毎日、Notionの工程管理データベースから当日が期日のレコードを取得し、Zoho Mailで自動通知する

■概要

Notionで製造工程管理やプロジェクトの進捗管理を行う際、毎日期日を確認して関係者にリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、毎日決まった時間にNotionのデータベースから当日が期日の情報を自動で抽出し、Zoho Mailで関係者に通知します。面倒な確認や連絡作業といった工程の管理を自動化することで、対応漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで製造やプロジェクトの工程管理を行い、日々のリマインドに手間を感じている方
• Zoho Mailを主要なコミュニケーションツールとしており、通知業務を効率化したい方
• 各タスクの進捗や工程の管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にNotionから情報を自動取得して通知するため、手作業での確認や連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに期日情報を通知するため、確認漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時（例：毎日午前9時）を設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、期日が当日になっているレコードの情報を取得するように設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得したタスク一覧を基に、通知用のメッセージを生成します。
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に入れて関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎日、毎週など、フローを起動させたい日時を任意で設定してください。
• Notionのレコードを取得するアクションでは、対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト生成では、通知文を作成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。なお、プロンプトの文字数によって消費タスクが変動する点にご注意ください。
• Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、件名や本文にはNotionやAIから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。