Google Workspaceで従業員が登録されたらTOKIUMにも登録する

■概要

新しい従業員の入社に伴い、Google WorkspaceとTOKIUMへそれぞれ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されたことをきっかけに、TOKIUMへも自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとTOKIUMで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 従業員データの二重入力作業に課題を感じており、業務を効率化したい方
• 手作業による情報登録での入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへの従業員登録をトリガーに、TOKIUMへ自動で情報が連携されるため、手作業による二重入力の時間を短縮できます。
• システム間で情報が正確に同期されることで、手入力の際に起こりがちな転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとTOKIUMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでTOKIUMの「従業員を登録」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに従業員を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目やキーワードを任意で設定できます。例えば、登録されたユーザーのメールアドレスをキーに検索するなど、自社の運用に合わせた設定が可能です。

■注意事項‍

• Google Workspace、TOKIUMとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。