■概要
Google スプレッドシートで管理している部署情報などを、経費精算システムのTOKIUMに手作業で反映させていませんか？マスターデータの更新は重要な業務ですが、手作業では転記ミスが発生したり、更新に時間がかかったりすることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動でTOKIUMの部署情報が更新され、その結果がメールで通知されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとTOKIUM間で部署情報を手作業で同期している経理や総務担当者の方
- マスターデータの更新作業における入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 経費精算システムに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、自動でTOKIUMへデータが反映されるため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します
- 続けて、オペレーションでTOKIUMの「部署を更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します
- 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署更新のバッチジョブを取得」アクションを設定し、更新処理のステータスを確認します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ更新完了の旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートIDやシートID、検知対象の列などを任意で設定してください
- TOKIUMのオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、更新したいフィールドに自由にマッピングすることが可能です
- メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にTOKIUMから取得したバッチジョブの結果などを変数として埋め込めます
■注意事項
- TOKIUM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください
