【簡単設定】Zoho MailのデータをSendGridに自動的に連携する方法

■概要

Boxに重要なファイルがアップロードされた際、都度確認して関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、通知の遅延や共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に合致したファイルのみをZoho Mailで自動通知できます。Zoho MailとBox間の定型業務を自動化し、迅速で確実な情報共有を実現します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされた特定のファイルをZoho Mailでチームに共有している方
• Zoho MailとBox間での手作業による情報共有に、手間や連絡漏れなどの課題を感じている方
• 請求書や契約書といった重要ファイルのアップロードを、関係者へ通知したいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをトリガーに、自動でメール通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することに繋がります
• 手動での確認や連絡作業がなくなることで、重要なファイルの通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名や種類など、指定した条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、関係者へ自動で通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、通知の監視対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください
• 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など、通知を実行する条件を任意で設定可能です
• Zoho Mailからメールを送信するアクションでは、通知元として使用するアカウントを任意で設定してください

‍

■注意事項

• Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

■概要

設計図などのPDFファイルを受け取り、手作業でDWG形式に変換する業務に手間を感じていませんか。特に、チャットで受信したファイルを都度ダウンロードし、オンラインの変換ツールで処理してメールで送付する、といった一連の作業は非効率になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへの投稿をきっかけに、添付されたPDFをオンラインツールでDWGへ自動変換し、Zoho Mailで送信する流れを構築できます。定型業務から解放され、より重要な作業に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取ったPDFを手作業でDWGに変換している設計・開発担当者の方
• オンラインでPDFをDWGに変換する方法を模索し、定型業務の効率化を目指している方
• ファイル変換と共有のプロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordへの投稿からファイル変換、メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイルのダウンロードやアップロード、宛先指定といった手作業がなくなるため、変換ミスや送信漏れなどの人的ミスを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、指定キーワードを含む投稿など、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 条件に合致した場合、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションで、PDFファイルをYoomに保存します
5. 次に、RPA機能（ブラウザを操作する）を設定し、任意のオンライン変換サイトでダウンロードしたPDFをDWG形式に変換する操作を記録します
6. データ変換機能を用いてファイル名を整えた後、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで変換後のDWGファイルをアップロードします
7. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、指定の宛先にファイルを添付して送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルを任意で指定してください
• 分岐機能では、「#変換依頼」といった特定のキーワードを含むメッセージにのみ反応するなど、フローが作動する条件を自由に設定できます
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、普段利用しているオンラインのPDFからDWGへの変換サイトを指定し、操作内容を自由に記録、設定することが可能です
• データ変換機能により、変換後のファイル名に日付や特定の文字列を追加するなど、任意の命名規則を適用できます
• Zoho Mailのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文を自由に設定でき、本文にはDiscordの投稿内容などを変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Discord、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 仕様上、Discordの投稿ファイルの名称が反映されない場合があります。その際は、こちらを参考に「title」の値を取得してください。
  

■概要

Notionで製造工程管理やプロジェクトの進捗管理を行う際、毎日期日を確認して関係者にリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、毎日決まった時間にNotionのデータベースから当日が期日の情報を自動で抽出し、Zoho Mailで関係者に通知します。面倒な確認や連絡作業といった工程の管理を自動化することで、対応漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで製造やプロジェクトの工程管理を行い、日々のリマインドに手間を感じている方
• Zoho Mailを主要なコミュニケーションツールとしており、通知業務を効率化したい方
• 各タスクの進捗や工程の管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にNotionから情報を自動取得して通知するため、手作業での確認や連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに期日情報を通知するため、確認漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時（例：毎日午前9時）を設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、期日が当日になっているレコードの情報を取得するように設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得したタスク一覧を基に、通知用のメッセージを生成します。
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に入れて関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎日、毎週など、フローを起動させたい日時を任意で設定してください。
• Notionのレコードを取得するアクションでは、対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト生成では、通知文を作成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。なお、プロンプトの文字数によって消費タスクが変動する点にご注意ください。
• Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、件名や本文にはNotionやAIから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Zoho Mailで受信する大量のメールの中から、重要なものだけを手作業で確認し、Slackでチームに共有するのは手間がかかる作業であり、見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のタグが付いたメールを受信した際に、自動でSlackの指定チャンネルへ通知できます。これにより、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信した特定メールの内容を手作業でSlackに転記している方
• 重要なメールの見落としや、チームへの情報共有漏れを防ぎたいと考えている方
• メール対応の属人化を防ぎ、チーム全体の対応速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailで特定のタグが付いたメールを受信すると自動でSlackに通知されるため、手作業での確認や転記の手間を省き、時間を有効活用できます。
• 手動での共有作業が不要になることで、重要な連絡の見落としや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のタグのメールが届いたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいメールタグを指定します。
3. 最後に、Slackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメールの件名や本文などをメッセージに含めることで、Slack上でメールの概要を確認できるようになります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackへメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定できます。例えば、プロジェクトごとやチームごとに異なるチャンネルへ通知を振り分けることが可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したZoho Mailの「件名」や「送信者アドレス」「本文」といった情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ‍‍Zoho MailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

