「Zoho Mailで受け取った問い合わせメールの情報を、SendGridのコンタクトリストに手動で追加している…」
「特定のタグが付いたメールだけをリストアップして、手作業でSendGridに移すのが面倒…」
このように、Zoho MailとSendGrid間でのデータ連携を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その情報をSendGridのコンタクトリストへ自動で追加する仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、こうした日々の反復作業から解放され、入力ミスや対応漏れを防ぎながら、より迅速にマーケティング活動へ時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ登録作業をなくしてしまいましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Zoho MailとSendGridを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho Mailで特定タグのメールを受信したら、SendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Zoho MailとSendGridの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoho MailとSendGridを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとSendGridの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail／SendGrid
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はZoho Mailで特定タグのメールを受信したら、SendGridのコンタクトリストに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Zoho MailとSendGridをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Zoho Mailのトリガー設定およびテキスト抽出、SendGridのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho Mailで特定タグのメールを受信したら、SendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
ステップ1：Zoho MailとSendGridをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Zoho Mailのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続の画面から「Zoho Mail」を検索し、クリックしてください。
Zoho上でお使いのデータセンターに応じて、ドメインを登録します。
権限設定のページに遷移しますので、権限をすべて許可してください。チェックボックスにチェックを入れて、「承諾する」をクリックすればOKです。
するとマイアプリ連携が完了します。
SendGridのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続の画面から「SendGrid」を検索し、クリックしてください。設定画面の注釈通り、画面アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoho Mailで特定タグのメールを受信したら、SendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Zoho Mailのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のタグのメールが届いたら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
アカウントIDが候補に表示されますので、そちらから選択します。
トリガーにしたいメールが届いたとき感知するため、タグを指定していきます。
ここで指定したタグに該当のメールが届いたときにのみ、トリガーが起動する仕組みです。
ここでトリガーとして感知させるため、今回使用しているZoho Mailアドレス宛てにメール送信を行います。
本文に名前とメールアドレスが含まれたメールを送信しましょう。
Zoho Mailのタグ追加に関しては以下をご確認ください。
参照：Zoho Mail_フィルターを使用したタグの追加
メールの受信を確認したら、テストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ります。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Zoho Mailに届いたメール内容を取得する
次にZoho Mailに届いたメール内容を取得していきます。
「メール内容の取得」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
アカウントID、フォルダIDをそれぞれ候補から入力します。
メッセージIDは取得した値より入力可能です。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
引用コンテンツの設定は今回空欄のままにしてあります。必要に応じて設定を行ってください。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Zoho Mailに届いたメール内容から必要情報を抽出する
次にZoho Mailに届いたメール内容から必要情報を抽出していきます。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
今回は「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を使用します。
対象のテキストは、前ステップで取得した「メール内容」を取得した値より選択します。
抽出したい項目はデフォルト通り「メールアドレス,姓,名」を指定し、指示内容は、今回は単純な抽出なので入力していません。
業務内容に応じて、必要な情報が取得できるようにここで指定しておきましょう。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値に抽出項目が正しく反映されていたらOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：SendGridのコンタクトリストに新規コンタクトを追加
SendGridのコンタクトリストに新規コンタクトを追加します。
「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
メールアドレス・姓・名はそれぞれ「テキスト抽出」を行った際の取得した値から入力してください。
リストIDは候補に表示されますので、そちらから選択してください。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。SendGridにもコンタクトが追加されているはずなので、そちらも確認しましょう。
確認出来たら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Zoho MailやSendGridを活用したその他の自動化テンプレート
Zoho MailやSendGridを活用すれば、日々のメール対応や顧客情報の管理を、もっとラクに整理できます。手作業で行っていた通知やリスト登録も、自動化することで抜け漏れを防ぎ、業務全体の効率化につながります。
Zoho Mailを使った便利な自動化例
Zoho Mailは、通知や社内外との連絡を軸にした業務自動化と相性の良いツールです。他のアプリと連携することで、確認作業や共有の手間を減らし、情報をスムーズに扱えるようになります。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、都度確認して関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、通知の遅延や共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に合致したファイルのみをZoho Mailで自動通知できます。Zoho MailとBox間の定型業務を自動化し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードされた特定のファイルをZoho Mailでチームに共有している方
