■概要
設計図などのPDFファイルを受け取り、手作業でDWG形式に変換する業務に手間を感じていませんか。特に、チャットで受信したファイルを都度ダウンロードし、オンラインの変換ツールで処理してメールで送付する、といった一連の作業は非効率になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへの投稿をきっかけに、添付されたPDFをオンラインツールでDWGへ自動変換し、Zoho Mailで送信する流れを構築できます。定型業務から解放され、より重要な作業に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで受け取ったPDFを手作業でDWGに変換している設計・開発担当者の方
- オンラインでPDFをDWGに変換する方法を模索し、定型業務の効率化を目指している方
- ファイル変換と共有のプロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル変換、メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- ファイルのダウンロードやアップロード、宛先指定といった手作業がなくなるため、変換ミスや送信漏れなどの人的ミスを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとZoho MailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、指定キーワードを含む投稿など、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします
- 条件に合致した場合、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションで、PDFファイルをYoomに保存します
- 次に、RPA機能（ブラウザを操作する）を設定し、任意のオンライン変換サイトでダウンロードしたPDFをDWG形式に変換する操作を記録します
- データ変換機能を用いてファイル名を整えた後、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで変換後のDWGファイルをアップロードします
- 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、指定の宛先にファイルを添付して送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルを任意で指定してください
- 分岐機能では、「#変換依頼」といった特定のキーワードを含むメッセージにのみ反応するなど、フローが作動する条件を自由に設定できます
- RPA機能（ブラウザを操作する）では、普段利用しているオンラインのPDFからDWGへの変換サイトを指定し、操作内容を自由に記録、設定することが可能です
- データ変換機能により、変換後のファイル名に日付や特定の文字列を追加するなど、任意の命名規則を適用できます
- Zoho Mailのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文を自由に設定でき、本文にはDiscordの投稿内容などを変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Discord、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 仕様上、Discordの投稿ファイルの名称が反映されない場合があります。その際は、こちらを参考に「title」の値を取得してください。