フォームからの問い合わせ後、内容を確認して企画提案書を作成し、メールで送付する一連の作業に時間を要していませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスなども起こり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとAIが自動で企画提案書を作成し、Zoho Mailとの連携によって関係者への通知までを完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせをもとに、企画提案を行いたい営業やマーケティング担当の方
• Zoho Mailとの連携を通じて、手動での資料作成やメール通知業務を自動化したい方
• AIを活用して定型的な書類作成プロセスを効率化し、コア業務に集中したい企画担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からAIによる企画書作成、Zoho Mailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームの回答内容を元に企画提案書の文章を生成します。
4. 続いて、書類発行機能の「書類を発行する」を設定し、生成されたテキストを反映させた書類を作成します。
5. その後、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで作成した書類をアップロードします。
6. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」を設定し、アップロードしたファイルを添付して指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、問い合わせ内容に応じて質問項目を任意でカスタマイズしてください。
• AI機能のテキスト生成では、企画提案書の構成に合わせてプロンプトを自由に設定でき、フォームで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
• 書類発行機能では、任意のGoogle ドキュメントを雛形として設定し、固定値やフォーム回答、AIが生成したテキストなどを変数として任意のセルに反映させることができます。
• Zoho Mailでのメール送信設定では、宛先や件名、本文に固定値だけでなく、フォームで取得した情報や生成した書類のファイル名などを変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。

■概要

Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSendGridにコンタクトとして追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Meta広告（Facebook）をマーケティングに利用している方

・広告キャンペーンをMeta広告（Facebook）で行っている方

・Meta広告（Facebook）で得たリードの情報を他のツールでも活用したい方

2. SendGridでメール配信を行っている方

・キャンペーン案内メールをSendGridで配信しているマーケティング担当者

・リードへのアプローチにSendGridを利用している営業担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

SendGridはマーケティングや営業活動に役立つメール配信サービスですが、リード情報を毎回手作業で登録するのは非効率的です。

このテンプレートを使うことで、Meta広告（Facebook）で登録されたリード情報をSendGridの特定のコンタクトリストに自動追加できます。転記が不要になることで、登録にかかる時間を短縮できるほか、入力ミスや登録漏れの防止につながります。これにより、リード情報管理が一元化されます。

‍

■注意事項

・Meta広告（Facebook）、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Notionを活用してリード管理を行っているマーケティングや営業担当者の方
• SendGridでのメール配信リストへの手動登録に手間を感じている方
• リード獲得からアプローチまでのプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方

• Notionにリード情報を追加するだけで、SendGridへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

1. はじめに、NotionとSendGridをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、新規作成の場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したIDをもとに詳細なページ情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでSendGridの「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、取得した情報をコンタクトとして登録します

• Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースを任意で選択してください
• SendGridにコンタクトを追加する際、Notionから取得した情報を変数として埋め込んだり、追加先リストに固定のIDを設定したりすることが可能です

• Notion、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Salesforceにリードが作成されたら、SendGridのコンタクトリストに追加するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.マーケティングチーム

・Salesforceで収集した新しいリード情報をSendGridのコンタクトリストに自動的に追加し、メールキャンペーンの対象リストを常に最新に保ちたいチーム

・顧客獲得からメールマーケティングまでのプロセスを一貫して自動化し、効率を上げたいチーム

‍

2.営業部門

・Salesforceで新規リードを登録するたびにSendGridでのメールコミュニケーションを開始し、営業活動を円滑に進めたいチーム

・リード情報を一元管理し、メールを通じたフォローアップを自動化したいチーム

‍

3.カスタマーサポートチーム

・Salesforceで新規リードが登録されるたびにSendGridに追加し、サポートメールの送信リストを常に最新に保ちたいチーム

・サポート情報を一貫して管理し、効率的なメールサポートを行いたいチーム

‍

■このテンプレートを使うメリット

・Salesforceで新しいリードが作成されるたびに手動でSendGridに追加する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。

・リード情報の更新を迅速に反映することで、戦略の改善点を迅速に特定することができます。

‍

■注意事項

・Salesforce、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

Shopifyでの新規注文は喜ばしい一方で、購入者情報を手作業でSendGridのコンタクトリストへ追加する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Shopifyで注文が発生したタイミングで購入者の情報を自動でSendGridのコンタクトリストに追加できます。
手作業による転記の手間をなくし、効率的な顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Shopifyでの注文情報を基に、手作業でSendGridのリストを更新している方
• メールマーケティング施策のため、顧客リスト作成の効率化を目指している方
• 手作業による顧客情報の転記ミスや追加漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Shopifyで注文が発生するたびに、自動でSendGridへ顧客情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業による顧客情報の入力間違いや追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なコンタクトリストを維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ShopifyとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでShopifyの「注文が発生したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSendGridの「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した購入者の情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」では、Shopifyの注文情報（購入者名、メールアドレスなど）を各項目に引用・設定できます。

■注意事項

• ShopifyとSendGridをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.マーケティングチーム

　・受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに自動的に追加し、メールキャンペーンの対象リストを常に最新に保ちたいチーム

　・顧客獲得からメールマーケティングまでのプロセスを一貫して自動化し、効率を上げたいチーム

‍

2.営業部門

　・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridでのメールコミュニケーションを開始し、営業活動を円滑に進めたいチーム

　・リード情報を一元管理し、メールを通じたフォローアップを自動化したいチーム

‍

3.カスタマーサポートチーム

　・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridに追加し、サポートメールの送信リストを常に最新に保ちたいチーム

　・サポート情報を一貫して管理し、効率的なメールサポートを行いたいチーム

‍

■このテンプレートを使うメリット

・新規顧客からのメールを受信するたびに手動でSendGridに追加する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。

・SendGridへの追加後は、Gmailにて自動でメールが送信されるため、メールの返信漏れを防ぐことができます。

・リード情報の更新を迅速に反映することで、戦略の改善点を迅速に特定することができます。

‍

■注意事項

・Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。