Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する

■概要

Zoho Mailで受信する大量のメールの中から、重要なものだけを手作業で確認し、Slackでチームに共有するのは手間がかかる作業であり、見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のタグが付いたメールを受信した際に、自動でSlackの指定チャンネルへ通知できます。これにより、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信した特定メールの内容を手作業でSlackに転記している方
• 重要なメールの見落としや、チームへの情報共有漏れを防ぎたいと考えている方
• メール対応の属人化を防ぎ、チーム全体の対応速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailで特定のタグが付いたメールを受信すると自動でSlackに通知されるため、手作業での確認や転記の手間を省き、時間を有効活用できます。
• 手動での共有作業が不要になることで、重要な連絡の見落としや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のタグのメールが届いたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいメールタグを指定します。
3. 最後に、Slackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメールの件名や本文などをメッセージに含めることで、Slack上でメールの概要を確認できるようになります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackへメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定できます。例えば、プロジェクトごとやチームごとに異なるチャンネルへ通知を振り分けることが可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したZoho Mailの「件名」や「送信者アドレス」「本文」といった情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ‍‍Zoho MailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。