとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・登録完了の通知をSlackで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてSlackの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をSlack上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化して企業の生産性を向上させるツールですが、請求書が登録されるたびにSlackに手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり作業担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Slackへの通知が自動的に行われ、請求書の登録を即座に把握して承認や確認などの必要なアクションを迅速に実行することができます。手入力の作業による通知業務から解放されることによって、作業担当者はより重要な業務に集中することで生産性の向上を図ることができます。
■注意事項
・TOKIUM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況を迅速に把握したい方
・経費精算の申請がされたら迅速にDiscordで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方
3.経営者・管理者
・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにDiscordで手動通知を行うのは非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらDiscordに自動的に通知が送信されます。これにより、担当者は経費登録を直ぐに把握して申請内容の確認対応を迅速に行うことができます。また手作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に向上して人的ミスの軽減を図ることが可能となります。さらに、Discordへの自動通知はチーム内での情報共有を促進して経費精算プロセス全体の透明性を高めることもできます。
■注意事項
・TOKIUM、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方
・経費精算の申請が承認されたら迅速にGoogle Chatで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請を速やかに把握して迅速な承認作業を行いたい方
・承認・却下の通知をGoogle Chatで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にGoogle Chatで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理の効率化と透明性を高めるツールですが、経費登録のたびにGoogle Chatで手動通知を行うのは情報共有の遅れや対応の遅延を引き起こし、チーム全体の生産性を低下させる可能性があります。
このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーにGoogle Chatへの通知が自動化されて、経費関連の情報が直ぐにチーム全体へ共有を行い迅速な承認や確認などが可能となり業務効率の改善になります。
■注意事項
・TOKIUM、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
新しい従業員の入社手続きにおいて、複数のSaaSに従業員情報を手作業で登録する業務は、時間と手間がかかるものです。特に、SmartHRに従業員情報を登録した後に、TOKIUMにも同じ情報を入力する作業は、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でTOKIUMにも従業員情報が登録されるため、こうした課題を解消し、入社手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、TOKIUMにも手作業で取引先情報を入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、HubSpotで会社が作成されるとTOKIUMに取引先を自動で登録するため、TOKIUMのAPI連携のように手作業をなくし、正確かつ迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google WorkspaceとTOKIUMへそれぞれ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されたことをきっかけに、TOKIUMへも自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TOKIUMへの部署登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた登録作業の時間と手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：部署登録が失敗した場合はどうなりますか？（エラー時の通知や対処法について）
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：登録前に承認フローを挟めますか？（上長承認などを経てからTOKIUMに登録する方法について）
A：
はい、可能です。
フロー内で「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを挟むことで、アクションを一旦保留し、確認や承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：フォーム以外の方法で登録できますか？
A：
はい、フローボットでトリガーのアプリやアクションを変更することで、フォーム以外の方法でも部署登録を自動化できます。
例えば、Google スプレッドシートやkintone、人事管理システムなどで部署情報が追加されたタイミングをトリガーに設定し、TOKIUMの「部署を登録」アクションと連携することで、自動的に部署を登録することが可能です。
