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「組織変更に伴って、TOKIUMの部署情報を大量に削除しないといけない…」
「一つひとつ手作業で削除するのは時間がかかりすぎるし、削除ミスが起きないか心配…」
このように、経費精算システム「TOKIUM」の部署情報のメンテナンス作業、特に大量の部署を削除する際に手間や負担を感じていませんか？
もし、データベースにまとめたリストをもとに、TOKIUMの部署情報を一括で自動的に削除できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放されます。
さらに、より戦略的な業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはTOKIUMの部署情報を削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「定期的にMicrosoft Excelのリストから情報を取得し、TOKIUMの部署を一括で削除する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TOKIUM／Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
TOKIUMとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでTOKIUMと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
【事前準備】
事前準備として、TOKIUMに連携対象となる部署を用意しておきます。
今回はテスト用として、以下の内容で部署を作成しました。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「スケジュールトリガー」をクリックします。
今回は、毎月1日の朝9時にフローボットを実行するよう以下のスケジュールを設定しています。
スケジュールトリガーの設定については、以下のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら、「完了」をクリックします。
続いて、削除対象となる部署データを取得するため、Microsoft Excelからレコード（複数）を取得しましょう。
「複数のレコードを取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、OneDriveもしくはMicrosoft SharePointのフォルダに、連携対象となるMicrosoft Excelファイルを保存しておきましょう。
今回は下記のファイルを保存しました。
また、連携情報として必要になる部署IDの確認方法については、以下をご確認ください。
【部署IDの確認手順】
Yoomで以下のようなフローボットを作成します。
TOKIUMのアクション「部署を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
部署名
検索する部署名を入力しましょう。
今回は事前準備で用意した部署から、以下のとおり入力しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した部署名の部署IDが取得できるか確認しましょう。
テストに成功すると、検索された部署IDが表示されるので、確認してください。
Yoomの操作画面に戻り、連携するデータベースを設定しましょう。
ファイルの保存場所
プルダウンから任意の項目を選択してください。
ドライブID、アイテムID、シート名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で用意したMicrosoft Excelのデータを設定してください）
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。
また、Microsoft Excelのテーブル範囲の設定方法は原則Google スプレッドシートと同様です。
そのため以下のヘルプページもご確認ください。
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件
今回は、Microsoft Excelの対象ファイルから「ステータス」欄が「未処理」に等しいレコードを取得するため、以下のとおり設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが正しく取得されるか確認しましょう。
テストが正常に完了すると、設定した条件に一致するレコードが一覧で表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで活用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップで取得したレコードを1件ずつ処理するため、「同じ処理を繰り返す」を設定しましょう。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。この機会にぜひお試しください！
オペレーションには「複数のレコードを取得する（最大10件）」を選択し、取得した値には繰り返し対象となる配列データ（部署ID）を指定します。
これにより、Microsoft Excelから取得した各部署IDが順番に処理されるようになります。
設定後、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップで取得した値を利用して、TOKIUMで部署を削除しましょう。
「部署を削除」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
グループ
入力欄をクリックすると、「同じ処理を繰り返す」で取得した部署IDのループ変数が表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でTOKIUMの該当部署が削除されるか確認しましょう。
テストが成功したらTOKIUMの画面を開き、実際に部署が削除されているかを確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップで取得した値を利用して、TOKIUMで部署削除のバッチジョブを取得しましょう。
「部署削除のバッチジョブを取得」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ジョブID
入力欄をクリックすると、前のステップでTOKIUMから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定したジョブIDのバッチジョブが取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、取得されたバッチジョブ情報が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、Microsoft Excelでレコードを更新しましょう。
「レコードを更新する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Yoomの操作画面に戻り、連携するデータベースを設定しましょう。
ファイルの保存場所
プルダウンから任意の項目を選択してください。
ドライブID、アイテムID、シート名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件
今回は、Microsoft Excelの対象ファイルから、「部署ID」が「部署IDのループ変数」と等しいレコードを更新するため、以下のとおり設定しました。
