・
「組織改編のたびに、TOKIUMの部署情報を手作業で削除するのが面倒…」
「他の管理ツールと情報が一致せず、削除漏れやミスが発生しないか心配…」
このように、人事情報の管理、特に不要になった部署情報の削除といった定型業務に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、kintoneなどのデータベースで管理している情報が更新されたタイミングで、TOKIUMの部署情報を自動的に削除できる仕組みがあれば、こうした手作業による管理業務から解放されます。
さらに、人事戦略の立案や制度設計といった、より創造的で重要な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはTOKIUMの部署情報を自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、kintoneで管理しているレコードのステータスが更新された際に、TOKIUMの部署情報を自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TOKIUM／kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
TOKIUMとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでTOKIUMと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
kintoneとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
【事前準備】
事前準備として、TOKIUMに連携対象となる部署を用意しておきます。
今回はテスト用として、以下の内容で部署を作成しました。
ここで作成した部署は、今回の連携処理により削除される対象となります。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「ステータスが更新されたら（Webhook）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
kintoneと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
まずは、kintoneにWebhook URLを設定しておきましょう。
この設定により、ステータスの更新といったイベントが発生した際に、その内容がWebhook経由で自動的に通知され、Yoom側で処理を開始できるようになります。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Webhook URLの設定が完了したら、連携させるkintoneアカウントでステータスを更新しておきましょう。
ここで更新したステータスがトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
【更新前】
【更新後】
また、連携情報として必要になる部署IDの確認方法については、以下をご確認ください。
【部署IDの確認手順】
Yoomで以下のようなフローボットを作成します。
TOKIUMのアクション「部署を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
部署名
検索する部署名を入力しましょう。
今回は事前準備で用意した部署から、以下のとおり入力しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した部署名の部署IDが取得できるか確認しましょう。
テストに成功すると、検索された部署IDが表示されるので確認しましょう。
フローボットの設定画面に戻ります。
kintoneでステータスが更新されると、その情報が事前に設定したWebhook URLに送信され、Yoomがそのイベントをトリガーとして自動処理を開始します。
先ほど更新したステータスの情報が正しく受信されるかを確認するため、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、kintoneに更新されたステータス情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、トリガーのステップで取得した値をもとに、レコードの詳細情報を取得する設定を行いましょう。
「レコードを取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
kintoneと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
アプリID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
または、連携させるkintoneアプリURLから注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件
kintoneで指定したアプリから、条件に合致するレコードを取得します。
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでkintoneから取得した値が表示されるため、該当する値を選択して入力します。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じレコードがkintoneから取得されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、条件と一致するレコードの情報が取得されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
いよいよ最後の設定です！
前のステップでkintoneから取得した値を利用して、TOKIUMで部署を削除しましょう。
「部署を削除」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
グループ
入力欄をクリックすると、前のステップでkintoneから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でTOKIUMの該当部署が削除されるか確認しましょう。
テストが成功したらTOKIUMの画面を開き、実際に部署が削除されているかを確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、kintoneでレコードのステータスが更新されたタイミングで、TOKIUMの該当部署が自動で削除されるようになります。
実際にkintoneのレコードのステータスを更新し、TOKIUMの部署が削除されるかを確認してみましょう。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、freee会計に請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をfreee会計にも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をfreee会計に連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.freee会計を主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をfreee会計に自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールです。
ですが処理された請求書をfreee会計に手動でアップロードするのは、手間がかかってしまいミスや時間のロスに繋がります。
このフローを導入すると、TOKIUMに請求書が登録されたら直ぐにfreee会計へ請求書ファイルが自動的にアップロードされます。
これによって請求書処理の手間を削減して会計ソフトへの転記ミスを防ぐことができます。
■注意事項
・TOKIUM、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請がされたら迅速にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・申請の通知をMicrosoft Teamsで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにMicrosoft Teamsで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Teamsに自動的に通知が送信されます。これによって担当者は経費登録を直ぐに把握することができて、申請確認などの対応を迅速に行うことができます。また手入力作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に改善されて人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方
・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。
■注意事項
・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google WorkspaceとTOKIUMへそれぞれ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されたことをきっかけに、TOKIUMへも自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、TOKIUMにも手作業で取引先情報を入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、HubSpotで会社が作成されるとTOKIUMに取引先を自動で登録するため、TOKIUMのAPI連携のように手作業をなくし、正確かつ迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員の入社手続きにおいて、複数のSaaSに従業員情報を手作業で登録する業務は、時間と手間がかかるものです。特に、SmartHRに従業員情報を登録した後に、TOKIUMにも同じ情報を入力する作業は、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でTOKIUMにも従業員情報が登録されるため、こうした課題を解消し、入社手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneとTOKIUMを連携させ、部署情報の削除作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた人事情報の更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒な定型業務から解放され、採用活動や組織開発といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：部署の「追加」や「更新」も自動化できますか？
A：
はい、フローボットでアクションを変更することで可能です。
TOKIUMには「部署を登録」「部署を更新」「部署を削除」のアクションが用意されているため、削除だけでなく、部署の追加や更新も自動化できます。
Q：kintone以外のツールでも自動化できますか？
A：
はい、フローボットでアプリとアクションを変更することで、kintone以外のツールでも自動化できます。
たとえばGoogle スプレッドシートをトリガーアプリに設定し、TOKIUMの部署登録・更新・削除アクションと連携することで、同様の自動化フローを構築することが可能です。
Q：削除実行前に承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。
フロー内で「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを挟むことで、アクションを一旦保留し、確認や承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
