■概要
TOKIUMで定期的に発生する部署情報の棚卸しや削除作業に、手間や時間を取られていませんか？手作業での対応は、件数が増えるほど負担が大きくなり、更新漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft ExcelのリストをもとにTOKIUMの部署削除を定期的に自動実行し、さらに部署削除のバッチジョブ取得と結果の更新までを完結できるため、こうした管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのリストをもとに、TOKIUMの部署削除を手作業で行っている方
- TOKIUMにおける部署削除のバッチジョブ取得と、実行結果の管理を効率化したい方
- 定期的なデータメンテナンス作業を自動化し、管理業務の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でTOKIUMの部署削除が自動で実行されるため、定期的な手作業の時間を削減できます。
- IDの指定ミスや削除漏れを防ぎ、バッチジョブ取得後の更新作業も自動化されるため、正確なデータ管理が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとTOKIUMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを定期的に実行するよう設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、削除対象の部署リストを取得します。
- 次に、ループ機能を用いて、取得した部署データ1件ずつに対して後続の処理を繰り返すよう設定します。
- ループ内で、TOKIUMの「部署を削除」アクションを設定し、部署を削除します。
- 続けて、TOKIUMの「部署削除のバッチジョブを取得」アクションで実行結果を取得します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションで、取得したバッチジョブの結果を元のファイルに更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで部署リストを取得する際、対象となるファイルのドライブIDやアイテムIDなどを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のMicrosoft Excelで取得したレコードの中から、部署IDなど繰り返し処理を行いたい値を設定してください。
- TOKIUMで部署を削除する際、Microsoft Excelから取得した部署IDの情報を正しく連携するよう設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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