前段で設定したテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
それぞれの列に対応する値を入力しましょう。
（更新を行わないレコードについては空白のままで問題ありません。）
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でMicrosoft Excelでレコードが更新されるか確認しましょう。
テストが成功したら、Microsoft Excelを開き、指定した内容でレコードが実際に更新されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り更新されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Microsoft Excelなどのデータベースに登録された削除対象の部署情報を定期的に取得し、TOKIUMの部署情報が自動で削除されるようになります。
実際にMicrosoft Excelに削除対象の部署リストを登録し、TOKIUMの部署が削除され、Microsoft Excelのレコードが更新されるかを確認してみましょう。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、freee会計に請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をfreee会計にも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をfreee会計に連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.freee会計を主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をfreee会計に自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールです。
ですが処理された請求書をfreee会計に手動でアップロードするのは、手間がかかってしまいミスや時間のロスに繋がります。
このフローを導入すると、TOKIUMに請求書が登録されたら直ぐにfreee会計へ請求書ファイルが自動的にアップロードされます。
これによって請求書処理の手間を削減して会計ソフトへの転記ミスを防ぐことができます。
■注意事項
・TOKIUM、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請がされたら迅速にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・申請の通知をMicrosoft Teamsで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにMicrosoft Teamsで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Teamsに自動的に通知が送信されます。これによって担当者は経費登録を直ぐに把握することができて、申請確認などの対応を迅速に行うことができます。また手入力作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に改善されて人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方
・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。
■注意事項
・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
新しい従業員の入社手続きにおいて、複数のSaaSに従業員情報を手作業で登録する業務は、時間と手間がかかるものです。特に、SmartHRに従業員情報を登録した後に、TOKIUMにも同じ情報を入力する作業は、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でTOKIUMにも従業員情報が登録されるため、こうした課題を解消し、入社手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google WorkspaceとTOKIUMへそれぞれ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されたことをきっかけに、TOKIUMへも自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、TOKIUMにも手作業で取引先情報を入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、HubSpotで会社が作成されるとTOKIUMに取引先を自動で登録するため、TOKIUMのAPI連携のように手作業をなくし、正確かつ迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・多数の従業員が経費精算業務を行う企業の実務担当の方
・請求書処理の効率化を図って入力ミスを減らしたい方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・従業員情報の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費精算業務を効率化することのできるクラウドツールです。
従業員の登録を行うことで経費精算申請時の手間を省き、日々の精算業務を円滑に行うことができます。
同時にkintoneで従業員情報の一元管理を行うことで、情報管理の効率化を行うことができます。
しかし、従業員情報をTOKIUMに登録する際にkintoneの登録データを改めて手入力しなければならないのは、非常に手間がかかります。
このフローを活用することで、TOKIUMへの登録を自動で行うことができ、手入力の手間を省くことができます。
登録に使用する情報はkintoneの情報を引用するため、ヒューマンエラーのリスクを削減することにもつながります。
入力作業を自動化することで他の業務への時間を確保でき、業務進行をより効率化することができます。
■注意事項
・TOKIUM、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
TOKIUMの部署情報を一括削除する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なメンテナンス業務の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、情報システム部門や管理部門の担当者は、面倒な定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Excel以外のデータベースでも連携できますか？
A：
はい、Microsoft Excel以外のデータベースでも連携できます。
フローボットでトリガーのアプリを変更することで、Google スプレッドシートやkintoneなどを起点に、TOKIUMの部署削除を自動化できます。
Q：削除に失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：部署の「追加」や「更新」も自動化できますか？
A：
はい、フローボットでアクションを変更することで可能です。
TOKIUMには「部署を登録」「部署を更新」「部署を削除」のアクションが用意されているため、削除だけでなく、部署の追加や更新も自動化できます。