・Zoho MailとBox間での手作業による情報共有に、手間や連絡漏れなどの課題を感じている方
・請求書や契約書といった重要ファイルのアップロードを、関係者へ通知したいと考えている方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Discordで特定の投稿があったら、添付PDFをオンラインツールでDWGに変換してZoho Mailで送信する
試してみる
■概要
設計図などのPDFファイルを受け取り、手作業でDWG形式に変換する業務に手間を感じていませんか。特に、チャットで受信したファイルを都度ダウンロードし、オンラインの変換ツールで処理してメールで送付する、といった一連の作業は非効率になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへの投稿をきっかけに、添付されたPDFをオンラインツールでDWGへ自動変換し、Zoho Mailで送信する流れを構築できます。定型業務から解放され、より重要な作業に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで受け取ったPDFを手作業でDWGに変換している設計・開発担当者の方
・オンラインでPDFをDWGに変換する方法を模索し、定型業務の効率化を目指している方
・ファイル変換と共有のプロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■注意事項
・Discord、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・仕様上、Discordの投稿ファイルの名称が反映されない場合があります。その際は、下記を参考に「title」の値を取得してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
毎日、Notionの工程管理データベースから当日が期日のレコードを取得し、Zoho Mailで自動通知する
試してみる
■概要
Notionで製造工程管理やプロジェクトの進捗管理を行う際、毎日期日を確認して関係者にリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、毎日決まった時間にNotionのデータベースから当日が期日の情報を自動で抽出し、Zoho Mailで関係者に通知します。面倒な確認や連絡作業といった工程の管理を自動化することで、対応漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで製造やプロジェクトの工程管理を行い、日々のリマインドに手間を感じている方
・Zoho Mailを主要なコミュニケーションツールとしており、通知業務を効率化したい方
・各タスクの進捗や工程の管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Notion、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する」フローは、メール管理を効率化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
毎日の業務で大量のメールを処理する中で、重要なメールを見逃してしまうことはありませんか？特定のタグを付けることで、必要な情報だけを迅速にSlackに通知するこのフローを活用すれば、情報共有がスムーズになり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に使用しており、メール管理に課題を感じている方
・Slackを活用してチームコミュニケーションを強化したいビジネスパーソン
・特定のメールを即時にチームに共有し、迅速な対応を求めるプロジェクトリーダー
・業務の効率化を図り、手動でのメール通知作業を自動化したい方
■注意事項
・Zoho MailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答内容をもとに、AIで企画提案書を作成してZoho Mailに通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、内容を確認して企画提案書を作成し、メールで送付する一連の作業に時間を要していませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスなども起こり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとAIが自動で企画提案書を作成し、Zoho Mailとの連携によって関係者への通知までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせをもとに、企画提案を行いたい営業やマーケティング担当の方
・Zoho Mailとの連携を通じて、手動での資料作成やメール通知業務を自動化したい方
・AIを活用して定型的な書類作成プロセスを効率化し、コア業務に集中したい企画担当の方
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
SendGridを使った便利な自動化例
SendGridは、コンタクト情報を一元管理しながら、メール施策を効率よく進めたい場合に役立ちます。さまざまなツールからリード情報を自動で集約することで、管理の手間を減らし、情報整理もしやすくなります。
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSendGridにコンタクトとして追加する
試してみる
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSendGridにコンタクトとして追加するフローです。
Notionのデータソースにリードが作成されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Notionのデータベースにリードが作成されたら、SendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Salesforceにリードが作成されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Salesforceにリードが作成されたら、SendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
Shopifyで注文が発生したら購入者をSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Shopifyで注文が発生したら購入者をSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
試してみる
受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。
まとめ
Zoho MailとSendGridの連携を自動化することで、
これまで手作業で行っていたメール情報からコンタクトリストへの転記作業が不要になり、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーをなくすことができます。これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、最新の情報に基づいたマーケティング活動に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：名前やメールアドレス以外の情報も抽出できますか？
A：
はい、可能です。Zoho Mailに送るメール本文に問い合わせ内容や会社名などの情報も記載いただき、テキスト抽出の「抽出したい項目」で上記項目を抽出する指示を出してください。
なお、SendGridのcontactに連携できるのは「メールアドレス、姓、名」のみなので、SendGridではなくGoogle スプレッドシートなどに転記するフローにするのがおすすめです。
Q：特定のタグ以外の条件で起動できますか？
A：
はい、可能ですZoho Mailは以下の3つの条件で起動できますので、ご確認の上お試しください。
Q：SendGrid登録後にSlackへ通知できますか？
A：
はい、可能です。SendGridのアクションの後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」などのフローを追加してお試しください。
